VIES en duplicaten bij leveranciers
De controle van het btw-nummer, het blokkeren van dubbele fiches en het samenvoegen van dubbele aankopen tussen tweelingleveranciers.
Leveranciers komen van drie kanten binnen: uw eigen invoer, de facturen die Novadesko Intelligence leest en de facturen die via Peppol worden ontvangen. Elke weg kan een dubbele fiche aanmaken als het btw-nummer anders is geschreven. Deze pagina beschrijft de VIES-controle, de blokkering bij het invoeren en de behandeling van al aanwezige duplicaten.
De VIES-controle
In Leverancier aanmaken start het invoeren van het BTW-nummer de VIES-controle 0,8 seconde na het typen, of onmiddellijk met Controleren. De statusregel bovenaan het formulier toont VIES-controle bezig..., daarna Geldig BTW-nummer · Naam of Btw-nummer niet gevonden in VIES. Wanneer het nummer geldig is, worden de lege velden aangevuld: Bedrijfsnaam, Volledig adres, Postcode, Stad en Land. Er wordt niets overschreven.
Op web.novadesko.com combineert de zoekopdracht VIES en CompanySearch; het venster Bedrijfsinformatie opgehaald biedt Toepassen of Negeren. Een onjuist formaat wordt gemeld met « Ongeldig btw-formaat (bijv. BE0123456789) ». Als VIES niet antwoordt, blijft opslaan mogelijk.
Duplicaten bij het invoeren
- Voer een btw-nummer in dat al bij een leverancier hoort.
- Het bericht noemt de bestaande fiche en haar leverancierscode.
- Opslaan is uitgeschakeld: de dubbele fiche kan niet worden aangemaakt.
- Fiche openen leidt naar de bestaande leverancier.
Het formulier vergelijkt het btw-nummer, de e-mail en de naam met de bestaande fiches, na normalisatie (spaties, punten en koppeltekens uit het nummer verwijderd; accenten, leestekens en rechtsvorm uit de naam verwijderd).
| Geval | Melding | Effect |
|---|---|---|
| Zelfde btw-nummer bij een leverancier | « Een leverancier met dit btw-nummer bestaat al: AXA Belgium, S.A. (code AXA01227) » | Opslaan uitgeschakeld. Fiche openen leidt naar de bestaande leverancier. |
| Zelfde e-mail of gelijkaardige naam | « Een leverancier met dit e-mailadres bestaat al: ... » of « ... met een gelijkaardige naam bestaat al: ... » | Toch aanmaken om te bevestigen. |
| Btw-nummer al geregistreerd als klant | « Dit btw-nummer bestaat al als klant: ... » | Toch aanmaken: een onderneming kan tegelijk klant en leverancier zijn. |
In het aanmaakvenster dat vanuit een aankoop of vanuit Novadesko Intelligence wordt geopend, neemt de knop Deze leverancier gebruiken de bestaande fiche over in het document.
Tweelingleveranciers afkomstig van OCR of Peppol
Dezelfde leverancier kan twee keer bestaan wanneer zijn btw-nummer als « TVABE0400673544 » op een kasticket, « BE 0400.673.544 » op een factuur en « BE0400673544 » in Peppol is gelezen. Sinds 5 oktober 2026 normaliseert het platform het nummer en zoekt het de leverancier op zijn cijfers voordat het een nieuwe aanmaakt, zowel bij het invoeren als bij het importeren. De tweelingfiches die vóór die datum zijn aangemaakt, blijven echter bestaan.
De knop « Doublon possible ? »
In de lijst Aankopen op web.novadesko.com verschijnt een knipperende badge « Doublon possible ? » (mogelijk duplicaat?) op een document wanneer een kasticket en een factuur lijken overeen te komen: dezelfde leverancier, tweelingfiches inbegrepen, en hetzelfde bedrag. Dat is het klassieke geval van een gefotografeerd ticket en daarna de factuur die per e-mail of via Peppol voor dezelfde aankoop binnenkomt.
- Klik op « Doublon possible ? »: het venster toont de twee documenten naast elkaar.
- Vergelijk de leverancier, de datum, het bedrag en de bijgevoegde bestanden.
- Bevestig de samenvoeging. Het bewaarde document neemt de bestanden, de betalingen en de bankkoppelingen van het andere over, dat naar de prullenbak gaat met de vermelding van zijn duplicaat.
Als een van beide documenten al in een btw-aangifte staat, wordt dat document bewaard; staan beide erin, dan wordt het oudste bewaard en worden zijn aangegeven velden niet gewijzigd.
Voor het samenvoegen van twee leveranciersfiches zelf (alle aankopen van een tweelingfiche naar de andere overzetten en daarna de tweeling verwijderen) bestaat geen knop in de interface. Stelt u twee fiches voor dezelfde onderneming vast, open dan een ticket via Tickets met de twee leverancierscodes: het Novadesko-team voert de samenvoeging uit zonder verlies van documenten.
Controleer na een samenvoeging van documenten de bewaarde fiche in Leveranciers: ontbreken de IBAN of de e-mail, vul ze dan aan. De volgende aankopen bij deze leverancier maken er geen tweeling meer van.