Beleg verknüpfen
Eine Bewegung einer Rechnung, einem Einkauf oder einer Gutschrift zuordnen, eine Zahlung aus einem Dokument erfassen, eine irrtümliche Verknüpfung entfernen.
Eine Transaktion bekommt ihren vollen Sinn, wenn sie einem Beleg zugeordnet ist: die Rechnung wird als bezahlt markiert, der Einkauf ist ausgeglichen, und Ihr Buchhalter findet den Nachweis. Die Verknüpfung entsteht auf zwei Wegen: aus der Liste Transaktionen (Symbol « Lier une pièce », Beleg verknüpfen) oder aus dem Dokument selbst (Erfassung einer Zahlung).
Was Sie tun werden
- Eine bestehende Bewegung mit einem Dokument verknüpfen.
- Eine Zahlung direkt auf einer Rechnung oder einem Einkauf erfassen.
- Eine irrtümlich gesetzte Verknüpfung entfernen.
Aus der Liste Transaktionen verknüpfen
- Öffnen Sie Transaktionen und suchen Sie die Zeile ohne Beleg: die Spalte « Pièce jointe » (Beleg) zeigt ihren Grund oder einen Strich.
- Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Symbol « Lier une pièce (document, crédit, compensation) » (Beleg verknüpfen: Dokument, Kredit, Verrechnung).
- Das Fenster « Lier une pièce » (« Suchen Sie eine Rechnung, einen Einkauf oder eine Gutschrift ») öffnet sich, vorbelegt mit dem Namen des Kontakts der Transaktion.
- Geben Sie eine « Numéro, client, fournisseur... » (Nummer, Kunde, Lieferant) ein, um die Auswahl einzugrenzen.
- Klicken Sie auf das gewünschte Dokument. Jede Zeile zeigt Nummer, Geschäftspartner, Datum, Gesamtbetrag und einen Typ-Badge.
- Die Meldung « Transaktion mit F2026-0013 verknüpft » bestätigt; die Spalte « Pièce jointe » zeigt die Nummer, eine Büroklammer und den Badge « Factures » (Rechnungen) oder « Achats » (Einkäufe).
- Suchen Sie die Zeile ohne Beleg in der Spalte Anhang.
- Klicken Sie auf das Verknüpfungssymbol in der Spalte Aktionen.
- Das Fenster zum Verknüpfen eines Belegs öffnet sich.
- Geben Sie eine Nummer, einen Kunden oder einen Lieferanten ein, um einzugrenzen.
- Klicken Sie auf das gewünschte Dokument.
- Das Fenster schließt sich und die Transaktion ist mit dem Dokument verknüpft.
| Badge | Belegart | Wirkung auf den Betrag |
|---|---|---|
| « Factures » | Verkaufsrechnung | Positiver Betrag: Zahlungseingang |
| « Achats » | Eingangsrechnung | Negativer Betrag: Zahlungsausgang |
| Gutschrift | Kunden- oder Lieferantengutschrift | Vorzeichen je nach Richtung der Gutschrift |
Die Dokumentnummer ist ein Link: Klicken Sie darauf, um den Beleg zu öffnen.
Eine Zahlung aus einem Dokument erfassen
- Öffnen Sie die Rechnung oder den Einkauf und dann die Aktion zum Hinzufügen einer Zahlung (siehe Zahlungen).
- Der Betrag ist mit dem Restbetrag vorbelegt.
- Wählen Sie die Richtung (« Entrée » Eingang, « Sortie » Ausgang oder « Dépôt » Einzahlung auf Mobilgeräten), das « Moyen de paiement » (Zahlungsmittel) und das Datum.
- Fügen Sie eine « Communication (optionnel) » (Mitteilung, optional) hinzu und klicken Sie auf Speichern.
Die erstellte Transaktion ist von Beginn an mit dem Dokument verknüpft und erscheint in Transaktionen mit der Quelle Intern und dem entsprechenden Badge.
Ist das Konto mit Ihrer Bank synchronisiert, wird diese Zahlung automatisch erkannt, sobald die Abbuchung erscheint. Verknüpfen Sie die Rechnung in Bank Sync mit der Bankbewegung, statt eine manuelle Zahlung hinzuzufügen, die die Zeile verdoppeln würde. Siehe Bankbewegung belegen.
Eine Verknüpfung entfernen
- Bei einer bereits verknüpften Zeile wird das Symbol in der Spalte Aktionen zu « Retirer la justification » (Belegung entfernen).
- Klicken Sie darauf und bestätigen Sie in « Retirer cette pièce ? » (Diesen Beleg entfernen?) (« Die Transaktion ist dann nicht mehr mit dem Dokument F2026-0013 verknüpft. ») mit Entfernen.
- Die Meldung « Beleg entfernt » bestätigt. Die Transaktion bleibt ohne Beleg in der Liste; das Dokument wird wieder « zu zahlen » und steht für einen neuen Abgleich zur Verfügung.
Das Entfernen der Verknüpfung löscht weder die Transaktion noch das Dokument. Ist die Bewegung selbst fehlerhaft, entfernen Sie zuerst die Verknüpfung und löschen Sie dann die Transaktion: eine mit einem Dokument verknüpfte Transaktion kann nicht gelöscht werden.
Was die App nicht tut
Auf web.novadesko.com akzeptiert « Lier une pièce » auch einen laufenden Kredit oder eine Verrechnung (Aufhebung einer Bewegung durch eine andere), und der Transaktion kann eine interne Anmerkung hinzugefügt werden. In der App bietet das Fenster « Lier une pièce » nur Dokumente an: Rechnungen, Einkäufe und Gutschriften.
Sortieren Sie die Liste vor dem Verknüpfen nach Betrag: eine Teil- oder Sammelzahlung ist schneller zu erkennen, wenn benachbarte Beträge nebeneinander stehen.