Duplicaten
Hoe Novadesko een bestaande klant herkent tijdens het invoeren, wat het opslaan blokkeert en hoe u opruimt.
Twee fiches voor dezelfde klant vervalsen de omzet, de btw-lijst en de herinneringen. Het klantformulier vergelijkt daarom wat u typt met de bestaande fiches, vóór het opslaan, en onderscheidt blokkerende gevallen van louter gelijkenissen.
Wat wordt vergeleken
De controle start een halve seconde na elke wijziging van het BTW-nummer, het eerste E-mailadres of de Bedrijfsnaam. De waarden worden genormaliseerd vóór de vergelijking:
- het btw-nummer verliest zijn spaties, punten, koppeltekens en schuine strepen (« be 0651.777.889 » wordt « BE0651777889 »);
- het e-mailadres wordt vergeleken zonder rekening te houden met hoofdletters;
- de naam wordt vergeleken zonder accenten of leestekens, en zonder de rechtsvorm (SRL, SA, BV, NV, SPRL, ASBL...): « Boulangerie Lefèvre SRL » en « boulangerie lefevre » worden als identiek beschouwd.
De drie waarschuwingsniveaus
| Niveau | Geval | Effect |
|---|---|---|
| Blokkerend | Een klant draagt dit btw-nummer al. | Opslaan is uitgeschakeld. |
| Te bevestigen | Zelfde e-mailadres, gelijkaardige naam, of btw-nummer al geregistreerd als leverancier. | Het opslaan vraagt een bevestiging. |
| Informatie | Het btw-nummer komt overeen met een onderneming die op Novadesko is ingeschreven. | Geen blokkering. |
- U vult een btw-nummer in dat al door een andere klant wordt gebruikt.
- U klikt op Opslaan.
- Het opslaan wordt geweigerd en de melding wijst op de dubbele klant.
Het kader verschijnt onder het btw-nummer. Het noemt de gevonden fiche, bijvoorbeeld « Een klant met dit btw-nummer bestaat al: Boulangerie Lefèvre (code 10000002) », en daarna « Onmogelijk een duplicaat aan te maken: open de bestaande fiche of wijzig het btw-nummer. » De knop « Ouvrir la fiche » (de fiche openen) leidt rechtstreeks naar de bestaande klant.
Bij een te bevestigen gelijkenis luidt de melding « Een klant met dit e-mailadres bestaat al: ... », « Een klant met een gelijkaardige naam bestaat al: ... » of « Dit btw-nummer bestaat al als leverancier: ... ». De knop « Créer quand même » (toch aanmaken) heft de waarschuwing op; het kader toont dan « Aanmaak bevestigd ondanks de gelijkenis. » Klikt u op Opslaan zonder te bevestigen, dan herinnert de melding « Een gelijkaardige klant bestaat al: bevestig met « Créer quand même ». » u aan de ontbrekende stap.
De controle is zuiver lokaal en wijzigt niets. Als de lijst niet kan worden geladen, meldt ze gewoon minder overeenkomsten; de server weigert in elk geval een tweede klant met hetzelfde btw-nummer binnen hetzelfde bedrijf.
Vanuit een document
Wanneer u een klant aanmaakt zonder een factuur of offerte te verlaten, verschijnt hetzelfde kader in het aanmaakvenster, met een extra knop: « Utiliser ce client » (deze klant gebruiken) neemt de bestaande fiche over in het document in plaats van een nieuwe aan te maken. Dat is in de meeste gevallen het juiste antwoord.
Bestaande duplicaten opruimen
Klanten die zijn geïmporteerd of aangemaakt vóór deze controle bestond, kunnen dubbel voorkomen. Om ze terug te vinden:
- Sorteer de lijst op Naam (kolomkop Naam of filter Sorteren op › « Entreprise (A-Z) » (bedrijf A-Z)): gelijknamige fiches volgen elkaar op.
- Vergelijk de fiches: klantcode, btw-nummer, tabblad Documenten.
- Bewaar de fiche die de documenten draagt. Verwijder de andere met Verwijderen, of vink meerdere rijen aan en kies Meervoudige selectie › Verwijderen.
- Dragen beide fiches documenten, archiveer dan de minst volledige (Bewerken › « Client archivé » (gearchiveerde klant)): ze verdwijnt uit de selecties zonder de historiek te verliezen.
Er bestaat geen automatische samenvoeging van twee klantenfiches: de documenten van de ene fiche worden niet naar de andere overgezet. Een fiche die aan documenten is gekoppeld, kan niet worden verwijderd, alleen gearchiveerd. De samenvoeging die in VIES en duplicaten bij leveranciers wordt beschreven, betreft aankoopdocumenten, niet klanten.