Klanten importeren en exporteren
Het menu Importeren met zijn CSV- en Excel-sjablonen, de export van de lijst of van een selectie, en de btw-lijsten.
Drie knoppen van de werkbalk Klanten dienen voor gegevensuitwisseling: Importeren, Exporteer CSV en de twee btw-lijsten. Bestanden importeren gebeurt op web.novadesko.com; in de apps kunt u het sjabloon downloaden en exporteren naar CSV.
Wat u gaat doen
- Het sjabloon downloaden, invullen en uw klanten in één keer importeren.
- De volledige lijst of een selectie exporteren.
- De jaarlijkse btw-lijst en de intracommunautaire lijst raadplegen.
Klanten importeren
- Klik op Importeren in de werkbalk.
- Het menu biedt drie keuzes.
- Download eerst het CSV- of Excel-sjabloon en vul het in.
- Kies daarna Bestand importeren om het ingevulde bestand te versturen.
- Klik op Importeren en daarna op « Télécharger le modèle CSV » (CSV-sjabloon downloaden) of « Télécharger le modèle Excel » (Excel-sjabloon downloaden). Het sjabloon bevat een voorbeeldrij.
- Vul het bestand in, één rij per klant, en behoud de kopregel.
- Klik op web.novadesko.com op Importeren › Bestand importeren, zet het bestand neer in de zone Zet een bestand hier neer (toegestane formaten: .xlsx, .xls, .csv) en bevestig met Importeren.
- De resultaatmelding geeft het aantal geïmporteerde en bijgewerkte klanten. Bij problemen worden de eerste vijf fouten getoond met het rijnummer.
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
id |
Novadesko-identificatie, optioneel. Bestaat ze, dan wordt de klant bijgewerkt; anders wordt een nieuwe klant aangemaakt. |
first_name / prenom |
Voornaam. |
last_name / nom |
Achternaam. |
company / entreprise |
Bedrijf. |
email |
E-mailadres. |
company_identification / tva |
Btw-nummer. |
phone, address, postal_code, city, country |
Telefoon, adres, postcode, gemeente, landcode (BE). |
Om veel fiches te corrigeren, exporteert u eerst de lijst naar CSV: de kolom id is ingevuld, u hoeft alleen de waarden aan te passen en het bestand opnieuw te importeren op het web. De fiches worden bijgewerkt in plaats van gedupliceerd.
De import gaat niet door de VIES-controle, noch door de duplicaatcontrole van het formulier. Ruim uw bestand op vóór de import, in het bijzonder de btw-nummers (formaat BE0123456789, zonder het woord « TVA » of « BTW »).
Klanten exporteren
De knop Exporteer CSV biedt Exporteren als CSV, Exporteren als Excel (op het web) en Selectie exporteren (n), actief zodra een rij is aangevinkt. Het menu van een rij bevat « Exporter (CSV) » (exporteren als CSV) voor één klant.
Het CSV-bestand van de apps bevat: id, customer_code, first_name, last_name, company, company_identification, email, phone, address, postal_code, city, country, peppol_identity, is_individual, is_archived, created_at. De webexport voegt het mobiele nummer, de fax, de geboortedatum, het btw-regime en de status toe.
Afhankelijk van uw formule kan de knop Exporteren vergrendeld zijn (hangslotje). Zie Plannen.
Meervoudige selectie
- Actieve selecteren vinkt alle actieve klanten in één klik aan.
- U kunt de regels ook één voor één aanvinken.
- Exporteer alleen de selectie als CSV.
- Verwijderen geldt voor de hele selectie, na bevestiging.
Meervoudige selectie opent een paneel met Actieve selecteren, Gearchiveerde selecteren, Alles selecteren en Resetten, en daarna de acties Dupliceren (op het web) en Verwijderen. De teller op de knop geeft het aantal aangevinkte rijen. Zonder selectie verschijnt de melding « Gelieve minstens één klant te selecteren. ».
Btw-lijst van de klanten
- De listing opent op het tabblad Nationaal.
- Alleen klanten met een btw-nummer verschijnen, met hun totalen.
- Het tabblad Intracom toont de intracommunautaire listing.
- Download de listing voor uw aangifte.
- BTW-klantenlijst beperkt de lijst tot de klanten die een btw-nummer hebben: dat is de basis van de jaarlijkse lijst van btw-plichtige klanten.
- Intracommunautaire klantenlijst beperkt de lijst tot de klanten met een btw-nummer van een andere lidstaat van de Europese Unie.
In de apps filteren deze twee knoppen de lijst; de ondertitel van het scherm herinnert aan de actieve weergave. Op web.novadesko.com wordt de lijst per kalenderjaar opgesteld: elke klant staat erin met zijn btw-nummer, het totaal exclusief btw, de btw en het aantal documenten van het jaar, en de lijst kan u per e-mail worden toegestuurd. De bedragen komen uit de gevalideerde facturen en creditnota's, vandaar het belang van fiches zonder duplicaten.