Indemnizações quilométricas
A taxa quilométrica da empresa, o cálculo do custo de cada viagem e a utilização do total na sua contabilidade.
Cada quilómetro profissional dá direito a uma indemnização fixa. O Novadesko multiplica a distância de cada viagem pela Taxa quilométrica dedutível da sua empresa e apresenta o resultado na coluna Custo, no cartão Custo estimado e nas exportações. A taxa é um parâmetro da empresa, não um valor fixado pela aplicação.
O que vai fazer
- Verificar ou alterar a taxa quilométrica.
- Ler o custo de uma viagem e o total do período.
- Transmitir o montante ao contabilista.
A taxa quilométrica
A taxa define-se nas definições da empresa, na secção Registos de viagens, no campo Taxa quilométrica dedutível («Montante em euros por quilómetro»). O valor é apresentado sempre com três casas decimais, por exemplo «0,430 €/km» sob o cartão Custo estimado e sob o campo Custo estimado (€) da janela de adição: «Calculado automaticamente a 0,430 €/km».
- Abra Definições e depois a secção Registos de viagens.
- Introduza a Taxa quilométrica dedutível, com um ponto ou uma vírgula como separador decimal.
- Guarde. As viagens existentes são recalculadas na apresentação com a nova taxa.
A taxa não muda sozinha: mantém-se a que o utilizador introduziu. O forfait quilométrico belga é revisto periodicamente pelo SPF Finances (Serviço Público Federal das Finanças); verifique o montante aplicável ao seu exercício e atualize o parâmetro. Os dados de demonstração utilizam 0,4297 €/km (apresentado 0,430), que corresponde ao forfait federal belga de um período recente.
A taxa é única para a empresa. Na versão atual, não existe taxa por veículo nem por utilizador.
O cálculo
| Elemento | Fórmula |
|---|---|
| Custo de uma viagem | Distância (km) x taxa, arredondado ao cêntimo. |
| Custo de um documento associado | Distância do documento x taxa, arredondado ao cêntimo. |
| Custo estimado (cartão) | Total de quilómetros (viagens + documentos associados) x taxa. |
| Barras do gráfico | Quilómetros do período x taxa. |
Exemplo com uma taxa de 0,4297 €/km:
| Viagem | Distância | Custo |
|---|---|---|
| Sophie Dupont, reunião de assinatura | 128,4 km | 55,17 € |
| Brico Mons, levantamento de material | 18,2 km | 7,82 € |
| Schmit Consulting, auditoria no Luxemburgo (ida e volta) | 436 km | 187,35 € |
Na janela de adição, o campo Custo estimado (€) atualiza-se enquanto escreve a distância. Na lista, a coluna Distância é arredondada ao quilómetro para facilitar a leitura, mas o custo é calculado sobre o valor exato registado.
O total de um período
- Escolha o período com os botões Este mês, Mês anterior, Este ano ou um intervalo através de Todas as datas.
- Leia o cartão Custo estimado: é o montante da indemnização para esse período.
- Para um montante por mês, passe o gráfico para a vista Mês e passe o cursor sobre uma barra: o custo aparece na dica.
- O custo estimado multiplica os quilómetros do período pela taxa quilométrica.
- O filtro de período limita a página ao mês, ao mês anterior ou ao ano.
- O gráfico mostra a evolução das deslocações, por mês ou por ano.
Para a contabilidade
O registo de viagens justifica as despesas de deslocação que imputa à empresa. Na prática:
- Exporte o período (mês, trimestre ou exercício) a partir de Exportar: o ficheiro CSV contém uma linha por viagem com a distância e o montante, bem como uma linha TOTAL. Consulte Exportar o registo de viagens.
- Envie esse ficheiro ao contabilista ou à fiduciária, por exemplo através das mensagens.
- Mantenha as viagens tal como estão: depois de o montante estar contabilizado, evite alterar ou eliminar as linhas em causa.
As faturas e os orçamentos que incluem uma deslocação aparecem em Documentos associados e contam para o total. Se faturar a deslocação ao cliente, anote-o na Nota da viagem para evitar uma dupla imputação.