Documentinstellingen
Prefixen en nummeringsformaat per documenttype, verzendopties, voettekst, betalingsherinneringen en standaardvervaldagen.
De sectie Documenten regelt wat op al uw facturen, offertes, creditnota's en andere stukken van toepassing is nog voor u ze aanmaakt: het formaat van de nummers, de verzendopties, de tekst van de voettekst, de automatische herinneringen en de standaardbetalingstermijnen. Elk documenttype heeft zijn eigen kaart.
Wat u gaat doen
- De nummeringsprefix van elk documenttype vastleggen.
- De betaal-QR-code en de meldingen activeren.
- De voettekst schrijven.
- De automatische herinneringen en de standaardvervaldagen instellen.
Nummering per documenttype
- Open Instellingen, sectie Documenten.
- Elk type (Factuur, Offerte, Bestelbon, Creditnota, Ontvangstbewijs...) is een kaart met zijn huidige prefix en een schakelaar. Zet de schakelaar uit om een type dat u niet gebruikt te verbergen.
- Vouw de kaart open met de pijl rechts.
- Stel in Nummeringsformaat het formaat samen met de tokens:
YYYYvoor het jaar,MMvoor de maand,NNvoor de teller. BijvoorbeeldFAC-YYYY-NNgeeftFAC-2026-01. - Vink de gewenste Opties aan en schrijf daarna de Documentvoettekst.
De prefix en de voettekst worden minder dan een seconde na de invoer opgeslagen; de selectievakjes en de schakelaar onmiddellijk.
| Veld | Verplicht | Gebruikt voor |
|---|---|---|
| Schakelaar van het type | Nee | Activeert of verbergt het documenttype in de app |
| Nummeringsformaat | Nee | Formaat van de nummers. Tokens: YYYY jaar met 4 cijfers, YY met 2, MM maand, DD dag, NN of NNN automatische teller |
| Betaal-QR-code | Nee | Voegt een overschrijvings-QR-code toe op de pdf, op basis van de standaardbankrekening |
| « Notification e-mail » (e-mailmelding) | Nee | Verzendt het document bij het aanmaken automatisch per e-mail naar de klant |
| SMS-melding verzenden | Nee | Verzendt een sms-waarschuwing bij het aanmaken; vereist een actieve sms-integratie |
| Documentvoettekst | Nee | Tekst onderaan elk document van dit type: voorwaarden, vermeldingen, contactgegevens |
De prefix wijzigen hernummert de bestaande documenten niet. De teller gaat verder in het nieuwe formaat. Vermijd het formaat van een factuur in de loop van het jaar te wijzigen: de nummerreeks moet voor de administratie doorlopend blijven.
Op web.novadesko.com biedt elk type bovendien het Documentsjabloon (opmaak van de pdf, met voorbeeld en knop Dit sjabloon selecteren), een Documentkoptekst en de optie Beschikbaar in klant Wallet. Deze drie instellingen worden niet getoond in de desktop- en mobiele app.
Betalingsherinneringen
Het blok Betalingsherinneringen stuurt de aanmaningen voor onbetaalde facturen.
| Veld | Verplicht | Gebruikt voor |
|---|---|---|
| Automatische herinneringen | Nee | Verzendt de vriendelijke herinneringen zonder tussenkomst, volgens de termijnen hieronder. Uitgeschakeld verzendt u ze handmatig vanuit de factuur |
| Automatische ingebrekestelling | Nee | Genereert en verzendt een ingebrekestelling wanneer het aantal vriendelijke herinneringen is bereikt zonder betaling |
| SMS-herinneringen | Nee | Verdubbelt elke herinnering met een sms; vereist een sms-integratie (SMS Factor of SMS Notifications) |
| « Délai avant 1er rappel (jours) » (termijn voor 1e herinnering, dagen) | Nee | Dagen na de vervaldag voor de eerste herinnering. Standaardwaarde 5 |
| Aantal vriendelijke herinneringen | Nee | Herinneringen verzonden voor de ingebrekestelling. Standaardwaarde 1 |
| « Intervalle entre rappels (jours) » (interval tussen herinneringen, dagen) | Nee | Dagen tussen twee herinneringen. Standaardwaarde 2 |
Met de standaardwaarden krijgt een vervallen factuur een herinnering op de vijfde dag van achterstand en daarna, als de automatische ingebrekestelling is geactiveerd, een ingebrekestelling twee dagen later. Zie Betalingsherinneringen.
Standaardvervaldagen
| Veld | Verplicht | Gebruikt voor |
|---|---|---|
| « Échéance factures (jours) » (vervaldatum facturen, dagen) | Nee | Dagen toegevoegd aan de factuurdatum om de voorgestelde vervaldag te berekenen. Gebruikelijke waarde 30 |
| « Validité des devis (jours) » (geldigheid offertes, dagen) | Nee | Voorgestelde geldigheidsduur op een nieuwe offerte. Gebruikelijke waarde 30 |
Deze waarden zijn voorstellen: u kunt de vervaldag op elk document wijzigen.
Het btw-tarief per lijn, de e-mailsjablonen en de algemene voorwaarden worden niet in deze sectie ingesteld. De btw wordt op elke lijn van het document gekozen, de algemene voorwaarden in Wettelijke documenten.