Statussen en levenscyclus
De statussen van elk documenttype, de mogelijke overgangen en wat een document vergrendelt.
Elk document draagt een status die als badge in de lijst en op zijn detailpagina wordt weergegeven. De status combineert wat u doet (verzenden, innen, annuleren) en wat Novadesko berekent (achterstand, saldo). Deze pagina vat de statussen per type, de overgangen en de vergrendelingsregels samen.
- Open de filters van de lijst.
- De statussectie toont alle labels.
- Elk document begint met deze status.
- Achterstand wordt berekend: vervaldatum voorbij en openstaand saldo.
- Deze status is definitief zodra het saldo nul is.
De statussen per documenttype
| Status | Facturen | Ontvangstbewijzen | Aankopen | Offertes, bestelbonnen | Creditnota's |
|---|---|---|---|---|---|
| Aangemaakt | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Verzonden | Ja | Ja | |||
| Betaald | Ja | Ja | Ja | ||
| Gedeeltelijk betaald | Ja | Ja | Ja | ||
| Te veel betaald | Ja | Ja | |||
| Achterstallig | Ja | Ja | Ja | ||
| Geannuleerd | Ja | ||||
| Geaccepteerd, Geweigerd | Ja |
Alleen de verkoopdocumenten (facturen en ontvangstbewijzen) hebben een kolom Status in de lijst. Aankopen tonen de badge Betaald of Achterstallig naast het bedrag. Offertes, bestelbonnen en creditnota's hebben geen badge: hun toestand leest u af aan de badges Ondertekend, Gekoppeld aan en Creditnota op de detailpagina.
Facturen die via het netwerk zijn verzonden, hebben daarnaast een Peppol-status: Verzonden via Peppol, Geaccepteerd, Geregistreerd, Geweigerd, Afgesloten. Zie Peppol-statussen.
Hoe een status verandert
| Overgang | Trigger |
|---|---|
| Aangemaakt naar Verzonden | Per e-mail verzenden, Verzenden via Peppol of Markeren als verzonden (handmatig) op het web. |
| Aangemaakt of Verzonden naar Gedeeltelijk betaald | Betaling toevoegen voor een deel van het bedrag. |
| Naar Betaald | Betaling die het saldo dekt, of Markeren als betaald. |
| Naar Te veel betaald | Geregistreerde betalingen hoger dan het totaal. |
| Aangemaakt of Verzonden naar Geannuleerd | Markeren als geannuleerd op het web. |
| Naar Achterstallig | Berekend: vervaldatum overschreden en resterend saldo. Verdwijnt zodra het saldo nul is. |
- Deze factuur is volledig betaald.
- Open het menu.
- De bewerkingsopties zijn verdwenen.
- U kunt de betalingen nog raadplegen.
- Alleen een creditnota kan de factuur corrigeren.
Op een betaalde factuur biedt het menu alleen nog Betalingen, het verzenden, het downloaden, het dupliceren en de creditnota.
Markeren als betaald en Markeren als geannuleerd zijn onomkeerbaar: « Er moet een creditnota worden gegenereerd om deze betaling te annuleren. » Een betaalde of geannuleerde factuur toont « Eindstatus: een creditnota is vereist om te wijzigen. »
Wat een document vergrendelt
Een document blijft bewerkbaar zolang het de status Aangemaakt heeft en uw bedrijf niet heeft verlaten. De vergrendelingsmeldingen zijn expliciet:
| Situatie | Melding |
|---|---|
| Opgenomen in een btw-aangifte | « Dit document is opgenomen in een btw-aangifte en kan niet worden gewijzigd. » Verwijderen is ook onmogelijk. |
| Verzonden via Peppol | « Dit document is via Peppol verzonden en kan niet worden gewijzigd. » |
| Geïmporteerd via Peppol | « Alleen de betalingen en interne notities zijn aanpasbaar. » |
| Omgezet (offerte, bestelbon) | « Dit document is omgezet en kan niet meer worden gewijzigd. » |
| Er bestaat een recenter document | « Verwijder dat eerst om een doorlopende nummering te behouden. » |
| Betaald of verzonden | Verwijderen vergrendeld. |
In het menu Opties wordt het item Bewerken vergrendeld of Verwijderen vergrendeld, met de reden als tooltip. Een verwijderd document gaat naar de « Corbeille » (prullenbak), van waaruit Herstellen het terugbrengt; zie Prullenbak.
Het filter Gevalideerd
In Filters biedt de sectie Gevalideerd het vakje Alleen gevalideerde documenten. Een gevalideerd document is een document waarvan het nummer definitief is toegekend en dat voor de boekhouding is vergrendeld. Combineer dit filter met een BTW-periode om na te gaan wat in een aangifte terechtkomt.
- Open de filters van de lijst.
- Het paneel combineert validatie en btw-periode.
- Behoud alleen de gevalideerde documenten.
- Kies het kwartaal van de aangifte die u wilt controleren.
De snelkoppeling Niet naar boekhouder verzonden boven de lijst isoleert de documenten die nog niet aan uw boekhoudkantoor zijn doorgegeven; het groene vinkje op elke rij bevestigt de overdracht met de datum.