Documenten importeren in 3 stappen
Zet uw aankoopfacturen, verkoopfacturen of creditnota's neer, laat Novadesko Intelligence ze lezen en controleer alles voordat u bevestigt.
Novadesko Intelligence zet een PDF, een foto of een XML-bestand om in een Novadesko-document: leverancier, nummer, datums, regels en btw worden voor u gelezen. Er zijn twee ingangen:
- de knop Scannen in de werkbalk van de documentlijsten (Aankopen, Facturen...) opent meteen de bestandskiezer: kies één bestand (PDF, JPG, PNG of XML), het wordt geanalyseerd en het document wordt in de lijst aangemaakt, met de melding « Document geanalyseerd en aangemaakt op basis van het bestand. »;
- op een telefoon (of in een smal venster) opent Scannen in de onderste balk het venster Documenten importeren (Novadesko Intelligence) in drie stappen: Type, Uploaden, Verificatie. Daar wordt niets aangemaakt zonder uw controle.
- Open de lijst Aankopen (of Facturen) in het menu.
- De knop Scannen staat in de werkbalk boven de lijst.
- Klik erop en kies een bestand: het wordt geanalyseerd en het document wordt meteen aangemaakt.
- De knop Scannen staat in de onderste balk.
- Tik erop om de importassistent te openen.
- Het venster Documenten importeren opent op de stap Type.
Novadesko Intelligence hangt af van uw formule. Zie Plannen en formules.
Wat u gaat doen
- het type document kiezen dat moet worden aangemaakt;
- een of meer bestanden neerzetten;
- de analyse van elk bestand volgen;
- de gelezen gegevens controleren en de import bevestigen.
Stap 1: het documenttype
- Open de assistent (Scannen in de onderste balk). De kaart Aankopen is vooraf geselecteerd.
- Kies een kaart en klik op Doorgaan.
| Kaart | Kant | Wat wordt aangemaakt |
|---|---|---|
| Aankopen | Aankoop | Een aankoopfactuur, gekoppeld aan een leverancier. |
| Facturen | Verkoop | Een verkoopfactuur, gekoppeld aan een klant. |
| Creditnota's | Verkoop | Een creditnota voor een klant. |
- Drie kaarten: Aankopen, Facturen en Creditnota's, met hun kant (Aankoop of Verkoop) eronder.
- Aankopen is geselecteerd voor een leveranciersfactuur.
- Klik op Doorgaan om de bestanden toe te voegen.
Bonnen worden niet aangeboden: OCR is voor dit type uitgeschakeld.
Stap 2: uploaden en analyseren
- Sleep uw bestanden naar de zone Sleep hier uw bestanden, of klik op Bestanden bladeren. Op een telefoon opent de bestandskiezer van het systeem.
- Het gekozen type wordt boven de zone herhaald; Wijzigen brengt u terug naar stap 1.
- Elk bestand verschijnt in de kolom Geselecteerde bestanden met zijn grootte en zijn status. De bestanden vertrekken in reeksen van drie.
- Zodra minstens één bestand Klaar is en er geen enkel meer bezig is, klikt u op Doorgaan.
| Regel | Waarde |
|---|---|
| Toegestane formaten | PDF, JPG, PNG, XML (UBL), Excel (XLS, XLSX) |
| Grootte per bestand | Maximaal 20 MB |
| Geweigerd bestand | Melding « niet-ondersteund formaat » of « bestand te groot (max. 20 MB) », het bestand wordt niet toegevoegd |
| Bestandsstatus | Betekenis |
|---|---|
| In afwachting | In de wachtrij, het verzenden is nog niet gestart. |
| Verzenden... | Het bestand wordt naar de server verstuurd. |
| Analyseren... | De server leest het document; de voortgangsbalk loopt. |
| Klaar | De gegevens zijn uitgelezen, het bestand kan worden gecontroleerd. |
| Analyse op de achtergrond | De analyse duurt langer dan verwacht; de server gaat verder en het document verschijnt later in de lijst. |
| Fout | Het bestand is geweigerd of de analyse is mislukt; de reden staat onder de naam. |
- Sleep uw bestanden naar de zone of klik op Bladeren.
- Een geanalyseerd bestand krijgt de status Klaar.
- Tijdens het lezen toont het bestand Analyseren.
- Een onleesbaar of geweigerd bestand toont Fout: het wordt niet geïmporteerd.
- Zodra een bestand klaar is en er geen meer bezig is, klikt u op Doorgaan.
Aan de serverkant wordt de upload onmiddellijk aanvaard en loopt de analyse in een wachtrij: het bestand wordt gearchiveerd, de tekst wordt gelezen en daarna identificeert de artificiële intelligentie de tegenpartij, de datums, de regels en de btw-tarieven. Het venster bevraagt de server om de paar seconden tot het resultaat er is. Duplicaten worden al bij het uploaden opgespoord (zie Duplicaten).
Wanneer u over de UBL-XML van een elektronische factuur beschikt, zet u die bij voorkeur neer in plaats van de PDF: de bedragen en het btw-nummer worden letterlijk overgenomen.
Stap 3: controleren en bevestigen
Het scherm Documentverificatie toont een kaart per geanalyseerd bestand, met de gelezen velden en de regels. Wat wordt uitgelezen:
| Gegeven | Veld |
|---|---|
| Documentnummer | Referentie |
| Tegenpartij (naam en btw-nummer) | Leverancier of Klant, volgens het type |
| Datums | Datum en Vervaldatum |
| Bedragen | Een regel per post: Eenh. excl. btw, Aantal, Btw, Totaal incl. btw, daarna Totaal excl. btw, Btw, Totaal incl. btw |
| Voorgestelde aankoopcategorie | Categorie (alleen aankopen) |
| Omschrijving | Beschrijving |
Corrigeer wat nodig is en klik op Import bevestigen. Een melding « n document(en) geïmporteerd » bevestigt, de lijst wordt herladen en het document komt bij uw Aankopen (of Facturen) terecht, met het oorspronkelijke bestand als bijlage. De details van de controles vindt u in Een geïmporteerd document controleren.
- Novadesko Intelligence vult de Referentie in die op het document staat.
- Daarna de leverancier, met zijn btw-nummer.
- De datum van het document; de vervaldatum volgt.
- Eén regel per post: eenheidsprijs excl. btw, aantal, btw-tarief en totaal incl. btw.
- De totalen worden herberekend: vergelijk het Totaal incl. btw met het document.
- Alles klopt: klik op Import bevestigen.
Als u het venster sluit vóór Import bevestigen, worden de bestanden die nog in verificatie staan opgegeven. Bestanden die naar Analyse op de achtergrond zijn overgegaan, worden wel door de server verwerkt, ook met gesloten venster.