Notas de encomenda
O módulo Notas de encomenda, para confirmar uma encomenda antes de a faturar.
A nota de encomenda confirma uma encomenda aceite: fixa os artigos, as quantidades e os preços acordados antes da entrega e da faturação. É um módulo complementar: a entrada Notas de encomenda só aparece na barra lateral quando o módulo está ativo na sua subscrição. Sem ele, o tipo fica ausente do menu e das conversões.
- Uma nota de encomenda parte sempre de um orçamento.
- Crie primeiro o orçamento e envie-o ao cliente.
- Depois de aceite, o orçamento aparece aqui e converte-se a partir do menu Opções.
O que vai fazer
- Ativar o módulo se o seu plano não o incluir.
- Criar uma nota de encomenda, diretamente ou a partir de um orçamento.
- Convertê-la em fatura quando a encomenda for entregue.
Ativar o módulo
Os módulos gerem-se em Planos e subscrição. Depois de o módulo estar ativo, a entrada Notas de encomenda aparece em Documentos e a opção Nota de encomenda é acrescentada ao bloco Converter em dos orçamentos.
Certos tipos de documentos reservados aos planos superiores (fatura pró-forma, guias de entrada e de saída) permanecem visíveis com um ícone de cadeado. As notas de encomenda seguem outra regra: ficam simplesmente ocultas enquanto o módulo não for subscrito.
Criar uma nota de encomenda
- Abra Notas de encomenda e depois Criar: o formulário Nova nota de encomenda é apresentado.
- Escolha o Cliente, verifique o Número (cabeçalho de coluna N.º Encomenda) e a Data de emissão.
- Introduza as linhas encomendadas a partir do catálogo ou em linha livre, com quantidades, unidades e descontos no modo Avançado.
- Adicione uma Nota visível para o cliente, se necessário (prazo de entrega, morada da obra).
- Clique em Guardar.
O formulário é o descrito em Criar uma fatura. A lista apresenta N.º Encomenda, Cliente, Data de emissão e Montante, sem coluna de vencimento nem de estado, e o mosaico da esquerda indica Total das encomendas.
A partir de um orçamento
O percurso mais comum é a conversão: no menu Opções de um orçamento, escolha Converter em e depois Nota de encomenda e confirme com Converter. A nota de encomenda reutiliza todas as linhas do orçamento, e o orçamento fica bloqueado como documento convertido.
Assinatura e adiantamentos
Tal como o orçamento, a nota de encomenda aceita a assinatura eletrónica se o módulo de assinatura estiver ativo: Pedir assinatura no menu Opções e, depois de assinada, Certificado de assinatura.
O menu propõe também Adicionar um pagamento: pode registar um adiantamento recebido na encomenda. O saldo é transposto para a fatura resultante da conversão. Consulte Pagamentos.
Converter em fatura
- Abra o menu Opções da nota de encomenda.
- Em Converter em, escolha Fatura.
- Confirme com Converter.
A fatura recebe o número seguinte da série de faturas; a nota de encomenda exibe a menção Ligado a seguida do número da fatura e já não pode ser modificada nem eliminada.
A conversão é executada a partir da aplicação web. Na aplicação, a entrada Fatura do bloco Converter em está indicada como «Disponível na web». Uma nota de encomenda não se envia para a rede Peppol: apenas a fatura que dela resulta é abrangida.
Tem um cliente que encomenda regularmente os mesmos artigos? Duplicar uma nota de encomenda existente evita reintroduzir as linhas.