Importer des documents en 3 étapes
Déposez vos factures d'achat, factures de vente ou notes de crédit, laissez Novadesko Intelligence les lire, puis vérifiez avant de confirmer.
Novadesko Intelligence transforme un PDF, une photo ou un fichier XML en document Novadesko : fournisseur, numéro, dates, lignes et TVA sont lus pour vous. Il existe deux entrées :
- le bouton Scanner de la barre d'outils des listes de documents (Achats, Factures...) ouvre directement le sélecteur de fichiers : choisissez un fichier (PDF, JPG, PNG ou XML), il est analysé et le document est créé dans la liste, avec le message « Document analysé et créé depuis le fichier. » ;
- sur téléphone (ou dans une fenêtre étroite), Scanner dans la barre du bas ouvre la fenêtre Importer des documents (Novadesko Intelligence) en trois étapes : Type, Téléverser, Vérification. Rien n'y est créé sans votre vérification.
- Ouvrez la liste Achats (ou Factures) dans le menu.
- Le bouton Scanner se trouve dans la barre d'outils, en haut de la liste.
- Cliquez dessus et choisissez un fichier : il est analysé et le document est créé directement.
- Le bouton Scanner se trouve dans la barre du bas.
- Touchez-le pour ouvrir l'assistant d'import.
- La fenêtre Importer des documents s'ouvre sur l'étape Type.
Novadesko Intelligence dépend de votre formule. Voir Plans et formules.
Ce que vous allez faire
- choisir le type de document à créer ;
- déposer un ou plusieurs fichiers ;
- suivre l'analyse de chaque fichier ;
- vérifier les données lues, puis confirmer l'import.
Étape 1 : le type de document
- Ouvrez l'assistant (Scanner dans la barre du bas). La carte Achats est présélectionnée.
- Choisissez une carte, puis cliquez sur Continuer.
| Carte | Côté | Ce qui sera créé |
|---|---|---|
| Achats | Achat | Une facture d'achat, rattachée à un fournisseur. |
| Factures | Vente | Une facture de vente, rattachée à un client. |
| Notes de Crédit | Vente | Une note de crédit client. |
- Trois cartes : Achats, Factures et Notes de Crédit, avec leur côté (Achat ou Vente) en dessous.
- Achats est sélectionné pour une facture fournisseur.
- Cliquez sur Continuer pour passer au dépôt des fichiers.
Les reçus ne sont pas proposés : l'OCR est désactivé pour ce type.
Étape 2 : téléverser et analyser
- Glissez vos fichiers dans la zone Déposez vos fichiers ici, ou cliquez sur Parcourir. Sur téléphone, le sélecteur de fichiers du système s'ouvre.
- Le type choisi est rappelé au-dessus de la zone ; Modifier ramène à l'étape 1.
- Chaque fichier apparaît dans la colonne Fichiers sélectionnés avec sa taille et son état. Les fichiers partent par lots de trois.
- Quand au moins un fichier est Prêt et qu'aucun n'est en cours, cliquez sur Continuer.
| Règle | Valeur |
|---|---|
| Formats autorisés | PDF, JPG, PNG, XML (UBL), Excel (XLS, XLSX) |
| Taille par fichier | 20 Mo au plus |
| Fichier refusé | Message « format non supporté » ou « fichier trop volumineux (max 20 Mo) », le fichier n'est pas ajouté |
| État du fichier | Signification |
|---|---|
| En attente | Dans la file, envoi pas encore commencé. |
| Envoi... | Le fichier est transmis au serveur. |
| Analyse... | Le serveur lit le document ; la barre de progression avance. |
| Prêt | Les données sont extraites, le fichier peut être vérifié. |
| Analyse en arrière-plan | L'analyse dure plus longtemps que prévu ; le serveur continue et le document apparaîtra dans la liste plus tard. |
| Erreur | Le fichier a été refusé ou l'analyse a échoué ; le motif s'affiche sous le nom. |
- Glissez vos fichiers dans la zone, ou cliquez sur Parcourir.
- Un fichier analysé passe à l'état Prêt.
- Pendant la lecture, le fichier affiche Analyse.
- Un fichier illisible ou refusé affiche Erreur : il ne sera pas importé.
- Dès qu'un fichier est prêt et qu'aucun n'est en cours, cliquez sur Continuer.
Côté serveur, l'envoi est accepté immédiatement et l'analyse tourne en file d'attente : le fichier est archivé, le texte est lu, puis l'intelligence artificielle identifie le tiers, les dates, les lignes et les taux de TVA. La fenêtre interroge le serveur toutes les quelques secondes jusqu'au résultat. Les doublons sont repérés dès l'envoi (voir Doublons).
Quand vous disposez du XML UBL d'une facture électronique, déposez-le de préférence au PDF : les montants et le numéro de TVA sont repris tels quels.
Étape 3 : vérifier et confirmer
L'écran Vérification des documents affiche une carte par fichier analysé, avec les champs lus et les lignes. Ce qui est extrait :
| Donnée | Champ |
|---|---|
| Numéro du document | Référence |
| Tiers (nom et numéro de TVA) | Fournisseur ou Client, selon le type |
| Dates | Date et Échéance |
| Montants | Une ligne par poste : HT unit., Qté, TVA, TTC total, puis Total HT, TVA, Total TTC |
| Catégorie d'achat proposée | Catégorie (achats uniquement) |
| Libellé | Description |
Corrigez ce qui doit l'être, puis cliquez sur Confirmer l'import. Un message « n document(s) importé(s) » confirme, la liste se recharge et le document rejoint vos Achats (ou Factures), avec le fichier d'origine joint. Le détail des contrôles est dans Vérifier un document importé.
- Novadesko Intelligence remplit la Référence lue sur le document.
- Puis le fournisseur, avec son numéro de TVA.
- La date du document ; l'échéance suit.
- Une ligne par poste : HT unitaire, quantité, taux de TVA et TTC.
- Les totaux se recalculent : comparez le Total TTC au document.
- Tout est correct : cliquez sur Confirmer l'import.
Fermer la fenêtre avant Confirmer l'import abandonne les fichiers encore en vérification. Les fichiers passés en Analyse en arrière-plan sont, eux, traités par le serveur même fenêtre fermée.