Associar uma transação a um comprovativo
Ligar um movimento a uma fatura, a uma compra ou a uma nota de crédito, registar um pagamento a partir de um documento, retirar uma ligação feita por engano.
Uma transação ganha todo o seu sentido quando está ligada a um comprovativo: a fatura passa a paga, a compra fica saldada, e o contabilista encontra o justificativo. A ligação cria-se de duas formas: a partir da lista Transações (ícone Associar um comprovativo) ou a partir do próprio documento (registo de um pagamento).
O que vai fazer
- Associar um movimento existente a um documento.
- Registar um pagamento diretamente numa fatura ou numa compra.
- Retirar uma ligação feita por engano.
Associar a partir da lista Transações
- Abra Transações e localize a linha sem comprovativo: a coluna Anexo apresenta o motivo ou um travessão.
- Clique no ícone Associar um comprovativo (documento, crédito, compensação) na coluna Ações.
- A janela Associar um comprovativo («Pesquise uma fatura, uma compra ou uma nota de crédito») abre-se, preenchida previamente com o nome do contacto da transação.
- Escreva um Número, cliente, fornecedor... para afinar.
- Clique no documento pretendido. Cada linha apresenta o número, o terceiro, a data, o total e um selo de tipo.
- A mensagem «Transação associada a F2026-0013» confirma a operação; a coluna Anexo apresenta o número, um clipe e o selo Faturas ou Compras.
- Localize a linha sem comprovativo na coluna Anexo.
- Clique no ícone de ligação na coluna Ações.
- A janela Associar um comprovativo abre-se.
- Escreva um número, um cliente ou um fornecedor para afinar.
- Clique no documento pretendido.
- A janela fecha-se e a transação fica associada ao documento.
| Selo | Tipo de comprovativo | Efeito no montante |
|---|---|---|
| Faturas | Fatura de venda | Montante positivo: recebimento |
| Compras | Fatura de compra | Montante negativo: pagamento |
| Nota de crédito | Nota de crédito de cliente ou de fornecedor | Sinal consoante o sentido da nota |
O número do documento é uma ligação: clique nele para abrir o comprovativo.
Registar um pagamento a partir de um documento
- Abra a fatura ou a compra e depois a ação de adição de pagamento (consulte Pagamentos).
- O Montante vem preenchido com o valor em falta.
- Escolha o sentido (Entrada, Saída ou Depósito no telemóvel), o Meio de pagamento e a data.
- Adicione uma Comunicação (opcional) e clique em Guardar.
A transação criada fica associada ao documento desde a criação e aparece em Transações com a origem Interna e o selo correspondente.
Se a conta estiver sincronizada com o seu banco, este pagamento será reconhecido automaticamente assim que o débito aparecer. Associe a fatura ao movimento bancário a partir de Bank Sync em vez de adicionar um pagamento manual, que duplicaria a linha. Consulte Justificar uma transação bancária.
Retirar uma ligação
- Numa linha já associada, o ícone da coluna Ações passa a Remover a justificação.
- Clique nele e confirme em Remover este comprovativo? («A transação deixará de estar associada ao documento F2026-0013.») com Remover.
- A mensagem «Comprovativo removido» confirma a operação. A transação permanece na lista, sem comprovativo; o documento volta a «a pagar» e fica disponível para uma nova reconciliação.
Retirar a ligação não elimina nem a transação nem o documento. Se o próprio movimento estiver errado, retire primeiro a ligação e depois elimine a transação: uma transação associada a um documento não pode ser eliminada.
O que a aplicação não faz
Em web.novadesko.com, Associar um comprovativo aceita também um crédito em curso ou uma compensação (anulação de um movimento por outro), e pode ser adicionada uma observação interna à transação. Na aplicação, a janela Associar um comprovativo propõe apenas os documentos: faturas, compras e notas de crédito.
Antes de associar, ordene a lista por Montante: um pagamento parcial ou agrupado deteta-se mais depressa quando os montantes vizinhos ficam lado a lado.