Créer une facture
Le formulaire complet, du choix du client à l'enregistrement : lignes, régimes TVA, mode Avancé, notes et totaux.
Le formulaire Nouvelle facture s'ouvre avec Créer depuis la liste des factures. Le même écran sert aux autres types de documents ; seuls le libellé du tiers et quelques champs changent. Il se compose des cartes Informations générales, Lignes du document et Notes et conditions, et d'un Résumé qui suit le défilement.
- Choisissez le client.
- Ajoutez les lignes de la facture.
- Le résumé se recalcule à chaque modification.
- Enregistrez la facture.
- Une confirmation apparaît.
Ce que vous allez faire
- Choisir ou créer le client, avec vérification VIES.
- Fixer le numéro, les dates et le régime TVA.
- Saisir les lignes depuis le catalogue ou en texte libre.
- Enregistrer, ou enregistrer et envoyer.
Informations générales
- Client : tapez un nom, un numéro de TVA, un e-mail ou une ville dans Rechercher un client.... Le bouton à droite ouvre Nouveau client.
- Numéro : proposé automatiquement, modifiable tant qu'il reste unique.
- Date d'émission (obligatoire) et Date d'échéance. Le sélecteur Conditions calcule l'échéance : À réception, 7 à 90 jours ou Libre ; 30 jours par défaut.
- Objet / Référence, Devise (EUR, USD, GBP, CHF) et Communication structurée, générée en lecture seule.
- Les interrupteurs Envoyer par e-mail après enregistrement et, si le client a un identifiant Peppol, Envoyer via Peppol après enregistrement.
Créer le client sans quitter le formulaire
- Ouvrez la création de client à côté du champ Client.
- La fenêtre s'ouvre sans quitter la facture.
- Saisissez le numéro de TVA de l'entreprise.
- Lancez la vérification VIES.
- Le numéro est confirmé par VIES.
- La société et l'adresse se remplissent et sont verrouillées.
La fenêtre Nouveau client a deux onglets, Entreprise et Particulier. Pour une entreprise, saisissez le Numéro de TVA et cliquez sur Vérifier : la société et l'adresse se remplissent depuis VIES et sont verrouillées ; Modifier les déverrouille. Si le numéro existe déjà, un encart propose Ouvrir la fiche ou Utiliser ce client. Complétez E-mail, Téléphone, Langue, Régime TVA, puis Créer le client. Pour un particulier, Prénom et Nom sont obligatoires. Voir Vérification VIES.
Régime TVA
En mode Avancé, le bloc Régime TVA apparaît sous les modèles de document, « hérité du client par défaut, modifiable par document » :
| Régime | Effet |
|---|---|
| TVA applicable | Taux normaux sur chaque ligne. |
| TVA en autoliquidation | TVA non facturée, due par le preneur (cocontractant). |
| TVA intracommunautaire | Exonération pour un client assujetti d'un autre pays de l'UE. |
| Exonéré de TVA | Client ou activité exonérés. |
- Le bloc apparaît en mode avancé, hérité du client.
- Choisissez le régime de ce document.
- Sélectionnez l'article légal qui justifie l'exonération.
- La mention est imprimée sur le PDF et les lignes passent à 0 %.
Pour les régimes sans TVA, choisissez l'Article légal (par exemple Art. 44 §1 CTVA) ; la Mention légale (imprimée sur le document) se remplit et reste modifiable. « Les lignes passent à 0 % de TVA ; la mention apparaît dans le résumé et sur le PDF. »
Lignes du document
- Une ligne produit porte quantité, prix et TVA.
- Les boutons sous le tableau ajoutent les autres sortes de lignes.
- Un titre de section regroupe les lignes qui suivent.
- Un texte libre ajoute une explication sans montant.
- Un saut de page commence une nouvelle page sur le PDF.
Le bouton Ajouter propose quatre sortes de lignes :
| Ligne | Usage |
|---|---|
| Ligne produit / service | Une ligne chiffrée : intitulé, quantité, prix, TVA. |
| Titre de section | Regroupe les lignes suivantes (Main d'œuvre, Fournitures...). |
| Texte libre | Paragraphe mis en forme imprimé entre les lignes. |
| Saut de page | Nouvelle page sur le PDF. |
Dans Produit / Description, tapez un intitulé : la liste propose Produit libre « ... » pour garder votre texte, ou un produit du catalogue qui remplit prix et TVA.
- Tapez un intitulé dans la recherche produit.
- La liste propose aussitôt deux possibilités.
- Le produit libre garde votre texte tel quel.
- Un produit du catalogue remplit le prix et la TVA.
Les colonnes sont Qté, Prix unitaire HT, TVA et Total HT, avec le TTC rappelé sous le total. Le mode Avancé ajoute Unité et Remise %, ainsi qu'une Remise globale en % ou en €, répartie sur chaque ligne avec Appliquer à toutes les lignes. Raccourcis : Tab cellule suivante, Entrée nouvelle ligne, ⌘Entrée enregistrer.
Le menu d'une ligne permet de la dupliquer, d'insérer une ligne, un titre ou un saut de page, et de la supprimer. L'icône en forme d'œil ouvre les Champs avancés : Description détaillée avec l'éditeur de texte (gras, italique, listes, alignement, lien), Code comptable (PCMN), Prix d'achat HT pour la marge, Catégorie d'achat, Note interne de ligne et Masquer sur le PDF.
Simple ou Avancé
Le commutateur Simple / Avancé se mémorise. Simple garde l'essentiel. Avancé affiche en plus Langue du document, Compte bancaire, Modèle de document (A4 Model 1 à 6), le bloc Régime TVA, les colonnes Unité et Remise %, la Remise globale et les boutons Titre de section, Texte libre et Saut de page. Le formulaire bascule seul en Avancé quand un document existant contient ces éléments.
Notes, résumé et enregistrement
La carte Notes et conditions contient Notes (visibles sur le document), la Note interne (« Non visible par le destinataire ») et les Conditions générales (pied de page défini dans les paramètres des documents).
Le Résumé affiche Sous-total HT, Remises, Net HT, la TVA par taux, Total TVA et TOTAL TTC, puis Enregistrer et envoyer, Enregistrer et Annuler. Un badge Brouillon apparaît dès la première saisie : le brouillon est sauvegardé localement toutes les dix secondes et proposé à la réouverture pendant sept jours. Les contrôles bloquants sont « Intitulé manquant. », « Quantité ≥ 1 requise par l'API. », « Prix négatif. », « Code PCMN : 4 à 8 chiffres. » et « L'échéance précède la date d'émission. »
Sur téléphone
Les champs s'empilent sur une colonne, chaque ligne devient une carte Ligne 1, Ligne 2 avec ses champs sous l'intitulé, et le résumé passe sous les notes.
Les champs marqués Web ne sont pas encore enregistrés par l'API mobile : Langue du document, Compte bancaire, Modèle de document, Catégorie d'achat, Note interne, Conditions générales, les lignes Titre de section, Texte libre et Saut de page, et dans les champs avancés Code comptable (PCMN), Prix d'achat HT, Catégorie d'achat, Note interne de ligne et Masquer sur le PDF. Ils restent dans le brouillon local ; seule la Description détaillée est envoyée après l'enregistrement. L'API refuse aussi une quantité inférieure à 1 et un prix négatif. Finalisez ces éléments dans l'application web.