Zahlungserinnerungen
Überfällige Rechnungen erkennen, eine freundliche oder nachdrückliche Erinnerung oder eine Mahnung per E-Mail und SMS senden, oder Novadesko automatisch mahnen lassen.
Eine Rechnung ist überfällig, sobald ihr Fälligkeitsdatum überschritten ist und noch ein Saldo offen steht. Novadesko kennzeichnet sie überall in Rot und erlaubt Ihnen, den Kunden in drei Stufen zu mahnen, von Hand oder automatisch nach Fristen, die Sie festlegen.
Was Sie tun werden
- Überfällige Rechnungen in der Liste erkennen.
- Eine Erinnerung aus dem Menü des Dokuments senden.
- Die Stufe wählen und die Nachricht anpassen.
- Bei Bedarf automatische Erinnerungen aktivieren.
Erkennung des Verzugs
Die Regel ist einfach: Fälligkeitsdatum vor heute und offener Restbetrag größer als null. Das Dokument erhält die rote Plakette Überfällig in der Liste und in seiner Detailansicht, und die Kachel « DOCUMENTS » (Dokumente) zählt die Verzugsfälle („10 Überfällig“ im Demokonto). Eine bezahlte oder stornierte Rechnung ist nie überfällig.
- Die Kachel Dokumente zählt die überfälligen Rechnungen.
- Jede Rechnung mit überschrittener Fälligkeit trägt das Etikett Überfällig.
- Das rote Etikett bleibt, solange ein Saldo offen ist.
- Öffnen Sie eine überfällige Rechnung, um eine Erinnerung zu senden.
Die Fälligkeit wird beim Erstellen aus der Frist « Échéance factures (jours) » (Fälligkeit Rechnungen in Tagen) unter Einstellungen > Dokumente berechnet. Sie können sie auf jeder Rechnung ändern.
Eine manuelle Erinnerung senden
Der Eintrag Erinnerung versenden erscheint im Menü Optionen eines überfälligen und unbezahlten Verkaufsdokuments. Einkäufe sind nicht betroffen. Wurde das Dokument zwischenzeitlich bezahlt, zeigt das Menü stattdessen einen ausgegrauten Eintrag Bezahlt.
- Öffnen Sie das Menü Optionen der Rechnung, in der Liste oder in der Detailansicht, dann Erinnerung versenden.
- Das Fenster Erinnerung versenden nennt Nummer und Kunde und zeigt dann Gesamtbetrag, Offener Saldo, « Échéance » (Fälligkeit), « Retard » (Verzug, in Tagen) und « Rappels envoyés » (gesendete Erinnerungen).
- Wählen Sie den Reiter der Stufe: « Rappel courtois » (freundliche Erinnerung), « Rappel ferme » (nachdrückliche Erinnerung) oder « Mise en demeure » (Mahnung). Betreff und Nachricht werden mit der Vorlage der gewählten Stufe ausgefüllt.
- Prüfen Sie den Empfänger (E-Mail-Adresse des Kunden, hier nicht änderbar) und passen Sie bei Bedarf Betreff und Nachricht an.
- Ist eine SMS-Integration aktiv, haken Sie « Envoyer aussi un SMS » (auch eine SMS senden) an (die Nummer des Kunden wird angezeigt) und lesen Sie die « Message SMS » (SMS-Nachricht) gegen.
- Klicken Sie auf « Envoyer le rappel » (Erinnerung senden). Die Meldung « Rappel envoyé » (Erinnerung gesendet) bestätigt den Vorgang.
| Stufe | Empfohlene Verwendung |
|---|---|
| « Rappel courtois » | Erster Kontakt nach der Fälligkeit, freundlicher Ton |
| « Rappel ferme » | Zweite Mahnung, Zahlungsaufforderung mit kurzer Frist |
| « Mise en demeure » | Letzter Schritt vor dem Inkasso, juristische Formulierung |
Mit der Vorlage der freundlichen Erinnerung lautet der vorgeschlagene Betreff „Rappel - Facture {Nummer}“.
Auf web.novadesko.com ist der Eintrag Erinnerung versenden in den Einstiegstarifen gesperrt, mit dem Hinweis « Disponible à partir du plan … » (verfügbar ab Tarif …). Siehe Tarife.
- Öffnen Sie das Menü Optionen oben rechts im Dokument.
- Das Menü bündelt die je nach Status möglichen Aktionen.
- Wählen Sie Erinnerung versenden.
- Das Menü schließt sich und das Erinnerungsfenster öffnet sich.
- Es fasst Betrag, Fälligkeit, Verzug und bereits gesendete Erinnerungen zusammen.
- Wählen Sie die Stufe: Freundliche Erinnerung, Strenge Mahnung oder Letzte Mahnung.
- Betreff und Nachricht folgen der Vorlage der gewählten Stufe.
- Klicken Sie auf Mahnung senden.
Erinnerungen per SMS
Der SMS-Versand verbraucht Guthaben. Ohne Guthaben blockiert die Meldung « Crédits SMS insuffisants pour envoyer ce message. » (SMS-Guthaben für diese Nachricht nicht ausreichend) den Versand; laden Sie Ihr Guthaben auf. Hat das Kundenstammblatt keine gültige Nummer: « Aucun numéro de téléphone valide pour ce client. » (keine gültige Telefonnummer für diesen Kunden). Bei einem Fehlschlag bietet web.novadesko.com « Renvoyer le SMS » (SMS erneut senden) in der Detailansicht des Dokuments.
Automatische Erinnerungen
Unter Einstellungen > Dokumente fasst der Abschnitt « Rappels de paiement » (Zahlungserinnerungen; « Relances automatiques des factures impayées », automatische Mahnungen unbezahlter Rechnungen) zusammen:
| Einstellung | Funktion |
|---|---|
| « Rappels automatiques » (automatische Erinnerungen) | Die freundlichen Erinnerungen ohne Eingreifen senden |
| « Mise en demeure automatique » (automatische Mahnung) | Erzeugt die Mahnung, sobald die freundlichen Erinnerungen ausgeschöpft sind |
| « Notification SMS » (SMS-Benachrichtigung) | Ergänzt jede Erinnerung um eine SMS |
| « Délai avant 1er rappel (jours) » (Frist vor der 1. Erinnerung in Tagen) | Tage nach der Fälligkeit bis zur ersten Erinnerung |
| « Nombre de rappels polis » (Anzahl freundlicher Erinnerungen) | Erinnerungen, die vor der Mahnung gesendet werden |
| « Intervalle entre rappels (jours) » (Abstand zwischen Erinnerungen in Tagen) | Tage zwischen zwei Erinnerungen, solange keine Zahlung eingeht |
Jede Änderung wird sofort gespeichert (« Enregistré », gespeichert). Wenn die maximale Anzahl Erinnerungen ohne Zahlung erreicht ist und die automatische Mahnung aktiv ist, wird sie ohne Ihr Eingreifen erzeugt und an den Kunden gesendet. Sind die automatischen Erinnerungen deaktiviert, mahnen Sie von Hand wie oben beschrieben.
Erinnerungen per SMS erfordern eine aktive SMS-Integration (SMS Factor oder SMS Notifications), die auf web.novadesko.com zu konfigurieren ist.
Mahnungen verfolgen
In der Detailansicht des Dokuments zählt die Karte Aktivität die « Relances » (Mahnungen), und der « Historique des e-mails » (E-Mail-Verlauf) markiert jede Erinnerung mit einer Plakette Erinnerung und ihrem Status (versendet, zugestellt, geöffnet). Das Widget der unbezahlten Rechnungen im Dashboard zeigt die Anzahl der Erinnerungen je Rechnung und das Datum der letzten Mahnung. Siehe Widgets.