Het rittenboek exporteren
Het menu Exporteren, de inhoud van het CSV-bestand, de geëxporteerde periode en de locatie van het bestand per platform.
De knop Exporteren van het Rittenboek maakt een bestand van uw ritten voor de weergegeven periode: een rit per lijn, met het contact, de beschrijving, de afstand en het bedrag van de vergoeding. Dit is het document om aan uw boekhouder te bezorgen of als bewijsstuk te bewaren.
Wat u gaat doen
- De te exporteren periode kiezen.
- De export starten vanuit het menu Exporteren.
- Het bestand terugvinden op uw toestel.
Exporteren
- Filter eerst de periode: Deze maand, Vorige maand, Dit jaar, of een aangepast bereik via Alle datums. Met Alle periodes wordt het volledige rittenboek geëxporteerd.
- Klik op Exporteren rechtsboven.
- Kies CSV exporteren of PDF exporteren.
- Op de computer vraagt een dialoogvenster waar u het bestand wilt opslaan. Bevestig.
- Het bericht « CSV-export gedownload. » bevestigt.
- De periodefilter beperkt de pagina tot de maand, de vorige maand of het jaar.
- Klik rechtsboven op de exportknop.
- Het menu biedt twee formaten.
- Kies de CSV-export.
- Een bericht bevestigt de download.
In de huidige versie van de app wordt enkel het CSV-formaat echt aangemaakt. Als u PDF exporteren kiest, downloadt de app het CSV-bestand en toont ze « De mobiele API levert geen pdf: de CSV-export werd gedownload. » De opgemaakte pdf-export (koptekst, periode, tarief per km, totaalbedrag) blijft beschikbaar vanuit de webversie.
De zoek- en contactfilters gelden niet voor de export: enkel de periode telt. De export is geblokkeerd wanneer de add-on Rittenboek niet actief is.
Het bestand
Het bestand heet cahier_route_JJJJMMDD_UUMMSS.csv, met de datum en het uur van de export. Het opent in Excel, Numbers of LibreOffice.
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Datum | Datum van de rit. |
| Klant | Naam van de klant, als de rit aan een klant gekoppeld is. |
| Leverancier | Naam van de leverancier, indien van toepassing. |
| Document | Nummer van het gekoppelde document, indien van toepassing. |
| Beschrijving | Reden van de verplaatsing. |
| Notitie | Interne notitie. |
| Afstand (km) | Kilometers van de rit. |
| Kost (€) | Afstand x kilometertarief. |
De laatste lijn TOTAAL herneemt de gecumuleerde afstand en het gecumuleerde bedrag van de periode.
De bedragen worden berekend met het kilometertarief dat geldt op het moment van de export. Als u het tarief in de loop van het jaar wijzigt, exporteer dan elke periode met het tarief dat erbij hoort.
Waar het bestand staat
| Platform | Locatie |
|---|---|
| macOS, Windows, Linux | Een opslagvenster opent; u kiest de map. Standaard de laatst gebruikte map. |
| iOS, Android | De bestandskiezer van het systeem stelt een locatie voor (Bestanden op iOS, de bestandsbeheerder op Android). |
| Webbrowser | Rechtstreekse download in de downloadmap van de browser. |
Als u het dialoogvenster annuleert, wordt geen bestand geschreven en verschijnt geen bericht.
Wat u met het bestand doet
- Stuur het naar uw boekhouder of uw boekhoudkantoor via de berichtenmodule, als bijlage bij een gesprek.
- Archiveer het bij uw stukken van het boekjaar: het is het bewijsstuk van uw kilometervergoedingen.
- Vergelijk voor een snelle controle de lijn TOTAAL met de kaart Geschatte kost van dezelfde periode.