Criar uma fatura
O formulário completo, da escolha do cliente à gravação: linhas, regimes de IVA, modo Avançado, notas e totais.
O formulário Nova fatura abre-se com Criar a partir da lista de faturas. O mesmo ecrã serve para os outros tipos de documentos; apenas a designação do terceiro e alguns campos mudam. É composto pelos cartões Informações gerais, Linhas do documento e Notas e condições, e por um Resumo que acompanha o deslocamento da página.
- Escolha o cliente.
- Adicione as linhas da fatura.
- O resumo recalcula-se a cada alteração.
- Guarde a fatura.
- Aparece uma confirmação.
O que vai fazer
- Escolher ou criar o cliente, com verificação VIES.
- Definir o número, as datas e o regime de IVA.
- Introduzir as linhas a partir do catálogo ou em texto livre.
- Guardar, ou guardar e enviar.
Informações gerais
- Cliente: escreva um nome, um número de IVA, um e-mail ou uma cidade em Pesquisar um cliente.... O botão à direita abre Novo cliente.
- Número: proposto automaticamente, modificável desde que continue a ser único.
- Data de emissão (obrigatória) e Data de vencimento. O seletor Condições calcula o vencimento: À receção, 7 a 90 dias ou Livre; 30 dias por predefinição.
- Assunto / Referência, Moeda (EUR, USD, GBP, CHF) e Comunicação estruturada, gerada e apenas de leitura.
- Os interruptores Enviar por e-mail após guardar e, se o cliente tiver um identificador Peppol, Enviar via Peppol após guardar.
Criar o cliente sem sair do formulário
- Abra a criação de cliente ao lado do campo Cliente.
- A janela abre-se sem sair da fatura.
- Introduza o número de IVA da empresa.
- Inicie a verificação VIES.
- O número é confirmado pelo VIES.
- A sociedade e a morada preenchem-se e ficam bloqueadas.
A janela Novo cliente tem dois separadores, Empresa e Particular. Para uma empresa, introduza o Número de IVA e clique em Verificar: a sociedade e a morada preenchem-se a partir do VIES e ficam bloqueadas; Modificar desbloqueia-as. Se o número já existir, um aviso propõe Abrir a ficha ou Utilizar este cliente. Complete E-mail, Telefone, Idioma, Regime de IVA e, em seguida, Criar o cliente. Para um particular, Nome próprio e Apelido são obrigatórios. Consulte Verificação VIES.
Regime de IVA
No modo Avançado, o bloco Regime de IVA aparece por baixo dos modelos de documento, «herdado do cliente por predefinição, modificável por documento»:
| Regime | Efeito |
|---|---|
| IVA aplicável | Taxas normais em cada linha. |
| IVA em autoliquidação | IVA não faturado, devido pelo adquirente (cocontratante). |
| IVA intracomunitário | Isenção para um cliente sujeito passivo de outro país da UE. |
| Isento de IVA | Cliente ou atividade isentos. |
- O bloco aparece no modo avançado, herdado do cliente.
- Escolha o regime deste documento.
- Selecione o artigo legal que justifica a isenção.
- A menção é impressa no PDF e as linhas passam a 0 %.
Para os regimes sem IVA, escolha o Artigo legal (por exemplo, Art. 44 §1 CTVA); a Menção legal (impressa no documento) preenche-se e continua a ser modificável. «As linhas passam a 0 % de IVA; a menção aparece no resumo e no PDF.»
Linhas do documento
- Uma linha de produto contém quantidade, preço e IVA.
- Os botões por baixo da tabela adicionam os outros tipos de linhas.
- Um título de secção agrupa as linhas seguintes.
- Um texto livre acrescenta uma explicação sem montante.
- Uma quebra de página inicia uma nova página no PDF.
O botão Adicionar propõe quatro tipos de linhas:
| Linha | Utilização |
|---|---|
| Linha de produto / serviço | Uma linha com valores: designação, quantidade, preço, IVA. |
| Título de secção | Agrupa as linhas seguintes (Mão de obra, Material...). |
| Texto livre | Parágrafo formatado impresso entre as linhas. |
| Quebra de página | Nova página no PDF. |
Em Produto / Descrição, escreva uma designação: a lista propõe Produto livre «...» para manter o seu texto, ou um produto do catálogo que preenche o preço e o IVA.
- Escreva uma designação na pesquisa de produto.
- A lista propõe imediatamente duas possibilidades.
- O produto livre mantém o seu texto tal como está.
- Um produto do catálogo preenche o preço e o IVA.
As colunas são Qtd., Preço unitário sem IVA, IVA e Total sem IVA, com o total com IVA indicado por baixo do total. O modo Avançado acrescenta Unidade e Desconto %, bem como um Desconto global em % ou em €, repartido por cada linha com Aplicar a todas as linhas. Atalhos: Tab célula seguinte, Enter nova linha, ⌘Enter guardar.
O menu de uma linha permite duplicá-la, inserir uma linha, um título ou uma quebra de página, e eliminá-la. O ícone em forma de olho abre os Campos avançados: Descrição detalhada com o editor de texto (negrito, itálico, listas, alinhamento, ligação), Código contabilístico (PCMN), Preço de compra sem IVA para a margem, Categoria de compra, Nota interna da linha e Ocultar no PDF.
Simples ou Avançado
O comutador Simples / Avançado é memorizado. Simples mantém o essencial. Avançado apresenta ainda Idioma do documento, Conta bancária, Modelo de documento (A4 Modelo 1 a 6), o bloco Regime de IVA, as colunas Unidade e Desconto %, o Desconto global e os botões Título de secção, Texto livre e Quebra de página. O formulário passa automaticamente a Avançado quando um documento existente contém estes elementos.
Notas, resumo e gravação
O cartão Notas e condições contém Notas (visíveis no documento), a Nota interna («Não visível para o destinatário») e as Condições gerais (rodapé definido nas definições dos documentos).
O Resumo apresenta Subtotal sem IVA, Descontos, Líquido sem IVA, o IVA por taxa, Total de IVA e TOTAL COM IVA, seguidos de Guardar e enviar, Guardar e Cancelar. Um distintivo Rascunho aparece assim que começa a escrever: o rascunho é guardado localmente a cada dez segundos e proposto na reabertura durante sete dias. As validações bloqueantes são «Designação em falta.», «Quantidade ≥ 1 exigida pela API.», «Preço negativo.», «Código PCMN: 4 a 8 dígitos.» e «O vencimento é anterior à data de emissão.»
No telemóvel
Os campos empilham-se numa única coluna, cada linha passa a ser um cartão Linha 1, Linha 2 com os respetivos campos por baixo da designação, e o resumo passa para baixo das notas.
Os campos assinalados com Web ainda não são guardados pela API móvel: Idioma do documento, Conta bancária, Modelo de documento, Categoria de compra, Nota interna, Condições gerais, as linhas Título de secção, Texto livre e Quebra de página, e, nos campos avançados, Código contabilístico (PCMN), Preço de compra sem IVA, Categoria de compra, Nota interna da linha e Ocultar no PDF. Permanecem no rascunho local; apenas a Descrição detalhada é enviada após a gravação. A API recusa também uma quantidade inferior a 1 e um preço negativo. Finalize estes elementos na aplicação web.