Duplicados
Como o Novadesko Intelligence deteta um documento já existente, o que significa o selo Duplicado e que ações escolher: comparar, juntar, ignorar ou eliminar.
Uma mesma fatura chega muitas vezes várias vezes: o PDF por e-mail, a fotografia do talão e depois a versão Peppol. O Novadesko compara cada importação com o que já existe e deixa a decisão ao utilizador. Nada é eliminado sem o seu acordo.
Como um duplicado é detetado
O controlo é feito logo no envio do ficheiro, antes da verificação. Vários critérios são testados, do mais seguro ao mais aproximado.
| Critério | Confiança |
|---|---|
| O ficheiro é rigorosamente idêntico a um ficheiro já importado | Idêntico |
| Mesmo número de documento para o mesmo terceiro | Muito provável |
| Mesmo fornecedor, mesma data e mesmo montante | Muito provável |
| Mesmo cliente, mesma data e mesmo montante | Muito provável |
| Mesmo fornecedor e mesma data | Provável |
Para os fornecedores, a comparação é feita sobre os algarismos do número de IVA: «IVABE0400673544» e «BE0400673544» designam a mesma empresa, mesmo que existam duas fichas.
O selo Duplicado no passo Verificação
Quando um ficheiro corresponde, o respetivo cartão apresenta o selo Duplicado e um quadro Suspeita de duplicado: «Este ficheiro já foi importado (documento n.º 1234). Verifique antes de confirmar.»
- O cartão apresenta o selo Duplicado.
- O quadro Suspeita de duplicado indica o número do documento já registado.
- Comparar apresenta os dois documentos lado a lado.
- Ver o existente abre o documento já registado.
- Se for efetivamente outro documento, clique em Importar mesmo assim.
| Botão | Efeito |
|---|---|
| Comparar | Abre Comparar documentos: o novo documento e o existente lado a lado (referência, terceiro, data, vencimento, totais, estado). A partir desta janela: Ver o existente ou Importar como novo. |
| Ver o existente | Fecha a janela e abre o documento já registado. |
| Importar mesmo assim | Retira o aviso; o documento será criado como um novo documento em Confirmar a importação. |
| Não importar | Apresentado apenas quando a análise já preparou um documento: abandona este ficheiro e elimina esse documento. |
Um talão de caixa fotografado e depois a fatura mensal do mesmo fornecedor nem sempre são um duplicado: compare os montantes antes de escolher Não importar.
Os duplicados na lista de documentos
Um documento marcado como duplicado potencial continua visível na lista, no separador Duplicados (ao lado de Todas, Stripe, Manuais). Este separador só aparece se houver pelo menos um duplicado a tratar. Para um documento criado pelo Stripe a aguardar revisão, o menu da linha contém uma secção Duplicado Stripe:
| Ação | Efeito |
|---|---|
| Aprovar (manter) | Os dois documentos são conservados. |
| Juntar ao existente | O documento é juntado ao documento existente (proposto quando este é conhecido). |
| Rejeitar (eliminar) | O documento é eliminado. |
Cada ação pede uma confirmação e depois uma mensagem confirma o tratamento.
Um documento enviado via Peppol ou importado via Peppol não pode ser eliminado nem alterado: apenas os pagamentos e as notas internas continuam editáveis. Junte no sentido inverso.
Duplicados vindos do Peppol
Um fornecedor pode enviar a mesma fatura várias vezes na rede. A Caixa Peppol agrupa essas cópias (selo ×2) e é criada uma única importação. Se já tinha digitalizado o PDF com o Novadesko Intelligence, a importação Peppol é detetada como duplicado através do número e do fornecedor: trate-a a partir do separador Duplicados. Consulte Importar um documento recebido.