Betalingen en inning
Een volledige of gedeeltelijke betaling op een document registreren, de statuswijziging begrijpen, de aangemaakte transactie terugvinden en ze zo nodig corrigeren.
Een betaling die op een document wordt geregistreerd, maakt een transactie aan, vermindert het verschuldigde saldo en laat de status evolueren: Gedeeltelijk betaald en daarna Betaald. Het betalingsvenster is overal hetzelfde, vanuit de lijst of de fiche, voor een factuur zoals voor een aankoop.
Wat u gaat doen
- Het betalingsvenster van een document openen.
- Het bedrag, de datum en de betaalmethode invoeren.
- De nieuwe status en de aangemaakte transactie controleren.
- Een per vergissing ingevoerde betaling verwijderen.
Waar u een betaling registreert
| Vanuit | Actie |
|---|---|
| Fiche van het document | Kaart Gekoppelde transacties: knop « Encaisser » (innen) zolang er een saldo is, Betaling toevoegen zodra het is vereffend |
| Lijst | Menu Opties van de rij: Betaling toevoegen (verschuldigd saldo) of Betalingen (vereffend document) |
| Factuur | Markeren als betaald, zie verder |
De betalingen gelden voor facturen, proforma facturen, bestelbonnen, offertes en aankopen. Een creditnota ontvangt geen betaling: ze wordt aan een aankoop gekoppeld of compenseert een factuur.
- Klik in de kaart Gekoppelde transacties op Afrekenen zolang er een saldo openstaat.
- Het betaalvenster opent met het overzicht van het document.
- Het verschuldigde bedrag is wat nog te innen valt.
- Alles vereffenen neemt het verschuldigde bedrag over in het veld Bedrag.
- Kies de betaalwijze door op een tegel te klikken.
- Klik op Betaling opslaan.
- Het venster sluit en de fiche wordt bijgewerkt.
- Een melding bevestigt dat de betaling is geregistreerd.
Het betalingsvenster
Het venster heet « {nummer} - Betaling toevoegen ». Drie tegels vatten de situatie samen: Totaalbedrag, Totaal betaald, Verschuldigd bedrag. De regel « Paiements existants » (bestaande betalingen), met zijn teller, vouwt uit om de al ingevoerde betalingen na te lezen (anders « Geen betaling geregistreerd »).
- Bedrag: vooringevuld met het verschuldigde saldo. De snelkoppeling « Tout régler » (alles vereffenen) zet het terug op het volledige saldo. Een negatief bedrag wordt aanvaard voor een terugbetaling (« Negatief bedrag toegestaan voor terugbetalingen »).
- Datum en tijd: standaard de datum van het document en het huidige uur. De snelkoppelingen Vandaag en « Date du doc · jj/mm/aaaa » (datum van het document) vermijden de invoer.
- Betaalmethode: klik op een tegel (contant, overschrijving, Bancontact, kaart…). Deze keuze is verplicht: « Selecteer een betaalmethode ».
- « Référence (optionnel) » (referentie, optioneel): transactienummer, bankreferentie. Notities (optioneel): bijkomende informatie.
- Klik op Betaling opslaan. De melding « Betaling geregistreerd » bevestigt, en de fiche wordt vernieuwd.
Een bedrag van nul wordt geweigerd (« Voer een bedrag in. »).
Op web.novadesko.com vraagt het venster daarnaast de Bankrekening voor een overschrijving, de kaart voor een kaartbetaling, en biedt het aan de betaling te koppelen aan een echte bankverrichting (« Banktransactie (optioneel · koppelt de betaling aan de echte verrichting) »). Voor een aankoop maakt de knop Gespreide betaling een afbetalingsplan aan (add-on Betalingsplannen).
Gedeeltelijke betalingen en status
| Na registratie | Status van het document |
|---|---|
| Er blijft een verschuldigd saldo | Gedeeltelijk betaald (amber) |
| Verschuldigd saldo op nul | Betaald (groen); de badge Achterstallig verdwijnt |
| Betalingen hoger dan het totaal | Te veel betaald |
Niets verhindert meerdere opeenvolgende gedeeltelijke betalingen: elke nieuwe betaling wordt vooringevuld met wat overblijft. Op web.novadesko.com preciseert de melding de toestand: « Betaling van X € bevestigd. Er blijft Y € te betalen. » of « Volledige betaling geregistreerd. Het document is vereffend. »
Markeren als betaald
Voor een factuur biedt het menu Markeren als betaald. Een bevestiging waarschuwt: « Let op: deze actie is onomkeerbaar. Er moet een creditnota worden gegenereerd om deze betaling te annuleren. » In de applicatie opent bevestigen het betalingsvenster met de handmatige methode vooraf geselecteerd en het volledige saldo: zo behoudt u een gedateerde transactie. Zie Statussen.
De aangemaakte transactie
Elke betaling verschijnt in de kaart Gekoppelde transacties van de fiche: betaalmethode of bank, badge Voltooid of In afwachting, vermelding Bank Sync en einde van het IBAN wanneer de betaling van een bankverrichting komt, datum en tijd, referentie, notitie, bedrag (in het rood als het negatief is).
Dezelfde transactie staat in de module Transacties, bij uw andere verrichtingen. Daar wordt een betaling die via de bank is ontvangen aan een document gekoppeld: zie Een transactie aan een stuk koppelen en Banktransacties verantwoorden.
Een betaling wijzigen of verwijderen
Op web.novadesko.com biedt de lijst « Paiements existants » (bestaande betalingen) van het betalingsvenster Bewerken en Verwijderen op elke rij. Het verwijderen vraagt « Wilt u deze betaling echt verwijderen? » en bevestigt met « Betaling succesvol verwijderd ».
In de applicatie opent u de module Transacties, zoekt u de rij en klikt u op Verwijderen: « Deze transactie verwijderen? Deze actie is onomkeerbaar. » Het bedrag verschijnt opnieuw in het verschuldigde saldo van het document.
Een vanuit Stripe gesynchroniseerde betaling kan niet worden verwijderd: « Kan niet verwijderen: deze betaling komt van de Stripe-synchronisatie. » Zie Online betaling via Stripe en handmatige betalingen.