VIES e duplicados de fornecedores
A verificação do número de IVA, o bloqueio das fichas duplicadas e a fusão das compras duplicadas entre fornecedores gémeos.
Os fornecedores chegam por três vias: a sua introdução manual, as faturas lidas pelo Novadesko Intelligence e as faturas recebidas por Peppol. Cada via pode criar uma ficha duplicada se o número de IVA for escrito de forma diferente. Esta página descreve o controlo VIES, o bloqueio na introdução e o tratamento dos duplicados já existentes.
A verificação VIES
Em Criar um fornecedor, a introdução do Número de IVA inicia a análise VIES 0,8 segundos após a escrita, ou imediatamente com Verificar. A linha de estado no topo do formulário apresenta Análise VIES em curso..., depois Número de IVA válido · Nome ou Número de IVA não encontrado no VIES. Quando o número é válido, os campos vazios são preenchidos: Nome da empresa, Morada completa, Código postal, Cidade e País. Nada é substituído.
Em web.novadesko.com, a pesquisa combina o VIES e o CompanySearch; a janela Informações da empresa obtidas propõe Aplicar ou Ignorar. Um formato incorreto é assinalado por «Formato de IVA inválido (ex.: BE0123456789)». Se o VIES não responder, continua a ser possível guardar.
Os duplicados na introdução
- Introduza um número de IVA que já pertença a um fornecedor.
- A mensagem indica a ficha existente e o respetivo código de fornecedor.
- Guardar está desativado: é impossível criar o duplicado.
- Abrir a ficha leva ao fornecedor existente.
O formulário compara o número de IVA, o e-mail e o nome com as fichas existentes, após normalização (espaços, pontos e hífenes retirados do número; acentos, pontuação e forma jurídica retirados do nome).
| Caso | Mensagem | Efeito |
|---|---|---|
| Mesmo número de IVA num fornecedor | «Já existe um fornecedor com este número de IVA: AXA Belgium, S.A. (código AXA01227)» | Guardar desativado. Abrir a ficha leva ao fornecedor existente. |
| Mesmo e-mail ou nome semelhante | «Já existe um fornecedor com este endereço de e-mail: ...» ou «... com um nome semelhante: ...» | Criar mesmo assim para confirmar. |
| Número de IVA já registado como cliente | «Este número de IVA já existe como cliente: ...» | Criar mesmo assim: uma empresa pode ser simultaneamente cliente e fornecedor. |
Na janela de criação aberta a partir de uma compra ou do Novadesko Intelligence, o botão Utilizar este fornecedor aplica a ficha existente ao documento.
Fornecedores gémeos vindos do OCR ou do Peppol
Um mesmo fornecedor pode existir duas vezes quando o seu número de IVA foi lido «IVABE0400673544» num talão, «BE 0400.673.544» numa fatura e «BE0400673544» no Peppol. Desde 5 de outubro de 2026, a plataforma normaliza o número e procura o fornecedor pelos seus algarismos antes de criar um novo, tanto na introdução como na importação. As fichas gémeas criadas antes dessa data mantêm-se, contudo.
O botão «Duplicado possível?»
Na lista de Compras em web.novadesko.com, um selo intermitente Duplicado possível? aparece num documento quando um talão de caixa e uma fatura parecem corresponder: mesmo fornecedor, fichas gémeas incluídas, e mesmo montante. É o caso clássico de um talão fotografado e depois a fatura recebida por e-mail ou por Peppol para a mesma compra.
- Clique em Duplicado possível?: a janela apresenta os dois documentos lado a lado.
- Compare o fornecedor, a data, o montante e os ficheiros anexos.
- Confirme a fusão. O documento mantido recebe os ficheiros, os pagamentos e as ligações bancárias do outro, que vai para o lixo com a indicação do respetivo duplicado.
Se um dos dois documentos já constar de uma declaração de IVA, é esse que é mantido; se ambos constarem, o mais antigo é mantido e os seus campos declarados não são alterados.
A fusão de duas fichas de fornecedor propriamente ditas (reencaminhar todas as compras de uma ficha gémea para a outra e depois eliminar a gémea) não tem botão na interface. Se verificar duas fichas para a mesma empresa, abra um ticket a partir de Tickets indicando os dois códigos de fornecedor: a equipa Novadesko efetua a fusão sem perda de documentos.
Após uma fusão de documentos, verifique a ficha mantida em Fornecedores: se o IBAN ou o e-mail estiverem em falta, complete-os. As próximas compras deste fornecedor já não criarão um gémeo.