Offertes
Een offerte maken, verzenden, laten ondertekenen en daarna omzetten in een factuur of een bestelbon.
Een offerte prijst een prestatie vooraf. Ze gebruikt het formulier van de facturen, maar heeft geen betalingstermijn en geen betalingsopvolging: haar leven stopt wanneer ze wordt aanvaard en omgezet, of wanneer ze wordt geweigerd. Het scherm Offertes staat in de zijbalk.
- De lijst met offertes is leeg in het demobedrijf.
- Zoeken en filters werken zoals bij de facturen.
- Aanmaken opent een nieuwe offerte, met hetzelfde formulier als een factuur.
Wat u gaat doen
- Een offerte maken en haar geldigheidsduur vastleggen.
- Ze per e-mail naar de klant verzenden, met of zonder ondertekeningsverzoek.
- Ze omzetten in een factuur of een bestelbon zodra ze is aanvaard.
Een offerte maken
- Open Offertes en klik op Aanmaken. Het formulier « Nouveau devis » (nieuwe offerte) verschijnt.
- Kies de Klant of maak hem aan met de knop rechts van het veld.
- Controleer het voorgestelde Nummer en de Uitgiftedatum.
- Vul de Vervaldatum in: op een offerte dient ze als geldigheidsdatum en wordt ze afgedrukt onder de vermelding Geldig tot. De keuzelijst Voorwaarden (7, 14, 15, 30 dagen...) berekent ze voor u.
- Voeg uw regels, sectietitels en vrije teksten toe zoals op een factuur (zie Een factuur maken).
- Klik op Opslaan, of op « Enregistrer et envoyer » (opslaan en verzenden) om meteen naar de e-mail te gaan.
De offertelijst toont « N° Devis » (offertenr.), Klant, Uitgiftedatum en Bedrag. Er is geen statuskolom: een offerte is noch betaald noch achterstallig.
Verzenden en laten ondertekenen
Vanaf de rij van de offerte opent het enveloppictogram of het item Per e-mail verzenden de bevestiging « Controleer het document vóór verzending naar ... ». De pdf wordt automatisch bijgevoegd. Zie Per e-mail verzenden.
Als de module voor elektronische ondertekening in uw abonnement actief is, biedt het menu Opties « Demander signature » (ondertekening aanvragen):
- Voer het « E-mail du signataire » (e-mailadres van de ondertekenaar) in.
- Voeg de « Téléphone (code OTP par SMS) » (telefoon, OTP-code per sms) toe om de ondertekening te beveiligen.
- Pas het Bericht aan en klik op « Envoyer la demande » (verzoek verzenden).
Zodra de offerte is ondertekend, draagt de detailpagina de badge Ondertekend en wordt het item « Certificat de signature » (ondertekeningscertificaat): het downloadt de ondertekende pdf. Op het web biedt de assistent die na het aanmaken verschijnt de stappen Voorbeeld, Laten ondertekenen en E-mailverzending.
Aanvaarden, weigeren
De statussen Geaccepteerd en Geweigerd bestaan in het filter Status van de lijst. De elektronische ondertekening geldt als aanvaarding. Voor een weigering of een aanvaarding buiten de ondertekening markeert u de status vanuit de webapplicatie.
De applicatie biedt geen aparte knop « Aanvaarden » of « Weigeren » op een offerte. Alleen de elektronische ondertekening en de omzetting maken het akkoord van de klant tastbaar; wij konden geen ander mechanisme voor statuswijziging verifiëren.
Omzetten in een factuur of een bestelbon
Wanneer de klant aanvaardt:
- Open het menu Opties van de offerte.
- Kies onder « Convertir en » (omzetten naar) Factuur of Bestelbon.
- Bevestig in het venster « Convertir ce document ? » (dit document omzetten?) met « Convertir » (omzetten).
Het nieuwe document neemt de klant, de regels en de notities over. De oorspronkelijke offerte blijft raadpleegbaar maar wordt vergrendeld: « Dit document is omgezet en kan niet meer worden gewijzigd. » Ze kan ook niet meer worden verwijderd.
De omzetting wordt uitgevoerd vanuit de webapplicatie: in de applicatie zijn de items Factuur en Bestelbon van het blok « Convertir en » gemarkeerd als « Beschikbaar op het web ».
Een geweigerde of verlopen offerte hoeft niet te worden verwijderd: met Dupliceren vertrekt u ervan voor een nieuw voorstel, met een nieuw nummer.