Een leverancier aanmaken
Het leveranciersformulier, de standaardaankoopcategorie, de bankgegevens en de Peppol-ontvangst.
Het formulier Leverancier aanmaken vraagt één enkel verplicht veld, Bedrijfsnaam. Het btw-nummer is sterk aanbevolen: het start de VIES-controle, de duplicaatcontrole en het zoeken van de Peppol-identificatie.
Wat u gaat doen
- Het btw-nummer invoeren en VIES de naam en het adres laten invullen.
- De IBAN en de contactgegevens invullen.
- De standaardaankoopcategorie en -betaalmethode vastleggen.
De fiche aanmaken
- Open Leveranciers en klik op Leverancier toevoegen.
- Voer het BTW-nummer in of klik op Controleren: de naam en het adres worden aangevuld als ze leeg zijn.
- Vul de hieronder beschreven rubrieken aan.
- Klik op Opslaan. De melding « Leverancier succesvol aangemaakt. » bevestigt en de fiche opent.
- Voer het btw-nummer van de leverancier in.
- Klik op Controleren om VIES meteen te raadplegen.
- VIES bevestigt het nummer: de bedrijfsnaam wordt ingevuld als die leeg is.
- Voeg de IBAN toe die op zijn facturen staat.
- Kies de standaardaankoopcategorie, die op zijn nieuwe aankopen wordt overgenomen.
- Klik op Opslaan: een bevestiging verschijnt en de fiche wordt geopend.
Na het opslaan wordt de Peppol-identificatie automatisch opgezocht op basis van het btw-nummer. U kunt ook een leverancier aanmaken zonder een aankoop te verlaten: het aankoopformulier en de import via Novadesko Intelligence bieden de inline aanmaak met dezelfde controles.
De rubrieken van het formulier
Bedrijf
| Veld | Gebruik |
|---|---|
| Avatar | Initialen, of een JPG-, PNG- of WebP-afbeelding van maximaal 2 MB. |
| BTW-nummer | Formaat BE0123456789. Prefix BE standaard voorgesteld. Automatische VIES-controle. |
| Bedrijfsnaam | Verplicht. Vooraf ingevuld door VIES. |
| IBAN, BIC | Bankgegevens van de leverancier. Op het web wordt de BIC automatisch gedetecteerd uit de IBAN en wordt een slecht gevormde IBAN gemeld. |
| Website | Adres van de site, te openen vanuit de fiche. |
Adres
Volledig adres, Postcode, Stad en Land, vooraf ingevuld door VIES wanneer ze leeg zijn.
Automatisering betaling & boekhouding
Deze instellingen worden automatisch toegepast op de nieuwe aankoopdocumenten van deze leverancier, of ze nu uit de OCR-import, uit Peppol of uit de snelle betaling komen.
| Veld | Effect |
|---|---|
| Standaard betaalmethode | Voorgesteld op elke aankoop bij de leverancier. |
| Aankoopcategorie | Klasseert de geïmporteerde aankopen automatisch; dat is de categorie die voor de btw-aangifte en de rapporten wordt gebruikt. |
| Bankrekening | De standaardrekening stelt u in bij Bankrekeningen. |
Rechterkolom
| Rubriek | Inhoud |
|---|---|
| Contact | Telefoon (internationaal formaat, vlag voor de landcode), E-mail, Contactpersoon. |
| Categorie | Selecteer een categorie: aankoopcategorie die aan de leverancier is gekoppeld; vakje Gearchiveerd. |
| Tags | Tags van de leverancier: voeg tags toe om deze leverancier terug te vinden in de lijst en de globale zoekopdracht. |
| Peppol | De gevonden identificatie, of « Geen Peppol-identificatie » zolang de zoekopdracht niet heeft plaatsgevonden. De schakelaar Peppol-ontvangst geactiveerd importeert automatisch de facturen die van deze leverancier worden ontvangen. |
De Categorie in de rechterkolom en de Aankoopcategorie van de automatisering zijn twee afzonderlijke instellingen: de eerste klasseert de leverancier, de tweede wordt overgenomen op zijn aankoopdocumenten. Vul voor een vaste leverancier beide in met dezelfde categorie.
Een leverancier bewerken
Open de fiche en daarna Bewerken, of gebruik het potlood in de lijst. Het formulier voegt de rubriek Leverancierscode toe, automatisch toegekend bij het aanmaken. De melding « Leverancier succesvol bijgewerkt. » bevestigt. De al geregistreerde aankopen worden niet gewijzigd.
Schakel Peppol-ontvangst geactiveerd in voor uw leveranciers die via Peppol factureren: hun facturen worden in uw aankopen geïmporteerd zonder via de inbox te passeren. Zie Inbox en verzonden documenten.