Aankopen
Uw leveranciersfacturen, of ze nu binnenkomen via handmatige invoer, via Novadesko Intelligence of via de Peppol Inbox.
Het scherm Aankopen verzamelt de facturen die u van uw leveranciers ontvangt: huur, abonnementen, benodigdheden, brandstof, kassatickets. Elke aankoop voedt uw uitgaven, uw aftrekbare btw en, als hij in een categorie is ondergebracht, uw rapporten. U opent het via de zijbalk, item Aankopen.
- De aankooplijst toont nummer, leverancier, uitgiftedatum en bedrag.
- De status toont of de aankoop aangemaakt, betaald of achterstallig is.
- Scannen geeft een pdf, afbeelding of XML door aan Novadesko Intelligence.
- Aanmaken opent het formulier Nieuwe aankoop voor handmatige invoer.
Wat u gaat doen
- De drie manieren herkennen om een aankoop te registreren.
- De kolommen en kengetallen lezen die eigen zijn aan aankopen.
- Een aankoop in een categorie onderbrengen en zijn betaling opvolgen.
De drie ingangen
| Methode | Hoe | Wanneer gebruiken |
|---|---|---|
| Aanmaken | Opent « Nouvel achat » (nieuwe aankoop), het formulier dat in Een factuur maken wordt beschreven, met een Leverancier in plaats van de klant. | Papieren factuur of e-mail zonder bruikbaar bestand. |
| Scannen | Novadesko Intelligence leest een pdf, een JPG- of PNG-afbeelding of een UBL-XML en maakt de aankoop aan met de gedetecteerde leverancier, datums, bedragen en btw. | De grote meerderheid van de ontvangen facturen. Zie Importeren in drie stappen. |
| Peppol Inbox | De elektronische facturen die op het netwerk zijn ontvangen, verschijnen in de Peppol Inbox; Importeren of Alles importeren zet ze om in aankopen. | Leveranciers die op Peppol zijn aangesloten. Zie Inbox en outbox. |
In de lijst draagt een vanuit Peppol geïmporteerde aankoop de badge Peppol onder de naam van de leverancier, en het logo van de leverancier wanneer dat bekend is.
- Kies de leverancier in plaats van de klant.
- Vul de uitgiftedatum van de ontvangen factuur in.
- De aankoopcategorie deelt de uitgave in voor uw boekhouding.
- Het totaal incl. btw wordt berekend op basis van de lijnen.
- Sla op: de aankoop komt in de lijst.
De kolommen en de kengetallen
| Kolom | Detail |
|---|---|
| « N° Achats » (aankoopnr.) | Intern nummer, bijvoorbeeld A2026-0007, automatisch voorgesteld. |
| Leverancier | Naam, logo en Peppol-badge. |
| Uitgiftedatum | Datum van de leveranciersfactuur. |
| Bedrag | Incl. btw, dan excl. btw eronder. |
| Badge | Betaald of Achterstallig volgens het saldo en de vervaldatum. |
De tegels tonen Totaal uitgaven (incl. btw, met excl. btw als ondertitel), Totaal BTW (aftrekbare btw), Documenten en Peppol. Er is geen kolom met vervaldatum en geen eigen status: een aankoop leest u in de eerste plaats aan zijn saldo.
De velden die eigen zijn aan aankopen
- Leverancier: zoeken in uw leveranciers of onmiddellijk aanmaken met de knop rechts van het veld (zie Een leverancier aanmaken). Het btw-nummer wordt via VIES gecontroleerd.
- Aankoopcategorie: de uitgavencategorie (huur, voertuig, honoraria...). Ze wordt op de aankoop vastgelegd en, standaard, op de leveranciersfiche. Het filter Categorieën van de lijst steunt erop.
- « Nature du document » (aard van het document): bij een import wordt een ticket herkend als Kassaticket, BTW-bonnetje of Parkeerticket, met de vermelding « Dit document is geen factuur ».
- Routeboek: bij de import kan een aankoop van brandstof of tol in het routeboek worden opgenomen en aan een voertuig worden gekoppeld.
- BTW-regime: overgenomen van de leverancier, per document aanpasbaar, met dezelfde keuze als op een factuur.
In de applicatie is het veld Aankoopcategorie van het formulier gemarkeerd als « Web »: de ingevoerde categorie wordt in het lokale concept bewaard, maar wordt nog niet door de mobiele API opgeslagen. Ken ze toe vanuit de webapplicatie, die ook de snelle toewijzing vanaf de rij aanbiedt.
Betalingen en dubbels
Het menu Opties van een aankoop biedt Betaling toevoegen: het betalingsvenster toont het totaalbedrag, het totaal betaald en het verschuldigde bedrag, gevolgd door een SEPA-QR-code « Scan om deze leverancier te betalen » als het IBAN van de leverancier bekend is. Zie Betalingen.
Wanneer twee aankopen hetzelfde nummer of hetzelfde bestand dragen, signaleert de lijst een mogelijk dubbel. Het tabblad « Doublons » (dubbels) en de items « Fusionner les doublons » (dubbels samenvoegen) en « Marquer comme vérifié » (markeren als gecontroleerd) laten u één document behouden of het bestand aan het bestaande document koppelen. Zie Dubbels.
Een via Peppol geïmporteerde aankoop is beschermd: « De productregels en de documentgegevens kunnen niet worden gewijzigd. Alleen de betalingen en interne notities zijn aanpasbaar. »