Een geïmporteerd document controleren
De velden die u op de verificatiekaart controleert, het corrigeren van regels en btw, de koppeling aan de leverancier en de grenzen van de automatische lezing.
De stap Verificatie is het enige moment waarop u naleest wat Novadesko Intelligence heeft begrepen. Eén kaart per bestand, met links een voorbeeld en rechts de velden. Alles is aanpasbaar vóór Import bevestigen; daarna corrigeert u het document zoals elk ander.
- Op een telefoon staan dezelfde velden onder elkaar.
- Controleer de gelezen bedragen.
- De knop Import bevestigen staat onderaan het scherm, naast Terug.
Wat u gaat doen
- de tegenpartij, het nummer en de datums controleren;
- elke regel en het btw-tarief ervan nalezen;
- een aankoopcategorie kiezen;
- bevestigen en het document terugvinden in de lijst.
De velden om te controleren
| Veld | Wat u controleert |
|---|---|
| Type | Aankopen, Facturen of Creditnota's. Wijzig het hier als het bestand niet van het type is dat u in stap 1 koos. |
| Referentie | Het nummer dat op het document staat. Het dient voor de duplicaatdetectie en de bankafstemming. |
| Leverancier of Klant | De gelezen naam, met het btw-nummer eronder. Een groen vinkje geeft aan dat een bestaande fiche is geselecteerd. |
| Categorie | Alleen aankopen: de categorie die wordt voorgesteld op basis van de leverancier of de omschrijving. Zoeken op naam of code. |
| Datum | Uitgiftedatum. |
| Vervaldatum | Overgenomen van het document; anders gelijk aan de datum. |
| Beschrijving | Vrije omschrijving, optioneel. |
De tegenpartij koppelen
- Typ in Leverancier (of Klant): de lijst stelt uw fiches voor op naam of op btw-nummer.
- Selecteer een fiche, of klik op De leverancier aanmaken « Naam » om er een aan te maken met het gelezen btw-nummer.
- Als een fiche dit btw-nummer of deze naam al draagt, wordt die in de plaats geselecteerd: « Bestaande leverancier geselecteerd ».
De automatiseringsinstellingen van de leveranciersfiche (standaardcategorie, snelle betaling) gelden voor documenten die via OCR worden geïmporteerd net zoals voor documenten die via Peppol binnenkomen.
Een tegenpartij is verplicht: zonder leverancier op een aankoop, of zonder klant op een verkoop, wordt de import geweigerd met « Gelieve een leverancier in te voeren ».
De regels en de btw corrigeren
Het blok Regels neemt elke gelezen post over met vier kolommen.
| Kolom | Regel |
|---|---|
| Eenh. excl. btw | Eenheidsprijs exclusief btw. |
| Aantal | Hoeveelheid, standaard 1. |
| Btw | Tarief gekozen uit uw btw-tarieven; 21 % als niets is gelezen. |
| Totaal incl. btw | Berekend. Als u het bedrag incl. btw van het document intypt, wordt de eenheidsprijs excl. btw herberekend op basis van de hoeveelheid en het tarief. |
Toevoegen maakt een regel aan, het prullenbakicoon verwijdert er een. De totalen Totaal excl. btw, Btw en Totaal incl. btw worden live herberekend: vergelijk ze met de voet van het oorspronkelijke document.
Wanneer geen enkele regel kon worden opgebouwd, toont de kaart « Geen regel gedetecteerd. Gelezen totaal: 100,00 € excl. btw · 121,00 € incl. btw. » Voeg dan een regel toe met het totaal excl. btw en het juiste tarief.
Een document met meerdere tarieven (horeca, brandstof) moet één regel per tarief hebben. Controleer of het Totaal incl. btw exact uitkomt op het betaalde bedrag.
Bevestigen
- Klik op Import bevestigen. De knop blijft grijs zolang geen enkele kaart klaar is.
- De geïmporteerde kaarten verdwijnen; een melding « n document(en) geïmporteerd » verschijnt. Een kaart met een fout blijft op het scherm met de reden.
- Het document staat in de lijst Aankopen of Facturen, met het oorspronkelijke bestand als bijlage en de badge OCR.
U kunt het daarna aanvullen (betaling, categorie, btw-periode) vanuit zijn fiche.
Grenzen van de automatische lezing
OCR leest gedrukte tekst. Handgeschreven vermeldingen, wazige of slecht gekadreerde foto's en documenten met veel contrast leveren lege of foute velden op: lees altijd de referentie, de datum en de totalen na. Zet één bestand per document neer; een PDF die meerdere facturen bundelt, wordt als één document behandeld. Een bestand van meer dan 20 MB wordt geweigerd.
Andere situaties:
| Melding | Wat te doen |
|---|---|
| Analyse op de achtergrond | De server gaat verder; sluit het venster en zoek het document wat later op in de lijst. |
| Fout: « De OCR-analyse is mislukt » | Verwijder het bestand en zet het opnieuw neer. Blijft de fout, voer het document dan handmatig in. |
| « Netwerkfout - controleer uw verbinding » | Controleer de verbinding en start het uploaden opnieuw. |
| Badge Dubbel | Zie Duplicaten. |