Justificar uma transação bancária
Associar um movimento sincronizado a um comprovativo, atribuir-lhe um motivo ou afetá-lo a uma declaração de IVA, anexar um ficheiro, retirar uma justificação.
Cada movimento trazido pelo Bank Sync chega com o estado A justificar. Justificar é dizer a que corresponde a linha: fatura recebida, compra paga, comissões bancárias, regularização de IVA. O movimento passa a Justificado e o comprovativo associado é marcado como pago.
- Sem anexo mantém apenas os movimentos a justificar.
- Localize um movimento marcado A justificar.
- Clique no selo A justificar.
- O menu Justificar rapidamente abre-se.
- Associar um comprovativo liga uma fatura ou uma compra ao movimento.
- Para comissões bancárias, escolha Comissões bancárias.
- O menu fecha-se.
- A justificação fica registada.
O que vai fazer
- Localizar os movimentos a justificar.
- Abrir o menu Justificar rapidamente e escolher um motivo, ou associar um comprovativo.
- Anexar um ficheiro quando não existe nenhum documento.
- Retirar uma justificação ou desassociar um comprovativo ligado por engano.
Ler a tabela
A tabela do Bank Sync apresenta as colunas Data, Conta, Contrapartida, Comunicação, Anexo, Montante e Ações. A pesquisa incide sobre «Contrapartida, IBAN, comunicação…», os campos De e Até limitam o período e o botão Sem anexo mantém apenas os movimentos sem justificação. Em Anexo, um movimento justificado mostra o número do documento associado (um clique abre a respetiva pré-visualização) ou o motivo escolhido; os restantes têm o selo A justificar.
Justificar com um comprovativo
- Clique no selo A justificar da linha e depois em Associar um comprovativo. O menu Opções (⋮) da linha também propõe Associar um comprovativo.
- A janela Associar um comprovativo recorda a data, o montante, a conta e o que falta justificar. Filtre por Todos, Documentos, Créditos ou Compensação e depois por tipo: Faturas, Notas de crédito, Notas de encomenda, Compras.
- Pesquise por número, montante ou contrapartida e clique em Associar junto ao documento. Um documento já liquidado é marcado Saldado e já não se associa.
- O número do documento substitui o selo na coluna Anexo. Se o comprovativo não cobrir todo o montante, o que falta justificar é indicado: associe outro comprovativo.
Justificar com um motivo
- Clique no selo A justificar. O menu Justificar rapidamente abre-se.
- Para uma saída, escolha Despesa da conta corrente, Comissões bancárias, Débito privado, Levantamento em numerário ou Transferência interna. Para uma entrada: Entrada na conta corrente, Reembolso recebido, Depósito em caixa ou Transferência interna.
- Outro motivo… abre um campo «Motivo da justificação…»: escreva o texto e valide com Justificar ou com a tecla Enter (Esc cancela).
- A mensagem «Justificação registada.» confirma a operação. O selo apresenta então o motivo; um clique nele reabre o menu para o alterar.
Anulação (compensar) abre a janela Associar um comprovativo no filtro Compensação: associe o movimento à transação oposta que o anula.
Declaração de IVA
O menu Justificar rapidamente da aplicação não propõe afetar um movimento a uma declaração de IVA. Para regularizar uma declaração a partir de uma linha bancária, com eventuais coimas e juros, utilize web.novadesko.com.
Anexar um ficheiro
Na janela Associar um comprovativo, a zona «Adicione um ou vários comprovativos (PDF, JPG, PNG) · associados a esta despesa» importa um talão, um extrato ou um recibo e associa-o ao movimento. A mensagem «Comprovativo(s) importado(s) e associado(s)» confirma a operação.
Retirar uma justificação
- Motivo: clique no selo do motivo e depois em Remover a justificação na parte inferior do menu. O movimento volta a A justificar sem confirmação («Justificação removida.»).
- Comprovativo associado: abra o menu Opções (⋮) da linha e escolha Desassociar (n). Confirme «Eliminar todas as ligações desta transação?» com Desassociar; a mensagem «Ligações eliminadas» confirma a operação e o documento associado volta a pagar.
Criar uma fatura de compra diretamente a partir de uma linha bancária não é proposto na aplicação: registe a compra (introdução manual ou Novadesko Intelligence) e depois associe-a com Associar um comprovativo.
Passe todas as semanas pelo filtro Sem anexo: a associação é tanto mais rápida quanto as faturas já existirem no Novadesko, com o montante e a comunicação corretos.