Estados e ciclo de vida
Os estados de cada tipo de documento, as transições possíveis e o que bloqueia um documento.
Cada documento tem um estado apresentado sob a forma de etiqueta na lista e na respetiva página de detalhe. O estado combina o que você faz (enviar, receber, anular) e o que o Novadesko calcula (atraso, saldo). Esta página resume os estados por tipo, as transições e as regras de bloqueio.
- Abra os filtros da lista.
- A secção dos estados mostra todas as etiquetas.
- Qualquer documento começa com este estado.
- O atraso é calculado: vencimento ultrapassado e saldo por regularizar.
- Este estado é final depois de o saldo estar a zero.
Os estados por tipo de documento
| Estado | Faturas | Recibos | Compras | Orçamentos, notas de encomenda | Notas de crédito |
|---|---|---|---|---|---|
| Criado | Sim | Sim | Sim | Sim | Sim |
| Enviado | Sim | Sim | |||
| Pago | Sim | Sim | Sim | ||
| Parcialmente pago | Sim | Sim | Sim | ||
| Pago em excesso | Sim | Sim | |||
| Em atraso | Sim | Sim | Sim | ||
| Anulado | Sim | ||||
| Aceite, Recusado | Sim |
Apenas os documentos de venda (faturas e recibos) têm uma coluna Estado na lista. As compras apresentam a etiqueta Pago ou Em atraso ao lado do montante. Os orçamentos, as notas de encomenda e as notas de crédito não têm etiqueta: o respetivo estado lê-se nos distintivos Assinado, Ligado a e Nota de crédito da página de detalhe.
As faturas enviadas para a rede têm ainda um estado Peppol: Enviado via Peppol, Aceite, Registado, Recusado, Encerrado. Consulte Estados Peppol.
Como muda um estado
| Transição | Desencadeador |
|---|---|
| Criado para Enviado | Enviar por e-mail, Enviar via Peppol ou Marcar como enviado (manual) na web. |
| Criado ou Enviado para Parcialmente pago | Adicionar um pagamento por uma parte do montante. |
| Para Pago | Pagamento que cobre o saldo, ou Marcar como pago. |
| Para Pago em excesso | Pagamentos registados superiores ao total. |
| Criado ou Enviado para Anulado | Marcar como anulada na web. |
| Para Em atraso | Calculado: vencimento ultrapassado e saldo por regularizar. Desaparece assim que o saldo é nulo. |
- Esta fatura está totalmente paga.
- Abra o respetivo menu.
- As entradas de modificação desapareceram.
- Ainda pode consultar os pagamentos.
- Apenas uma nota de crédito permite corrigir a fatura.
Numa fatura paga, o menu oferece apenas Pagamentos, o envio, a transferência, a duplicação e a nota de crédito.
Marcar como pago e Marcar como anulada são irreversíveis: «Terá de ser gerada uma nota de crédito para anular este pagamento.» Uma fatura paga ou anulada apresenta «Estado final: é necessária uma nota de crédito para modificar.»
O que bloqueia um documento
Um documento continua modificável enquanto estiver no estado Criado e não tiver saído da sua empresa. As mensagens de bloqueio são explícitas:
| Situação | Mensagem |
|---|---|
| Incluído numa declaração de IVA | «Este documento está sujeito a uma declaração de IVA e não pode ser modificado.» Eliminação também impossível. |
| Enviado via Peppol | «Este documento foi enviado via Peppol e não pode ser modificado.» |
| Importado via Peppol | «Apenas os pagamentos e as notas internas são modificáveis.» |
| Convertido (orçamento, nota de encomenda) | «Este documento foi convertido e não pode ser modificado.» |
| Existe um documento mais recente | «Elimine-o primeiro para manter uma numeração contínua.» |
| Pago ou enviado | Eliminação bloqueada. |
No menu Opções, a entrada passa a Modificação bloqueada ou Eliminação bloqueada, com o motivo na dica. Um documento eliminado vai para a Reciclagem, de onde Restaurar o traz de volta; consulte Reciclagem.
O filtro Validado
Em Filtros, a secção Validado propõe a caixa Apenas os documentos validados. Um documento validado é um documento cujo número está definitivamente atribuído e que está bloqueado para a contabilidade. Combine este filtro com um Período de IVA para verificar o que segue numa declaração.
- Abra os filtros da lista.
- O painel reúne a validação e o período de IVA.
- Mantenha apenas os documentos validados.
- Escolha o trimestre da declaração a verificar.
O atalho Não enviados ao contabilista por cima da lista isola os documentos ainda não transmitidos ao seu gabinete de contabilidade; o visto verde de cada linha confirma a transmissão com a data.