Duplicaten
Hoe Novadesko Intelligence een document herkent dat al aanwezig is, wat de badge Doublon betekent en welke acties u kiest, vergelijken, samenvoegen, overslaan of verwijderen.
Dezelfde factuur komt vaak meerdere keren binnen: de PDF per e-mail, de foto van het kasticket en daarna de Peppol-versie. Novadesko vergelijkt elke import met wat al bestaat en laat u beslissen. Niets wordt verwijderd zonder uw akkoord.
Hoe een duplicaat wordt gedetecteerd
De controle gebeurt al bij het uploaden van het bestand, vóór de verificatie. Meerdere criteria worden getest, van het zekerste tot het meest benaderende.
| Criterium | Betrouwbaarheid |
|---|---|
| Het bestand is strikt identiek aan een al geïmporteerd bestand | Identiek |
| Hetzelfde documentnummer voor dezelfde tegenpartij | Zeer waarschijnlijk |
| Dezelfde leverancier, dezelfde datum en hetzelfde bedrag | Zeer waarschijnlijk |
| Dezelfde klant, dezelfde datum en hetzelfde bedrag | Zeer waarschijnlijk |
| Dezelfde leverancier en dezelfde datum | Waarschijnlijk |
Voor leveranciers gebeurt de vergelijking op de cijfers van het btw-nummer: « TVABE0400673544 » en « BE0400673544 » duiden dezelfde onderneming aan, ook als er twee fiches bestaan.
De badge Doublon in de stap Verificatie
Wanneer een bestand overeenkomt, draagt zijn kaart de badge Dubbel en een kader Vermoeden van duplicaat: « Dit bestand is al geïmporteerd (document #1234). Controleer voordat u bevestigt. »
- De kaart draagt de badge Dubbel.
- Het kader Vermoeden van duplicaat geeft het nummer van het al geregistreerde document.
- Vergelijken toont beide documenten naast elkaar.
- Bestaande bekijken opent het al geregistreerde document.
- Gaat het echt om een ander document, klik dan op Toch importeren.
| Knop | Effect |
|---|---|
| Vergelijken | Opent De documenten vergelijken: het nieuwe document en het bestaande naast elkaar (referentie, tegenpartij, datum, vervaldatum, totalen, status). Vanuit dit venster: Bestaande bekijken of Importeren als nieuw. |
| Bestaande bekijken | Sluit het venster en opent het al geregistreerde document. |
| Toch importeren | Verwijdert de waarschuwing; het document wordt als nieuw document aangemaakt bij Import bevestigen. |
| Niet importeren | Alleen zichtbaar als de analyse al een document heeft voorbereid: geeft dit bestand op en verwijdert dat document. |
Een gefotografeerd kasticket en daarna de maandfactuur van dezelfde leverancier zijn niet altijd een duplicaat: vergelijk de bedragen voordat u Niet importeren kiest.
Duplicaten in de documentenlijst
Een document dat als mogelijk duplicaat is gemarkeerd, blijft zichtbaar in de lijst, in het tabblad Dubbels (naast Alle, Stripe, Handmatig). Dit tabblad verschijnt alleen als er minstens één duplicaat te behandelen is. Voor een document dat door Stripe is aangemaakt en op controle wacht, bevat het menu van de rij een sectie Stripe-dubbel:
| Actie | Effect |
|---|---|
| Goedkeuren (behouden) | Beide documenten worden bewaard. |
| Samenvoegen met bestaande | Het document wordt samengevoegd met het bestaande document (aangeboden wanneer dat bekend is). |
| Afwijzen (verwijderen) | Het document wordt verwijderd. |
Elke actie vraagt om bevestiging, daarna bevestigt een melding de verwerking.
Een document dat via Peppol is verzonden of via Peppol is geïmporteerd, kan niet worden verwijderd of gewijzigd: alleen de betalingen en de interne notities blijven aanpasbaar. Voeg in de andere richting samen.
Duplicaten afkomstig van Peppol
Een leverancier kan dezelfde factuur meerdere keren over het netwerk versturen. De Peppol Inbox groepeert die kopieën (badge ×2) en er wordt slechts één import aangemaakt. Had u de PDF al met Novadesko Intelligence gescand, dan wordt de Peppol-import als duplicaat herkend op basis van het nummer en de leverancier: behandel hem vanuit het tabblad Dubbels. Zie Een ontvangen document importeren.