Recibos
O módulo Recibos, entre o talão de caixa e a fatura, e o que o distingue do documento Recibo.
O recibo atesta um recebimento imediato: uma venda ao balcão, uma consulta paga no local, um adiantamento em numerário. É um módulo complementar. Enquanto não for subscrito, a entrada Recibos não aparece na barra lateral, como na empresa de demonstração abaixo.
- A barra lateral da demonstração propõe as faturas.
- Propõe também as compras, mas nenhuma entrada Recibos.
- Sem o módulo, as suas vendas continuam a ser faturas clássicas.
Dois objetos têm o nome de recibo
| Recibo de caixa | Documento Recibo | |
|---|---|---|
| Onde | Registo Recibos, com o Livro de caixa e as Sessões de caixa. | Lista Recibos em Documentos, como uma fatura. |
| Conteúdo | Uma operação: tipo, montante com IVA, meio de pagamento, cliente facultativo. | Um documento completo com linhas, IVA, PDF e modelo. |
| Número | N.º Recibo do registo. | Número da série dos documentos do tipo Recibo. |
| Seguimento | Pode ser agrupado numa fatura agregada mensal. | Acompanha-se como uma fatura: vencimento, estado, envio. |
Na prática, o registo cobre a atividade de caixa diária; o documento Recibo serve quando um cliente quer um documento detalhado sem fatura formal.
O registo de recibos
O registo é apresentado como o «Registo de todas as operações financeiras». Novo recibo pede:
| Campo | Valores |
|---|---|
| Tipo de operação | Venda, Consulta, Recebimento, Reembolso, Saída de caixa, Outro. |
| Montante com IVA e Taxa de IVA | Taxa ou Isento. O resumo do IVA é calculado. |
| Meio de pagamento | Numerário, Cartão, Transferência, Cheque, Outro. |
| Cliente | Facultativo («Nenhum cliente»). |
| Descrição, Referência, Notas | Texto livre. |
«Os reembolsos e as saídas de caixa serão automaticamente negativos.» Cada recibo tem o estado Faturado ou Não faturado, e os totais apresentam Total de entradas, Total de saídas e Saldo.
O Livro de caixa lista cronologicamente os movimentos em numerário com saldo de abertura e de fecho. As Sessões de caixa enquadram o dia: Abrir a caixa e, depois, Fechar a caixa, comparando o Saldo esperado com o Saldo real para apurar a Diferença.
As faturas agregadas
Os recibos não faturados de um período podem ser agrupados numa única fatura com Gerar uma fatura: a pré-visualização lista os Recibos a faturar, o total sem IVA e com IVA e, depois, Gerar a fatura cria a fatura e marca os recibos como Faturado.
«Esta ação é irreversível. Os recibos incluídos serão marcados como faturados e já não poderão ser modificados.» Um recibo faturado já não pode ser modificado nem eliminado.
O documento Recibo
Em Documentos, o tipo Recibo cria-se com Novo recibo e o formulário habitual: cliente, número, datas, linhas, notas. É tratado como um documento de venda: colunas Data de vencimento e Estado, envio por e-mail, pré-visualização do PDF e modelo de documento. Duas diferenças em relação a uma fatura:
- O menu Opções não propõe Adicionar um pagamento: um recibo é considerado liquidado na emissão.
- O Novadesko Intelligence não propõe o tipo Recibo na importação: um talão digitalizado torna-se uma compra, com a natureza Talão de caixa.
Quando utilizar cada um
- Venda paga no local, sem necessidade de fatura: recibo de caixa e, depois, fatura agregada no fim do mês se o seu contabilista a pedir.
- Cliente que quer um documento nominativo detalhado: documento Recibo.
- Pagamento diferido, cliente profissional, envio Peppol: fatura, consulte Faturas.
Em Perfil, a opção Novos recibos envia um e-mail a cada criação de recibo, útil quando várias pessoas gerem a caixa.