Dokumente exportieren
Ein ZIP-Archiv der PDFs und XMLs eines Zeitraums erzeugen, eine Auswahl herunterladen, an den Buchhalter übermitteln und das UBL-XML eines Dokuments abrufen.
Ihre Dokumente verlassen Novadesko auf drei Wegen: als ZIP-Archiv je Zeitraum (PDF und XML, heruntergeladen oder per E-Mail gesendet), als Download einer Auswahl und als Übermittlung an Ihren Buchhalter. Diese Seite beschreibt jeden Weg und wo die Datei je nach Gerät landet.
Was Sie tun werden
- Einen vollständigen Zeitraum als ZIP exportieren.
- Die PDFs einer Auswahl herunterladen.
- Dokumente als an den Buchhalter übermittelt markieren.
- Das UBL-XML eines Dokuments abrufen.
Nach Zeitraum exportieren
- Klicken Sie in der Liste auf « Exporter par période » (nach Zeitraum exportieren; erste Schaltfläche unter dem Seitentitel).
- Das Fenster « Sélectionnez une période, choisissez la livraison, exportez. » (Wählen Sie einen Zeitraum, wählen Sie die Zustellung, exportieren Sie.) bietet Startdatum und Enddatum, vorausgefüllt mit dem aktiven Datumsfilter, sonst vom 1. Januar bis heute.
- Wählen Sie unter « LIVRAISON » (Zustellung) Herunterladen (« Direct dans le navigateur », direkt im Browser) oder « Par email » (per E-Mail; die Adresse Ihres Kontos wird angezeigt).
- Klicken Sie auf « Exporter le ZIP » (ZIP exportieren).
Prüfungen: « Sélectionner une plage de dates » (Datumsbereich auswählen), wenn eine Grenze fehlt, « La date de début doit être antérieure à la date de fin. » (Das Startdatum muss vor dem Enddatum liegen.), wenn sie vertauscht sind.
Das Archiv enthält für jedes Dokument des Zeitraums das PDF und das XML. Auf web.novadesko.com zeigt das Fenster die Schritte im Detail (« Lecture des documents… », Dokumente werden gelesen; « Composition des fichiers… », Dateien werden zusammengestellt; « Préparation des XML Peppol… », Peppol-XMLs werden vorbereitet; « Création de l'archive ZIP… », ZIP-Archiv wird erstellt) und dann « Archive prête » (Archiv bereit) oder « ZIP envoyé par email » (ZIP per E-Mail gesendet) mit dem Rat, Posteingang und Spam-Ordner zu prüfen. Die Dateien sind nach Ordner sortiert:
| Ordner | Inhalt |
|---|---|
| « Ventes » (Verkäufe) | Ausgangsrechnungen |
| Einkäufe | Eingangsrechnungen |
| « Tickets et souches TVA - non factures » (Bons und MwSt-Bons, keine Rechnungen) | Bons und MwSt-Bons ohne Rechnung |
| Gutschriften | Gutschriften |
| Manuell | Von Hand erfasste Belege |
Die Erzeugung ist auf fünf Minuten begrenzt (« Délai dépassé (5 min). Réduisez la période. », Zeitlimit überschritten (5 Min.), verkürzen Sie den Zeitraum). Exportieren Sie ein umfangreiches Jahr Quartal für Quartal. Der Export ist den Tarifen vorbehalten, die ihn enthalten: « Passez au plan Easy pour débloquer l'export de données. » (Wechseln Sie zum Tarif Easy, um den Datenexport freizuschalten.) Siehe Tarife.
- Klicken Sie in der Liste auf Nach Zeitraum exportieren.
- Das Exportfenster öffnet sich.
- Wählen Sie das Anfangsdatum des Zeitraums.
- Wählen Sie das Enddatum.
- Wählen Sie die Zustellung: Herunterladen oder Per E-Mail.
- Klicken Sie auf ZIP exportieren.
- Das Fenster schließt sich und die Meldung „Export gestartet.“ bestätigt es.
Eine Auswahl herunterladen
Haken Sie Zeilen an und klicken Sie dann im Kopf der Liste auf Herunterladen oder wählen Sie Massenaktionen > Herunterladen. Auf web.novadesko.com erhalten Sie ein ZIP der PDFs; in der App öffnet sich jedes PDF nacheinander nach der Regel Ihrer Plattform (siehe PDF-Vorschau und Download).
Ebenfalls unter Massenaktionen sammelt « Télécharger XML (ZIP) » (XML herunterladen, ZIP) die XML-Dateien der angehakten Dokumente. Dieser Eintrag ist, wie XML herunterladen im Menü eines Dokuments, mit « Disponible sur le web » (im Web verfügbar) gekennzeichnet.
Das UBL-XML eines Dokuments
Das Menü Optionen eines Dokuments bietet XML herunterladen: die Datei im UBL-Format (« XML UBL Conforme », konformes UBL-XML), dasjenige, das über Peppol zirkuliert. Es dient Buchhaltungsprogrammen und E-Invoicing-Plattformen. Für einen direkten Versand an den Kunden verwenden Sie stattdessen Rechnung über Peppol senden.
XML herunterladen und « Télécharger XML (ZIP) » sind nur auf web.novadesko.com verfügbar.
An den Buchhalter übermitteln
Ist ein Buchhaltungsbüro mit Ihrem Unternehmen verknüpft, trägt jede Verkaufs- und Einkaufszeile ein Hakensymbol « Envoyer au comptable » (an den Buchhalter senden; nach der Übermittlung ausgegraut als « Transmis au comptable », an den Buchhalter übermittelt).
- Klicken Sie auf das Symbol oder haken Sie mehrere Zeilen an und wählen Sie Massenaktionen > « Envoyer au comptable ».
- Bestätigen Sie « Envoyer au comptable »: « Le document F2026-0014 sera transmis à votre fiduciaire. » (Das Dokument F2026-0014 wird an Ihr Buchhaltungsbüro übermittelt.) oder « n document(s) seront transmis à votre fiduciaire. » (n Dokument(e) werden an Ihr Buchhaltungsbüro übermittelt.)
- Die Meldung « Document transmis au comptable » (Dokument an den Buchhalter übermittelt) bestätigt. Ein bereits gesendetes Dokument antwortet mit « Document déjà transmis au comptable. » (Dokument bereits an den Buchhalter übermittelt.)
Der Filter Nicht an Buchhalter gesendet über der Liste isoliert, was noch zu übermitteln ist. Das verknüpfte Buchhaltungsbüro, die Buchhaltungsintegrationen (automatischer Versand, Rhythmus, Einbeziehung des XML) und die Adresse in Kopie werden unter Einstellungen > Buchhaltung eingestellt.
Wo die Dateien landen
| Plattform | ZIP je Zeitraum und PDF | CSV (Transaktionen) |
|---|---|---|
| Webbrowser | Browser-Download, Ordner Downloads | Browser-Download |
| macOS, Windows, Linux | Der Link des Archivs öffnet sich in Ihrem Browser; die PDFs öffnen sich im System-Reader | Speicherdialog zur Wahl des Speicherorts |
| iOS, Android | Der Link des Archivs öffnet sich im Browser; die PDFs im System-Viewer | Ordner Dokumente der App (unter iOS in Dateien sichtbar) |
Der CSV-Export betrifft nicht die Dokumentliste: Er existiert für die Transaktionen, zusätzlich mit einem « PDF par e-mail » (PDF per E-Mail). Siehe Transaktionen exportieren. Die Einkäufe der Bank werden aus dem Modul Bank exportiert.