Comptabilité et fiduciaire
Lier votre fiduciaire, choisir ce qu'elle voit, brancher un logiciel comptable et désigner les contacts joignables par votre comptable.
La section Comptabilité relie votre dossier à ceux qui tiennent vos comptes. Trois blocs : Fiduciaire (le cabinet qui accède à vos documents), Logiciels comptables (envoi automatique vers WinAuditor, Wings, Octopus et autres) et Contacts comptables (les utilisateurs que votre comptable peut joindre). Une fois la liaison acceptée, votre fiduciaire consulte vos ventes, achats, rapports et documents bancaires depuis son propre espace Novadesko, sans que vous ayez à lui envoyer quoi que ce soit.
Ce que vous allez faire
- Rechercher et lier votre fiduciaire.
- Vérifier les accès accordés et le statut de la liaison.
- Activer l'envoi automatique vers un logiciel comptable.
- Désigner les contacts joignables par le comptable.
Lier une fiduciaire
- Ouvrez Paramètres, section Comptabilité.
- Cliquez sur Lier une fiduciaire.
- Dans la fenêtre Lier une fiduciaire, tapez le nom, le numéro de TVA ou la ville du cabinet. L'annuaire Novadesko référence plus de 15 000 cabinets ; ceux déjà présents sur la plateforme portent le badge Sur Novadesko.
- Cliquez sur le cabinet. Le message « Invitation envoyée à … » confirme ; la carte du cabinet apparaît avec le statut En attente.
- Le cabinet accepte ou refuse la liaison depuis son espace. Le statut passe à Accepté ou Refusé.
La carte d'une fiduciaire liée affiche son logo, son numéro de TVA, son e-mail, les accès accordés sous forme de badges (Ventes, Achats, Rapports, Banque) et son statut. Le menu à droite permet Définir par défaut et Retirer. Retirer une fiduciaire demande confirmation : elle perd l'accès à vos documents, et un e-mail l'en informe. La liaison peut être redemandée plus tard.
| Accès | Contenu partagé |
|---|---|
| Ventes | Factures, devis, bons de commande |
| Achats | Factures et contrats fournisseurs |
| Rapports | Rapports financiers |
| Banque | Relevés et transactions bancaires |
Dans l'application de bureau et mobile, la liaison accorde les quatre accès d'un coup. Sur web.novadesko.com, vous choisissez les accès un à un (Documents clients, Documents fournisseurs, Rapports financiers, Documents bancaires) et réglez les Paramètres d'envoi : Périodicité des envois (mensuel, trimestriel, annuel), Date d'envoi automatique (jour du mois suivant), Rappels d'envoi et Confirmation d'envoi. Le web permet aussi d'inviter un cabinet absent de l'annuaire par e-mail (Inviter un nouveau comptable).
Vous pouvez lier plusieurs cabinets, par exemple pendant une transition. Celui marqué Par défaut est le destinataire principal des envois.
Logiciels comptables
Le bloc Logiciels comptables liste les intégrations disponibles pour votre dossier, avec pour chacune le nombre de documents envoyé(s), en attente et en échec(s).
| Champ | Obligatoire | Utilisé pour |
|---|---|---|
| Envoi automatique | Non | Pousse chaque nouveau document vers le logiciel sans intervention |
| Joindre le XML UBL | Non | Ajoute le fichier XML UBL au PDF envoyé |
| Envoyer maintenant | Bouton | Envoie immédiatement tous les documents en attente |
Si la liste est vide, « Aucune intégration comptable disponible » s'affiche : l'activation d'une intégration se fait sur le web, selon votre formule.
Contacts comptables
Le bloc Contacts comptables liste les utilisateurs de l'entreprise. Les dirigeants (bénéficiaires effectifs) sont toujours joignables par votre comptable ; le badge Gestion les signale. Pour rendre un autre utilisateur joignable, par exemple une secrétaire ou un office manager, activez son interrupteur. Les autres employés restent invisibles pour le cabinet.
| Champ | Obligatoire | Utilisé pour |
|---|---|---|
| Interrupteur par utilisateur | Non | Autorise le comptable à contacter cet utilisateur dans la messagerie |
Exports et déduction de TVA
Les exports comptables (ventes, achats, autres documents en CSV ou ZIP) sont réalisés par la fiduciaire depuis son espace ou par vous depuis Export des documents. Les Taux de déduction TVA par catégorie d'achat (par exemple 50 % pour les frais de voiture) se règlent sur web.novadesko.com et alimentent vos déclarations TVA ; ils ne sont pas affichés dans l'application de bureau et mobile.