Duplikate
Wie Novadesko Intelligence ein bereits vorhandenes Dokument erkennt, was das Duplikat-Badge bedeutet und welche Aktion Sie wählen: vergleichen, zusammenführen, ignorieren oder löschen.
Dieselbe Rechnung trifft oft mehrmals ein: das PDF per E-Mail, das Foto des Kassenbons, dann die Peppol-Version. Novadesko vergleicht jeden Import mit dem vorhandenen Bestand und lässt Sie entscheiden. Ohne Ihre Zustimmung wird nichts gelöscht.
Wie ein Duplikat erkannt wird
Die Prüfung erfolgt beim Hochladen der Datei, vor der Verifizierung. Mehrere Kriterien werden getestet, vom sichersten bis zum ungefähren.
| Kriterium | Zuverlässigkeit |
|---|---|
| Die Datei ist mit einer bereits importierten Datei absolut identisch | Identisch |
| Gleiche Dokumentnummer beim gleichen Geschäftspartner | Sehr wahrscheinlich |
| Gleicher Lieferant, gleiches Datum und gleicher Betrag | Sehr wahrscheinlich |
| Gleicher Kunde, gleiches Datum und gleicher Betrag | Sehr wahrscheinlich |
| Gleicher Lieferant und gleiches Datum | Wahrscheinlich |
Bei Lieferanten erfolgt der Vergleich über die Ziffern der USt-IdNr.: « TVABE0400673544 » und « BE0400673544 » bezeichnen dasselbe Unternehmen, auch wenn zwei Datenblätter existieren.
Das Duplikat-Badge im Schritt Verifizierung
Stimmt eine Datei überein, trägt ihre Karte das Badge Duplikat und einen Hinweiskasten Verdacht auf Duplikat: « Diese Datei wurde bereits importiert (Dokument #1234). Prüfen Sie vor der Bestätigung. »
- Die Karte trägt das Badge Duplikat.
- Der Kasten Verdacht auf Duplikat nennt die Nummer des bereits gespeicherten Dokuments.
- Vergleichen zeigt beide Dokumente nebeneinander.
- Vorhandenes ansehen öffnet das bereits gespeicherte Dokument.
- Handelt es sich wirklich um ein anderes Dokument, klicken Sie auf Trotzdem importieren.
| Schaltfläche | Wirkung |
|---|---|
| Vergleichen | Öffnet Dokumente vergleichen: das neue und das vorhandene Dokument nebeneinander (Referenz, Geschäftspartner, Datum, Fälligkeit, Summen, Status). Aus diesem Fenster: Vorhandenes ansehen oder Als neu importieren. |
| Vorhandenes ansehen | Schließt das Fenster und öffnet das bereits gespeicherte Dokument. |
| Trotzdem importieren | Entfernt die Warnung; das Dokument wird bei Import bestätigen als neues Dokument angelegt. |
| Nicht importieren | Nur sichtbar, wenn die Analyse bereits ein Dokument vorbereitet hat: verwirft diese Datei und löscht dieses Dokument. |
Ein fotografierter Kassenbon und die anschließende Monatsrechnung desselben Lieferanten sind nicht immer ein Duplikat: Vergleichen Sie die Beträge, bevor Sie Nicht importieren wählen.
Duplikate in der Dokumentliste
Ein als mögliches Duplikat markiertes Dokument bleibt in der Liste sichtbar, im Reiter Duplikate neben Alle, Stripe und Manuell. Dieser Reiter erscheint nur, wenn mindestens ein Duplikat zu bearbeiten ist. Bei einem von Stripe angelegten Dokument, das auf Prüfung wartet, enthält das Zeilenmenü einen Abschnitt Stripe-Duplikat:
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Genehmigen (behalten) | Beide Dokumente werden behalten. |
| Mit vorhandenem zusammenführen | Das Dokument wird mit dem vorhandenen Dokument zusammengeführt (angeboten, wenn dieses bekannt ist). |
| Ablehnen (löschen) | Das Dokument wird gelöscht. |
Jede Aktion verlangt eine Bestätigung, danach bestätigt eine Meldung die Bearbeitung.
Ein über Peppol gesendetes oder über Peppol importiertes Dokument kann weder gelöscht noch geändert werden: Nur Zahlungen und interne Notizen bleiben bearbeitbar. Führen Sie in die andere Richtung zusammen.
Duplikate aus Peppol
Ein Lieferant kann dieselbe Rechnung mehrmals über das Netzwerk senden. Der Peppol Posteingang gruppiert diese Kopien (Badge ×2), und es wird nur ein Import erzeugt. Hatten Sie das PDF bereits mit Novadesko Intelligence gescannt, wird der Peppol-Import anhand von Nummer und Lieferant als Duplikat erkannt: Bearbeiten Sie ihn im Reiter Duplikate. Siehe Empfangenes Dokument importieren.