Een ontvangen document importeren
Een via het netwerk ontvangen factuur omzetten in een Novadesko-aankoop, per stuk, in bulk of automatisch, en duplicaten met Novadesko Intelligence beheren.
Een via Peppol ontvangen document blijft in de Peppol Inbox staan zolang u het niet hebt geïmporteerd. De import maakt de aankoop aan in uw Aankopen, met de leverancier gekoppeld op basis van zijn btw-nummer en de XML als bijlage bewaard. Geen overtypen, geen OCR-lezing: de bedragen komen uit het gestructureerde bestand.
Wat u gaat doen
- een document importeren vanuit de rij of het paneel;
- meerdere documenten in één keer importeren;
- het automatisch importeren inschakelen;
- een document behandelen dat al met Novadesko Intelligence is gescand.
Een document importeren
- Zoek in het tabblad Ontvangen de rij met de amberkleurige balk, status Te importeren of Nieuw.
- Klik op Importeren in de kolom Acties, of open het paneel Documentdetails en klik onderaan op Importeren.
- Het venster Import bevestigen herinnert u eraan: « Dit Peppol-document wordt als aankoop in uw documenten geïmporteerd. » met de Leverancier, het Nummer, de Datum en het Totaal (incl. btw). Klik op Importeren.
- De melding « Peppol-document succesvol geïmporteerd » verschijnt. De chip gaat over naar Geïmporteerd en de knop wordt vervangen door het nummer van de aangemaakte aankoop (bijvoorbeeld A2026-0008), dat zijn fiche opent.
- Open het te importeren document met het oog.
- Controleer de leverancier en de bedragen.
- Klik op de importknop.
- Het paneel sluit.
- Een melding bevestigt de import als aankoop.
- De rij krijgt de status geïmporteerd, met het nummer van de aangemaakte aankoop.
Op het web loopt de import op de achtergrond: de rij toont Importeren… en het paneel Taken, rechtsonder, volgt de voortgang.
Wat wordt aangemaakt
| Element | Regel |
|---|---|
| Type | Aankoopfactuur, of aankoopcreditnota als het document een creditnota is (negatief bedrag, badge NC). |
| Leverancier | Bestaande fiche met hetzelfde btw-nummer; anders wordt een fiche aangemaakt met de naam en de gegevens uit de XML. De automatiseringen van de fiche (categorie, snelle betaling) worden toegepast. |
| Regels en btw | Letterlijk overgenomen uit de XML, tarief per regel. |
| Bedragen | Excl. btw, btw en incl. btw zoals in het document opgegeven. |
| Bestand | De ontvangen XML, plus de PDF die de leverancier heeft bijgevoegd als die er is. |
| Vergrendeling | De regels en de documentgegevens kunnen niet meer worden gewijzigd; alleen de betalingen en de interne notities blijven aanpasbaar. |
« Dit Peppol-document is al geïmporteerd. »: het document is gekoppeld aan een bestaande aankoop. Gebruik Document bekijken in het paneel.
In bulk importeren
- Alles importeren (n) in de werkbalk importeert alle wachtende ontvangen documenten, na bevestiging. De import stopt vanzelf als het quotum is opgebruikt; de samenvatting meldt « n geïmporteerd, n overgeslagen, n mislukt ».
- Vink meerdere rijen aan en klik op Importeren (n) in de selectiebalk voor een deelverzameling.
Automatisch importeren
In Instellingen > Peppol, blok Peppol automatisch importeren:
| Instelling | Effect |
|---|---|
| Automatisch importeren via Peppol inschakelen | De ontvangen documenten worden elk uur zonder tussenkomst geïmporteerd, binnen het quotum van de formule. De teller van ontvangen documenten staat onder de schakelaar. |
| Ontvang een e-mail bij elke automatische import | Een samenvatting per e-mail bij elke automatische import. |
Bij sommige formules toont het blok « Import automatique verrouillé » (automatisch importeren vergrendeld): de optie vereist een hogere formule.
Duplicaten
Er zijn twee gevallen.
De leverancier heeft dezelfde factuur meerdere keren verstuurd. De rij draagt de badge ×2 (of meer) en het paneel toont Duplicaten gedetecteerd: « Deze leverancier heeft dezelfde factuur 2 keer verzonden via Peppol. Er wordt slechts één import aangemaakt. » Vergelijken toont de ontvangsten; Toch importeren maakt de aankoop één keer aan, de kopieën worden gearchiveerd en verschijnen niet meer.
U had de PDF al met Novadesko Intelligence gescand. De door Peppol aangemaakte aankoop heeft hetzelfde nummer en dezelfde leverancier als die uit de OCR: ze verschijnt in het tabblad « Doublons » (duplicaten) van de aankopenlijst. Bewaar bij voorkeur de Peppol-versie, exact en vergrendeld, en voeg de andere samen of wijs ze af zoals beschreven in Duplicaten.
Vraag uw vaste leveranciers, zodra de identificatie actief is, om u via Peppol te factureren en stop met het scannen van hun PDF's: zo vermijdt u duplicaten en leesfouten.
Bij een mislukking
| Melding | Wat te doen |
|---|---|
| « Peppol-quotum bereikt voor uw plan. » of knop Limiet bereikt | Stap over naar een hogere formule. Zie Quota en limieten. |
| « De inhoud van het Peppol-document is ongeldig. » | De XML kon niet worden gelezen; open het PDF voorbeeld en voer de aankoop handmatig in, en meld het document aan de support. |
| « Import van Peppol-document mislukt. » | Probeer opnieuw met Vernieuwen en daarna Importeren; blijft de fout, neem dan contact op met de support. |
| « Er loopt al een import voor dit document. » | Een import staat in de wachtrij; wacht tot de taak klaar is. |