Kunde anlegen
Das Kundenformular Abschnitt für Abschnitt, von der Wahl Unternehmen oder Privatperson bis zum MwSt-Regime, dann die Bearbeitung.
Das Formular « Créer un client » (Kunde anlegen) ist im Web und in den Apps identisch. Nur der Name ist Pflicht: bei einem Unternehmen der Firmenname oder der Name des Kontakts, bei einer Privatperson der Vor- oder Nachname. Alles andere kann später ergänzt werden.
Was Sie tun werden
- Den Kundentyp wählen, Unternehmen oder Privatperson.
- Die USt-IdNr. eingeben und die VIES-Prüfung das Datenblatt ausfüllen lassen.
- Die E-Mail-Adressen und Telefonnummern angeben, die Rechnungen und Mahnungen erhalten.
- Sprache und MwSt-Regime des Kunden wählen.
Das Datenblatt anlegen
- Öffnen Sie Kunden und klicken Sie auf Erstellen.
- Wählen Sie unter Allgemeine Informationen Unternehmen (Gesellschaft mit USt-IdNr.) oder Privatperson (Privatkunde ohne MwSt.). Vor- und Nachname bezeichnen die Kontaktperson.
- Füllen Sie die unten beschriebenen Abschnitte aus.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung « Kunde erfolgreich erstellt. » bestätigt, und das Datenblatt öffnet sich. Zurück oder Abbrechen verwirft die Eingabe.
- Wählen Sie zuerst den Kundentyp: Unternehmen oder Privatperson.
- Geben Sie die USt-IdNr. des Unternehmens ein.
- Klicken Sie auf Prüfen, um VIES abzufragen.
- Der Firmenname wird ausgefüllt, korrigieren Sie ihn bei Bedarf.
- Fügen Sie die E-Mail-Adresse hinzu, an die die Rechnungen gehen.
- Speichern Sie: Der Kunde ist angelegt.
- Eine Meldung bestätigt das Anlegen.
Direkt nach dem Speichern eines Unternehmens wird die Peppol-Kennung automatisch anhand der USt-IdNr. gesucht: Der Abschnitt Unternehmen zeigt « Automatische Suche nach dem Speichern... », solange das Datenblatt noch nicht existiert.
Die Abschnitte des Formulars
Allgemeine Informationen
| Feld | Verwendung |
|---|---|
| Avatar | Standardmäßig Initialen oder ein JPG-, PNG- oder WebP-Bild von höchstens 2 MB, in WebP umgewandelt. |
| Unternehmen / Privatperson | Der Typ bestimmt den Abschnitt Unternehmen und die MwSt.-Liste. |
| Vorname, Nachname | Die Kontaktperson oder bei einer Privatperson der Kunde selbst. |
E-Mail-Adressen und Telefonnummern
Ein Kunde kann mehrere Adressen und mehrere Nummern haben. Der Stern markiert die Standardadresse oder -nummer; das Kontrollkästchen rechts in jeder Zeile legt fest, wer Rechnungen und Mahnungen per E-Mail oder Mahn-SMS erhält. « Ajouter un email » (E-Mail hinzufügen) und « Ajouter un téléphone » (Telefon hinzufügen) fügen eine Zeile hinzu. Nummern werden im internationalen Format gespeichert (+32...), die Flagge links legt die Vorwahl fest.
Unternehmen (nur Unternehmen)
| Feld | Verwendung |
|---|---|
| USt-IdNr. | Format BE0123456789. Die Schaltfläche « Vérifier » (Prüfen) fragt VIES ab; die Prüfung startet auch von selbst 0,8 Sekunden nach der Eingabe. |
| « Nom de la société » (Firmenname) | Von VIES vorausgefüllt, wenn das Feld leer ist. |
| « Identifiant Peppol » (Peppol-Kennung) | Nur lesbar. Nach dem Speichern startet Suchen die Suche im Verzeichnis erneut. |
Unter der USt-IdNr. kann eine Duplikatwarnung erscheinen: siehe Duplikate.
Adresse
Vollständige Adresse (Straße und Hausnummer), Postleitzahl, Stadt, Land. VIES ergänzt diese Felder, wenn sie leer sind.
Rechte Spalte
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| « Notifications » (Benachrichtigungen) | « Recevoir les notifications par email » (Benachrichtigungen per E-Mail erhalten) und « Recevoir les notifications par SMS » (Benachrichtigungen per SMS erhalten). |
| Sicherheit | « Générer un mot de passe aléatoire » (zufälliges Passwort erzeugen) für den Zugang zum Kundenportal, per E-Mail gesendet. In den Apps verweist diese Aktion auf die Website. |
| « Réduction anniversaire » (Geburtstagsrabatt) | Geburtsdatum (jjjj-mm-tt) und « Activer la réduction anniversaire » (Geburtstagsrabatt aktivieren). |
| Sprache | Sprache der an diesen Kunden gesendeten Dokumente und E-Mails. Standardmäßig wird Französisch vorgeschlagen. |
| MwSt-Regime | Liste der Regime, standardmäßig « TVA applicable » (MwSt. anwendbar); Gesetzesartikel der Befreiung, auf den Dokumenten gedruckter Hinweis; Kontrollkästchen « Client intracommunautaire » (innergemeinschaftlicher Kunde). |
Das hier gewählte MwSt-Regime wird auf jedes neue Dokument des Kunden übernommen. Die verfügbaren Regime und ihre Hinweise verwalten Sie unter Buchhaltung.
Einen Kunden bearbeiten
Öffnen Sie das Datenblatt und klicken Sie auf Bearbeiten, oder verwenden Sie den Stift in der Liste. Das Formular ist identisch, mit zwei zusätzlichen Abschnitten: Status mit dem Schalter « Client archivé » (Kunde archiviert) und Kundennummer, bei der Anlage automatisch vergeben und hier änderbar. Die Meldung « Kunde aktualisiert. » bestätigt das Speichern. Bereits ausgestellte Dokumente werden nicht geändert.
- Das Formular öffnet sich mit den aktuellen Kundendaten.
- Ändern Sie das gewünschte Feld, zum Beispiel die E-Mail-Adresse.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Der Datensatz ist aktualisiert.
Sie können einen Kunden auch anlegen, ohne eine Rechnung zu verlassen: Im Dokumentformular bietet die Kundenauswahl die Inline-Anlage mit denselben VIES- und Duplikatkontrollen. Siehe Rechnung erstellen.