Paiements et encaissement
Enregistrer un paiement total ou partiel sur un document, comprendre le changement de statut, retrouver la transaction créée et la corriger si besoin.
Un paiement enregistré sur un document crée une transaction, réduit le solde dû et fait évoluer le statut : Partiellement payé puis Payé. La fenêtre de paiement est la même partout, depuis la liste ou la fiche, pour une facture comme pour un achat.
Ce que vous allez faire
- Ouvrir la fenêtre de paiement d'un document.
- Saisir le montant, la date et le mode de paiement.
- Vérifier le nouveau statut et la transaction créée.
- Supprimer un paiement saisi par erreur.
Où enregistrer un paiement
| Depuis | Action |
|---|---|
| Fiche du document | Carte Transactions associées : bouton Encaisser tant qu'il reste un solde, Ajouter un paiement une fois soldé |
| Liste | Menu Options de la ligne : Ajouter un paiement (solde dû) ou Paiements (document soldé) |
| Facture | Marquer comme payé, voir plus bas |
Les paiements concernent les factures, factures pro forma, bons de commande, devis et achats. Une note de crédit ne reçoit pas de paiement : elle se lie à un achat ou compense une facture.
- Dans la carte Transactions associées, cliquez sur Encaisser tant qu'il reste un solde.
- La fenêtre de paiement s'ouvre avec le récapitulatif du document.
- Le montant dû est ce qu'il reste à encaisser.
- Tout régler reprend le montant dû dans le champ Montant.
- Choisissez le mode de paiement en cliquant sur une vignette.
- Cliquez sur Enregistrer le paiement.
- La fenêtre se referme et la fiche se met à jour.
- Un message confirme que le paiement est enregistré.
La fenêtre de paiement
La fenêtre s'intitule « {numéro} - Ajouter un paiement ». Trois tuiles résument la situation : Montant total, Total payé, Montant dû. La ligne Paiements existants, avec son compteur, se déplie pour relire les paiements déjà saisis (« Aucun paiement enregistré » sinon).
- Montant : prérempli avec le solde dû. Le raccourci Tout régler le remet au solde complet. Un montant négatif est accepté pour un remboursement (« Montant négatif autorisé pour remboursements »).
- Date et heure : par défaut la date du document et l'heure actuelle. Les raccourcis Aujourd'hui et Date du doc · jj/mm/aaaa évitent la saisie.
- Mode de paiement : cliquez sur une vignette (espèces, virement, Bancontact, carte…). Ce choix est obligatoire : « Veuillez sélectionner un mode de paiement ».
- Référence (optionnel) : numéro de transaction, référence bancaire. Notes (optionnel) : informations complémentaires.
- Cliquez sur Enregistrer le paiement. Le message « Paiement enregistré » confirme, et la fiche se rafraîchit.
Un montant à zéro est refusé (« Veuillez saisir un montant. »).
Sur web.novadesko.com, la fenêtre demande en plus le Compte bancaire pour un virement, la carte pour un paiement par carte, et propose de lier le paiement à un mouvement bancaire réel (« Transaction bancaire (optionnel · lie le paiement au mouvement réel) »). Pour un achat, le bouton Paiement étalé crée un plan de paiement (addon Plans de paiement).
Paiements partiels et statut
| Après enregistrement | Statut du document |
|---|---|
| Il reste un solde dû | Partiellement payé (ambre) |
| Solde dû à zéro | Payé (vert) ; la pastille En retard disparaît |
| Paiements supérieurs au total | Trop payé |
Rien n'empêche plusieurs paiements partiels successifs : chaque nouveau paiement est prérempli avec ce qui reste. Sur web.novadesko.com, le message précise l'état : « Paiement de X € confirmé. Il reste Y € à régler. » ou « Paiement complet enregistré. Le document est acquitté. »
Marquer comme payé
Pour une facture, le menu propose Marquer comme payé. Une confirmation prévient : « Attention : cette action est irréversible. Une note de crédit devra être générée pour annuler ce paiement. » Dans l'application, confirmer ouvre la fenêtre de paiement avec le mode manuel présélectionné et le solde complet : vous gardez ainsi une transaction datée. Voir Statuts.
La transaction créée
Chaque paiement apparaît dans la carte Transactions associées de la fiche : mode de paiement ou banque, badge Terminé ou En attente, mention Bank Sync et fin d'IBAN quand le paiement vient d'un mouvement bancaire, date et heure, référence, note, montant (en rouge s'il est négatif).
La même transaction figure dans le module Transactions, avec vos autres mouvements. C'est là qu'un paiement reçu par la banque se rapproche d'un document : voir Lier une transaction à une pièce et Justifier les transactions bancaires.
Modifier ou supprimer un paiement
Sur web.novadesko.com, la liste Paiements existants de la fenêtre de paiement propose Modifier et Supprimer sur chaque ligne. La suppression demande « Voulez-vous vraiment supprimer ce paiement ? » et confirme par « Paiement supprimé avec succès ».
Dans l'application, ouvrez le module Transactions, repérez la ligne et cliquez sur Supprimer : « Supprimer cette transaction ? Cette action est irréversible. » Le montant réapparaît dans le solde dû du document.
Un encaissement synchronisé depuis Stripe ne se supprime pas : « Impossible de supprimer : cet encaissement provient de la synchronisation Stripe. » Voir Paiement en ligne Stripe et paiements manuels.