Exporter les documents
Produire une archive ZIP des PDF et XML d'une période, télécharger une sélection, transmettre au comptable et récupérer le XML UBL d'un document.
Vos documents sortent de Novadesko de trois façons : une archive ZIP par période (PDF et XML, téléchargée ou envoyée par e-mail), le téléchargement d'une sélection, et la transmission à votre comptable. Cette page décrit chaque chemin et où le fichier atterrit selon votre appareil.
Ce que vous allez faire
- Exporter une période complète en ZIP.
- Télécharger les PDF d'une sélection.
- Marquer des documents comme transmis au comptable.
- Récupérer le XML UBL d'un document.
Exporter par période
- Dans la liste, cliquez sur Exporter par période (premier bouton sous le titre de la page).
- La fenêtre « Sélectionnez une période, choisissez la livraison, exportez. » propose Date de début et Date de fin, préremplies avec le filtre de date actif, sinon du 1er janvier à aujourd'hui.
- Sous LIVRAISON, choisissez Télécharger (« Direct dans le navigateur ») ou Par email (l'adresse de votre compte est rappelée).
- Cliquez sur Exporter le ZIP.
Contrôles : « Sélectionner une plage de dates » si une borne manque, « La date de début doit être antérieure à la date de fin. » si elles sont inversées.
L'archive contient, pour chaque document de la période, le PDF et le XML. Sur web.novadesko.com, la fenêtre détaille les étapes (« Lecture des documents… », « Composition des fichiers… », « Préparation des XML Peppol… », « Création de l'archive ZIP… ») puis affiche « Archive prête » ou « ZIP envoyé par email » avec le conseil de vérifier la boîte de réception et les spams. Les fichiers sont classés par dossier :
| Dossier | Contenu |
|---|---|
| Ventes | Factures de vente |
| Achats | Factures d'achat |
| Tickets et souches TVA - non factures | Tickets et souches sans facture |
| Notes de crédit | Notes de crédit |
| Manuel | Pièces saisies à la main |
La génération est limitée à cinq minutes (« Délai dépassé (5 min). Réduisez la période. »). Pour une année chargée, exportez trimestre par trimestre. L'export est réservé aux plans qui l'incluent : « Passez au plan Easy pour débloquer l'export de données. » Voir Plans.
- Dans la liste, cliquez sur Exporter par période.
- La fenêtre d'export s'ouvre.
- Choisissez la date de début de la période.
- Choisissez la date de fin.
- Choisissez la livraison : Télécharger ou Par email.
- Cliquez sur Exporter le ZIP.
- La fenêtre se referme et le message « Export lancé. » confirme.
Télécharger une sélection
Cochez des lignes, puis cliquez sur Télécharger dans l'en-tête de la liste ou choisissez Actions groupées > Télécharger. Sur web.novadesko.com, vous recevez un ZIP des PDF ; dans l'application, chaque PDF s'ouvre à son tour selon la règle de votre plateforme (voir Aperçu et téléchargement PDF).
Toujours dans Actions groupées, Télécharger XML (ZIP) rassemble les fichiers XML des documents cochés. Cette entrée, comme Exporter XML dans le menu d'un document, est signalée « Disponible sur le web ».
Le XML UBL d'un document
Le menu Options d'un document propose Exporter XML : le fichier au format UBL (« XML UBL Conforme »), celui qui circule sur Peppol. Il sert aux logiciels comptables et aux plateformes d'e-facturation. Pour un envoi direct au client, utilisez plutôt Envoyer une facture via Peppol.
Exporter XML et Télécharger XML (ZIP) ne sont disponibles que sur web.novadesko.com.
Transmettre au comptable
Si une fiduciaire est liée à votre entreprise, chaque ligne de vente et d'achat porte une icône coche Envoyer au comptable (grisée en Transmis au comptable une fois fait).
- Cliquez sur l'icône, ou cochez plusieurs lignes puis Actions groupées > Envoyer au comptable.
- Confirmez « Envoyer au comptable » : « Le document F2026-0014 sera transmis à votre fiduciaire. » ou « n document(s) seront transmis à votre fiduciaire. »
- Le message « Document transmis au comptable » confirme. Un document déjà envoyé répond « Document déjà transmis au comptable. »
Le filtre Non envoyés au comptable, au-dessus de la liste, isole ce qui reste à transmettre. La fiduciaire liée, les intégrations comptables (envoi automatique, cadence, inclusion du XML) et l'adresse en copie se règlent dans Paramètres > Comptabilité.
Où atterrissent les fichiers
| Plateforme | ZIP par période et PDF | CSV (transactions) |
|---|---|---|
| Navigateur web | Téléchargement du navigateur, dossier Téléchargements | Téléchargement du navigateur |
| macOS, Windows, Linux | Le lien de l'archive s'ouvre dans votre navigateur ; les PDF s'ouvrent dans le lecteur système | Fenêtre d'enregistrement pour choisir l'emplacement |
| iOS, Android | Le lien de l'archive s'ouvre dans le navigateur ; les PDF dans la visionneuse système | Dossier Documents de l'application (visible dans Fichiers sur iOS) |
L'export CSV ne concerne pas la liste des documents : il existe pour les transactions, avec aussi un PDF par e-mail. Voir Exporter les transactions. Les achats de la banque s'exportent depuis le module Banque.