Angebote
Ein Angebot erstellen, versenden, unterschreiben lassen und anschließend in eine Rechnung oder eine Bestellung umwandeln.
Ein Angebot beziffert eine Leistung, bevor sie verbindlich wird. Es nutzt das Formular der Rechnungen, hat aber weder Zahlungsfrist noch Zahlungsverfolgung: Sein Lebenszyklus endet, wenn es angenommen und umgewandelt oder wenn es abgelehnt wird. Der Bildschirm Angebote befindet sich in der Seitenleiste.
- Die Angebotsliste ist im Demo-Unternehmen leer.
- Suche und Filter funktionieren wie bei den Rechnungen.
- Erstellen öffnet ein neues Angebot, mit demselben Formular wie eine Rechnung.
Was Sie tun werden
- Ein Angebot erstellen und seine Gültigkeitsdauer festlegen.
- Es dem Kunden per E-Mail senden, mit oder ohne Signaturanfrage.
- Es nach Annahme in eine Rechnung oder eine Bestellung umwandeln.
Ein Angebot erstellen
- Öffnen Sie Angebote und klicken Sie auf Erstellen. Das Formular « Nouveau devis » (neues Angebot) erscheint.
- Wählen Sie den Kunde aus oder legen Sie ihn über die Schaltfläche rechts neben dem Feld an.
- Prüfen Sie die vorgeschlagene « Numéro » (Nummer) und das « Date d'émission » (Ausstellungsdatum).
- Füllen Sie das Fälligkeitsdatum aus: Bei einem Angebot dient es als Gültigkeitsdatum und wird unter dem Hinweis « Valable jusqu'au » (gültig bis) gedruckt. Die Auswahl « Conditions » (Zahlungsbedingungen; 7, 14, 15, 30 Tage...) berechnet es für Sie.
- Fügen Sie Ihre Zeilen, Abschnittstitel und Freitexte wie auf einer Rechnung hinzu (siehe Rechnung erstellen).
- Klicken Sie auf Speichern oder auf « Enregistrer et envoyer » (speichern und senden), um direkt zur E-Mail zu gelangen.
Die Angebotsliste zeigt « N° Devis » (Angebotsnr.), Kunde, « Date d'émission » und Betrag. Es gibt keine Statusspalte: Ein Angebot ist weder bezahlt noch überfällig.
Versenden und unterschreiben lassen
Aus der Zeile des Angebots öffnet das Briefumschlagsymbol oder der Eintrag E-Mail versenden die Bestätigung « Vérifiez le document avant l'envoi à ... » (prüfen Sie das Dokument vor dem Versand an ...). Das PDF wird automatisch angehängt. Siehe Per E-Mail senden.
Wenn das Modul für elektronische Signaturen in Ihrem Tarif aktiv ist, bietet das Menü Optionen den Eintrag « Demander signature » (Signatur anfordern):
- Geben Sie die « E-mail du signataire » (E-Mail des Unterzeichners) ein.
- Ergänzen Sie das « Téléphone (code OTP par SMS) » (Telefon, OTP-Code per SMS), um die Signatur abzusichern.
- Passen Sie die Nachricht an und klicken Sie auf « Envoyer la demande » (Anfrage senden).
Sobald das Angebot unterzeichnet ist, trägt die Detailseite das Abzeichen Unterzeichnet, und der Eintrag wird zu « Certificat de signature » (Signaturzertifikat): Er lädt das unterzeichnete PDF herunter. Im Web bietet der nach dem Erstellen angezeigte Assistent die Schritte Vorschau, Unterschreiben lassen und « Envoi email » (E-Mail-Versand).
Annehmen, ablehnen
Die Status Akzeptiert und Abgelehnt existieren im Filter Status der Liste. Die elektronische Signatur gilt als Annahme. Für eine Ablehnung oder eine Annahme ohne Signatur setzen Sie den Status über die Webanwendung.
Die App bietet auf einem Angebot keine eigene Schaltfläche « Accepter » (annehmen) oder « Refuser » (ablehnen). Nur die elektronische Signatur und die Umwandlung halten die Zustimmung des Kunden fest; einen anderen Mechanismus zum Statuswechsel konnten wir nicht verifizieren.
In eine Rechnung oder eine Bestellung umwandeln
Wenn der Kunde annimmt:
- Öffnen Sie das Menü Optionen des Angebots.
- Wählen Sie unter « Convertir en » (umwandeln in) Rechnung oder Bestellung.
- Bestätigen Sie im Fenster « Convertir ce document ? » (dieses Dokument umwandeln?) mit « Convertir » (umwandeln).
Das neue Dokument übernimmt Kunde, Zeilen und Anmerkungen. Das ursprüngliche Angebot bleibt einsehbar, wird aber gesperrt: « Ce document a été converti et ne peut pas être modifié. » (Dieses Dokument wurde umgewandelt und kann nicht geändert werden.) Es kann auch nicht mehr gelöscht werden.
Die Umwandlung wird in der Webanwendung ausgeführt: In der App sind die Einträge Rechnung und Bestellung im Block « Convertir en » mit « Disponible sur le web » (im Web verfügbar) gekennzeichnet.
Ein abgelehntes oder abgelaufenes Angebot muss nicht gelöscht werden: Mit Duplizieren starten Sie daraus einen neuen Vorschlag mit neuer Nummer.