Importar documentos em 3 passos
Carregue as suas faturas de compra, faturas de venda ou notas de crédito, deixe o Novadesko Intelligence lê-las e verifique antes de confirmar.
O Novadesko Intelligence transforma um PDF, uma fotografia ou um ficheiro XML num documento Novadesko: fornecedor, número, datas, linhas e IVA são lidos por si. Existem duas entradas:
- o botão Digitalizar da barra de ferramentas das listas de documentos (Compras, Faturas...) abre diretamente o seletor de ficheiros: escolha um ficheiro (PDF, JPG, PNG ou XML), é analisado e o documento é criado na lista, com a mensagem «Documento analisado e criado a partir do ficheiro.»;
- no telemóvel (ou numa janela estreita), Digitalizar na barra inferior abre a janela Importar documentos (Novadesko Intelligence) em três passos: Tipo, Carregar, Verificação. Nada é criado sem a sua verificação.
- Abra a lista Compras (ou Faturas) no menu.
- O botão Digitalizar encontra-se na barra de ferramentas, no topo da lista.
- Clique nele e escolha um ficheiro: é analisado e o documento é criado diretamente.
- O botão Digitalizar encontra-se na barra inferior.
- Toque nele para abrir o assistente de importação.
- A janela Importar documentos abre-se no passo Tipo.
O Novadesko Intelligence depende do seu plano. Consulte Planos.
O que vai fazer
- escolher o tipo de documento a criar;
- carregar um ou vários ficheiros;
- acompanhar a análise de cada ficheiro;
- verificar os dados lidos e confirmar a importação.
Passo 1: o tipo de documento
- Abra o assistente (Digitalizar na barra inferior). O cartão Compras vem pré-selecionado.
- Escolha um cartão e clique em Continuar.
| Cartão | Lado | O que será criado |
|---|---|---|
| Compras | Compra | Uma fatura de compra, associada a um fornecedor. |
| Faturas | Venda | Uma fatura de venda, associada a um cliente. |
| Notas de Crédito | Venda | Uma nota de crédito de cliente. |
- Três cartões: Compras, Faturas e Notas de Crédito, com o respetivo lado (Compra ou Venda) por baixo.
- Compras está selecionado para uma fatura de fornecedor.
- Clique em Continuar para passar ao carregamento dos ficheiros.
Os recibos não são propostos: o OCR está desativado para este tipo.
Passo 2: carregar e analisar
- Arraste os seus ficheiros para a zona Largue aqui os seus ficheiros, ou clique em Navegar. No telemóvel, abre-se o seletor de ficheiros do sistema.
- O tipo escolhido é recordado por cima da zona; Alterar regressa ao passo 1.
- Cada ficheiro aparece na coluna Ficheiros selecionados com o seu tamanho e estado. Os ficheiros são enviados em lotes de três.
- Quando pelo menos um ficheiro estiver Pronto e nenhum estiver em curso, clique em Continuar.
| Regra | Valor |
|---|---|
| Formatos autorizados | PDF, JPG, PNG, XML (UBL), Excel (XLS, XLSX) |
| Tamanho por ficheiro | 20 MB no máximo |
| Ficheiro recusado | Mensagem «formato não suportado» ou «ficheiro demasiado grande (máx. 20 MB)»; o ficheiro não é adicionado |
| Estado do ficheiro | Significado |
|---|---|
| Em espera | Na fila, o envio ainda não começou. |
| A enviar... | O ficheiro está a ser transmitido ao servidor. |
| A analisar... | O servidor lê o documento; a barra de progresso avança. |
| Pronto | Os dados foram extraídos, o ficheiro pode ser verificado. |
| Análise em segundo plano | A análise demora mais do que o previsto; o servidor continua e o documento aparecerá na lista mais tarde. |
| Erro | O ficheiro foi recusado ou a análise falhou; o motivo aparece sob o nome. |
- Arraste os seus ficheiros para a zona, ou clique em Navegar.
- Um ficheiro analisado passa ao estado Pronto.
- Durante a leitura, o ficheiro apresenta Análise.
- Um ficheiro ilegível ou recusado apresenta Erro: não será importado.
- Assim que um ficheiro estiver pronto e nenhum estiver em curso, clique em Continuar.
Do lado do servidor, o envio é aceite imediatamente e a análise corre numa fila de espera: o ficheiro é arquivado, o texto é lido e depois a inteligência artificial identifica o terceiro, as datas, as linhas e as taxas de IVA. A janela interroga o servidor a cada poucos segundos até obter o resultado. Os duplicados são detetados logo no envio (consulte Duplicados).
Quando dispuser do XML UBL de uma fatura eletrónica, carregue-o de preferência ao PDF: os montantes e o número de IVA são retomados tal como estão.
Passo 3: verificar e confirmar
O ecrã Verificação dos documentos apresenta um cartão por ficheiro analisado, com os campos lidos e as linhas. O que é extraído:
| Dado | Campo |
|---|---|
| Número do documento | Referência |
| Terceiro (nome e número de IVA) | Fornecedor ou Cliente, consoante o tipo |
| Datas | Data e Vencimento |
| Montantes | Uma linha por item: Unit. s/ IVA, Qtd., IVA, Total c/ IVA, depois Total s/ IVA, IVA, Total c/ IVA |
| Categoria de compra proposta | Categoria (apenas compras) |
| Designação | Descrição |
Corrija o que for necessário e clique em Confirmar a importação. Uma mensagem «n documento(s) importado(s)» confirma a operação, a lista é recarregada e o documento junta-se às suas Compras (ou Faturas), com o ficheiro de origem anexado. O detalhe dos controlos está em Verificar um documento importado.
- O Novadesko Intelligence preenche a Referência lida no documento.
- Depois o fornecedor, com o respetivo número de IVA.
- A data do documento; o vencimento segue-se.
- Uma linha por item: preço unitário sem IVA, quantidade, taxa de IVA e total com IVA.
- Os totais são recalculados: compare o Total com IVA com o documento.
- Está tudo correto: clique em Confirmar a importação.
Fechar a janela antes de Confirmar a importação abandona os ficheiros ainda em verificação. Os ficheiros em Análise em segundo plano são, esses sim, tratados pelo servidor mesmo com a janela fechada.