Vérification VIES
Comment le numéro de TVA est contrôlé auprès du service européen, ce qui est prérempli et ce que signifie chaque résultat.
VIES est le service de la Commission européenne qui confirme qu'un numéro de TVA est valide dans son État membre. Novadesko l'interroge depuis le formulaire client, et de la même façon depuis le formulaire fournisseur, pour deux raisons : éviter les fautes de frappe dans un numéro qui figurera sur vos factures, et remplir la fiche sans ressaisie.
Ce que vous allez faire
- Saisir le numéro de TVA et lire le résultat de l'analyse.
- Laisser la fiche se compléter avec les données VIES.
- Comprendre les cas d'erreur et ce qu'ils impliquent pour la facturation.
Lancer la vérification
- Dans Créer un client, choisissez Entreprise.
- Saisissez le numéro dans Numéro de TVA, préfixe pays compris (BE0123456789). Les espaces et les points sont ignorés.
- La vérification démarre seule 0,8 seconde après la saisie dès que le numéro compte au moins 9 caractères. Le bouton Vérifier la relance à la demande.
- Lisez la ligne d'état en haut du formulaire et le texte sous le champ.
| Ligne d'état | Signification |
|---|---|
| Analyse VIES | Aucune vérification en cours. |
| Analyse VIES en cours... | Interrogation du service. |
| Numéro de TVA valide · Nom | Numéro confirmé, suivi de la dénomination officielle. Sous le champ : « Numéro de TVA valide (VIES) ». |
| Numéro de TVA introuvable sur VIES | Le service répond que le numéro n'est pas valide. |
| VIES indisponible pour le moment | Le service n'a pas répondu. |
Ce qui est prérempli
Quand le numéro est valide, les champs encore vides reçoivent les données renvoyées par VIES : Nom de la société, Adresse complète, Code postal, Ville et Pays (déduit du préfixe du numéro). Un champ déjà rempli n'est jamais écrasé, vous pouvez donc corriger avant ou après la vérification. Le type passe à Entreprise si ce n'était pas le cas.
Si le préfixe désigne un pays de l'Union européenne autre que la Belgique, la case Client intracommunautaire est cochée automatiquement. Le client apparaît alors dans Listing clients intracommunautaires.
- Saisissez le numéro de TVA avec son préfixe de pays.
- Cliquez sur Vérifier.
- La ligne d'état confirme que le numéro est valide dans VIES.
- Le nom de la société est rempli automatiquement.
- L'adresse renvoyée par VIES est reprise elle aussi.
Sur web.novadesko.com, la recherche combine VIES et CompanySearch (annuaire des entreprises belges). Les données trouvées sont proposées dans la fenêtre Informations entreprise récupérées avec les boutons Appliquer et Ignorer ; rien n'est modifié tant que vous n'avez pas cliqué sur Appliquer.
Numéro introuvable ou service indisponible
- Numéro introuvable : contrôlez le format (préfixe pays suivi des chiffres, sans le mot « TVA »), puis vérifiez que l'entreprise est bien assujettie. Un numéro d'entreprise belge existe à la BCE sans forcément être activé à la TVA ; dans ce cas VIES ne le connaît pas.
- VIES indisponible : les services nationaux connaissent des interruptions. L'enregistrement reste possible ; relancez Vérifier plus tard depuis Modifier.
- Numéro déjà utilisé : le message vient du contrôle de doublons, pas de VIES. Voir Doublons.
Un numéro valide sur VIES ne dispense pas de choisir le bon Régime TVA sur la fiche. Pour un client de l'Union européenne, le régime et l'Article légal d'exemption déterminent la mention imprimée sur vos factures ; ils ne sont pas déduits de la vérification.
Et pour les fournisseurs
Le formulaire fournisseur utilise la même analyse, avec les mêmes champs préremplis. Voir VIES et doublons fournisseurs.