VIES-controle
Hoe het btw-nummer bij de Europese dienst wordt gecontroleerd, wat vooraf wordt ingevuld en wat elk resultaat betekent.
VIES is de dienst van de Europese Commissie die bevestigt dat een btw-nummer geldig is in zijn lidstaat. Novadesko bevraagt hem vanuit het klantformulier, en op dezelfde manier vanuit het leveranciersformulier, om twee redenen: tikfouten vermijden in een nummer dat op uw facturen zal staan, en de fiche invullen zonder overtypen.
Wat u gaat doen
- Het btw-nummer invoeren en het resultaat van de controle lezen.
- De fiche laten aanvullen met de VIES-gegevens.
- De foutgevallen begrijpen en wat ze betekenen voor de facturatie.
De controle starten
- Kies in Klant aanmaken voor Bedrijf.
- Voer het nummer in bij BTW-nummer, landprefix inbegrepen (BE0123456789). Spaties en punten worden genegeerd.
- De controle start vanzelf 0,8 seconde na het typen zodra het nummer minstens 9 tekens telt. De knop « Vérifier » (controleren) start ze op aanvraag opnieuw.
- Lees de statusregel bovenaan het formulier en de tekst onder het veld.
| Statusregel | Betekenis |
|---|---|
| VIES-controle | Geen controle bezig. |
| « Analyse VIES en cours... » (VIES-controle bezig) | De dienst wordt bevraagd. |
| Geldig BTW-nummer · Naam | Nummer bevestigd, gevolgd door de officiële benaming. Onder het veld: « Geldig btw-nummer (VIES) ». |
| « Numéro de TVA introuvable sur VIES » (btw-nummer niet gevonden in VIES) | De dienst antwoordt dat het nummer niet geldig is. |
| « VIES indisponible pour le moment » (VIES momenteel onbeschikbaar) | De dienst heeft niet geantwoord. |
Wat vooraf wordt ingevuld
Wanneer het nummer geldig is, krijgen de nog lege velden de gegevens die VIES terugstuurt: Bedrijfsnaam, Volledig adres, Postcode, Stad en Land (afgeleid uit de prefix van het nummer). Een al ingevuld veld wordt nooit overschreven, zodat u vóór of na de controle kunt corrigeren. Het type gaat over naar Bedrijf als dat nog niet zo was.
Als de prefix een land van de Europese Unie aanduidt dat niet België is, wordt het vakje « Client intracommunautaire » (intracommunautaire klant) automatisch aangevinkt. De klant verschijnt dan in Intracommunautaire klantenlijst.
- Vul het btw-nummer in met de landcode ervoor.
- Klik op Controleren.
- De statusregel bevestigt dat het nummer geldig is in VIES.
- De bedrijfsnaam wordt automatisch ingevuld.
- Ook het adres dat VIES teruggeeft wordt overgenomen.
Op web.novadesko.com combineert de zoekopdracht VIES en CompanySearch (adresboek van Belgische ondernemingen). De gevonden gegevens worden voorgesteld in het venster Bedrijfsinformatie opgehaald met de knoppen Toepassen en Negeren; er wordt niets gewijzigd zolang u niet op Toepassen hebt geklikt.
Nummer niet gevonden of dienst onbeschikbaar
- Nummer niet gevonden: controleer het formaat (landprefix gevolgd door de cijfers, zonder het woord « TVA » of « BTW ») en ga dan na of de onderneming wel btw-plichtig is. Een Belgisch ondernemingsnummer bestaat in de KBO zonder noodzakelijk voor de btw geactiveerd te zijn; in dat geval kent VIES het niet.
- VIES onbeschikbaar: de nationale diensten kennen onderbrekingen. Opslaan blijft mogelijk; start « Vérifier » later opnieuw vanuit Bewerken.
- Nummer al in gebruik: de melding komt van de duplicaatcontrole, niet van VIES. Zie Duplicaten.
Een nummer dat geldig is in VIES ontslaat u niet van het kiezen van het juiste BTW-regime op de fiche. Voor een klant uit de Europese Unie bepalen het regime en het Wetsartikel van de vrijstelling de vermelding die op uw facturen wordt afgedrukt; ze worden niet afgeleid uit de controle.
En voor leveranciers
Het leveranciersformulier gebruikt dezelfde controle, met dezelfde vooraf ingevulde velden. Zie VIES en duplicaten bij leveranciers.