Einkäufe
Ihre Lieferantenrechnungen, ob sie per manueller Eingabe, über Novadesko Intelligence oder über die Peppol Inbox eingehen.
Der Bildschirm Einkäufe versammelt die Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten: Mieten, Abonnements, Material, Kraftstoff, Kassenbons. Jeder Einkauf fließt in Ihre Ausgaben, Ihre abzugsfähige MwSt. und, wenn er einer Kategorie zugeordnet ist, in Ihre Berichte ein. Er öffnet sich über den Eintrag Einkäufe in der Seitenleiste.
- Die Einkaufsliste zeigt Nummer, Lieferant, Ausstellungsdatum und Betrag.
- Der Status zeigt, ob der Einkauf erstellt, bezahlt oder überfällig ist.
- Scannen übergibt ein PDF, ein Bild oder ein XML an Novadesko Intelligence.
- Erstellen öffnet das Formular Neuer Einkauf für die manuelle Erfassung.
Was Sie tun werden
- Die drei Wege kennenlernen, einen Einkauf zu erfassen.
- Die Spalten und Kennzahlen lesen, die nur Einkäufe betreffen.
- Einen Einkauf einer Kategorie zuordnen und seine Zahlung verfolgen.
Die drei Eingangswege
| Methode | Wie | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Erstellen | Öffnet « Nouvel achat » (neuer Einkauf), das in Rechnung erstellen beschriebene Formular, mit einem Lieferant anstelle des Kunden. | Papier- oder E-Mail-Rechnung ohne verwertbare Datei. |
| Scannen | Novadesko Intelligence liest ein PDF, ein JPG- oder PNG-Bild oder ein UBL-XML und erstellt den Einkauf mit erkanntem Lieferanten, Daten, Beträgen und MwSt. | Die große Mehrheit der eingehenden Rechnungen. Siehe In drei Schritten importieren. |
| Peppol Inbox | Über das Netzwerk empfangene elektronische Rechnungen erscheinen in der Peppol Inbox; Importieren oder « Tout importer » (alle importieren) wandelt sie in Einkäufe um. | An Peppol angeschlossene Lieferanten. Siehe Posteingang und Postausgang. |
In der Liste trägt ein aus Peppol importierter Einkauf das Abzeichen Peppol unter dem Lieferantennamen sowie das Logo des Lieferanten, wenn es bekannt ist.
- Wählen Sie den Lieferanten anstelle des Kunden.
- Geben Sie das Ausstellungsdatum der erhaltenen Rechnung an.
- Die Einkaufskategorie ordnet die Ausgabe für Ihre Buchhaltung ein.
- Der Gesamtbetrag inkl. MwSt. wird aus den Positionen berechnet.
- Speichern Sie: Der Einkauf erscheint in der Liste.
Spalten und Kennzahlen
| Spalte | Detail |
|---|---|
| « N° Achats » (Einkaufsnr.) | Interne Nummer, zum Beispiel A2026-0007, automatisch vorgeschlagen. |
| Lieferant | Name, Logo und Peppol-Abzeichen. |
| « Date d'émission » (Ausstellungsdatum) | Datum der Lieferantenrechnung. |
| Betrag | Brutto, darunter Netto. |
| Plakette | Bezahlt oder Überfällig, je nach Saldo und Fälligkeit. |
Die Kacheln zeigen « Total des dépenses » (Ausgaben gesamt; brutto, mit Netto als Untertitel), « Total TVA » (MwSt. gesamt; abzugsfähige MwSt.), Dokumente und Peppol. Es gibt weder eine Spalte für das Fälligkeitsdatum noch einen eigenen Status: Ein Einkauf wird zuerst über seinen Saldo gelesen.
Die Felder, die nur Einkäufe betreffen
- Lieferant: Suche in Ihren Lieferanten oder sofortige Anlage über die Schaltfläche rechts neben dem Feld (siehe Lieferant anlegen). Die USt-IdNr. wird über VIES geprüft.
- Einkaufskategorie: die Ausgabenkategorie (Miete, Fahrzeug, Honorare...). Sie wird auf dem Einkauf und standardmäßig im Lieferantenstammblatt festgelegt. Der Filter Kategorien der Liste stützt sich darauf.
- « Nature du document » (Art des Dokuments): Beim Import wird ein Bon als Kassenbon, MwSt-Bon oder Parkschein erkannt, mit dem Hinweis « Ce document n'est pas une facture » (dieses Dokument ist keine Rechnung).
- « Carnet de route » (Fahrtenbuch): Beim Import kann ein Kraftstoff- oder Mautbeleg ins Fahrtenbuch aufgenommen und einem Fahrzeug zugeordnet werden.
- MwSt-Regime: vom Lieferanten geerbt, pro Dokument änderbar, mit derselben Auswahl wie auf einer Rechnung.
In der App ist das Feld Einkaufskategorie des Formulars mit « Web » gekennzeichnet: Die eingegebene Kategorie bleibt im lokalen Entwurf erhalten, wird aber von der mobilen API noch nicht gespeichert. Weisen Sie sie über die Webanwendung zu, die auch die Schnellzuweisung direkt aus der Zeile anbietet.
Zahlungen und Duplikate
Das Menü Optionen eines Einkaufs bietet « Ajouter un paiement » (Zahlung hinzufügen): Das Zahlungsfenster zeigt den Gesamtbetrag, den bezahlten Betrag und den offenen Betrag, dann einen SEPA-QR-Code « Scanner pour payer ce fournisseur » (scannen, um diesen Lieferanten zu bezahlen), wenn die IBAN des Lieferanten bekannt ist. Siehe Zahlungen.
Wenn zwei Einkäufe dieselbe Nummer oder dieselbe Datei tragen, meldet die Liste ein mögliches Duplikat. Der Reiter « Doublons » (Duplikate) und die Einträge « Fusionner les doublons » (Duplikate zusammenführen) und « Marquer comme vérifié » (als geprüft markieren) erlauben es, nur ein Dokument zu behalten oder die Datei an das bestehende Dokument anzuhängen. Siehe Duplikate.
Ein über Peppol importierter Einkauf ist geschützt: « Les lignes de produits et les informations du document ne peuvent pas être modifiées. Seuls les paiements et notes internes sont modifiables. » (Die Produktzeilen und die Dokumentinformationen können nicht geändert werden. Nur Zahlungen und interne Notizen sind änderbar.)