Duplikate
Wie Novadesko einen vorhandenen Kunden während der Eingabe erkennt, was das Speichern blockiert und wie Sie bereinigen.
Zwei Datenblätter für denselben Kunden verfälschen Umsatz, MwSt.-Liste und Mahnungen. Das Kundenformular vergleicht deshalb Ihre Eingabe vor dem Speichern mit den vorhandenen Datenblättern und unterscheidet blockierende Fälle von bloßen Ähnlichkeiten.
Was verglichen wird
Die Prüfung startet eine halbe Sekunde nach jeder Änderung der USt-IdNr., der ersten E-Mail-Adresse oder des « Nom de la société » (Firmenname). Die Werte werden vor dem Vergleich normalisiert:
- die USt-IdNr. verliert Leerzeichen, Punkte, Bindestriche und Schrägstriche (« be 0651.777.889 » wird zu « BE0651777889 »);
- die E-Mail-Adresse wird ohne Berücksichtigung der Groß- und Kleinschreibung verglichen;
- der Name wird ohne Akzente, Satzzeichen und Rechtsform (SRL, SA, BV, NV, SPRL, ASBL ...) verglichen: « Boulangerie Lefèvre SRL » und « boulangerie lefevre » gelten als identisch.
Die drei Warnstufen
| Stufe | Fall | Wirkung |
|---|---|---|
| Blockierend | Ein Kunde trägt bereits diese USt-IdNr. | Speichern ist deaktiviert. |
| Zu bestätigen | Gleiche E-Mail-Adresse, ähnlicher Name oder USt-IdNr. bereits als Lieferant gespeichert. | Das Speichern verlangt eine Bestätigung. |
| Information | Die USt-IdNr. gehört zu einem bei Novadesko registrierten Unternehmen. | Keine Blockierung. |
- Sie geben eine USt-IdNr. ein, die bereits ein anderer Kunde verwendet.
- Sie klicken auf Speichern.
- Das Speichern wird abgelehnt und die Meldung weist auf das Duplikat hin.
Der Kasten erscheint unter der USt-IdNr. Er nennt das gefundene Datenblatt, zum Beispiel « Ein Kunde mit dieser USt-IdNr. existiert bereits: Boulangerie Lefèvre (Nummer 10000002) », dann « Ein Duplikat kann nicht angelegt werden: Öffnen Sie das vorhandene Datenblatt oder ändern Sie die USt-IdNr. » Die Schaltfläche « Ouvrir la fiche » (Datenblatt öffnen) führt direkt zum vorhandenen Kunden.
Bei einer zu bestätigenden Ähnlichkeit lautet die Meldung « Ein Kunde mit dieser E-Mail-Adresse existiert bereits: ... », « Ein Kunde mit ähnlichem Namen existiert bereits: ... » oder « Diese USt-IdNr. existiert bereits als Lieferant: ... ». Die Schaltfläche « Créer quand même » (trotzdem anlegen) hebt die Warnung auf; der Kasten zeigt dann « Anlage trotz Ähnlichkeit bestätigt. » Klicken Sie ohne Bestätigung auf Speichern, erinnert die Meldung « Ein ähnlicher Kunde existiert bereits: Bestätigen Sie mit « Créer quand même ». » an den fehlenden Schritt.
Die Prüfung ist rein lokal und ändert nichts. Kann die Liste nicht geladen werden, meldet sie einfach weniger Übereinstimmungen; der Server lehnt in jedem Fall einen zweiten Kunden mit derselben USt-IdNr. im selben Unternehmen ab.
Aus einem Dokument
Legen Sie einen Kunden an, ohne eine Rechnung oder ein Angebot zu verlassen, erscheint derselbe Kasten im Anlagefenster, mit einer zusätzlichen Schaltfläche: « Utiliser ce client » (diesen Kunden verwenden) übernimmt das vorhandene Datenblatt in das Dokument, statt ein neues anzulegen. Das ist in den meisten Fällen die richtige Antwort.
Vorhandene Duplikate bereinigen
Kunden, die vor Einführung dieser Kontrolle importiert oder angelegt wurden, können doppelt vorhanden sein. So finden Sie sie:
- Sortieren Sie die Liste nach Name (Spaltenkopf Name oder Filter « Trier par » (Sortieren nach) › « Entreprise (A-Z) » (Unternehmen A-Z)): Namensgleiche folgen aufeinander.
- Vergleichen Sie die Datenblätter: Kundennummer, USt-IdNr., Reiter « Documents » (Dokumente).
- Behalten Sie das Datenblatt mit den Dokumenten. Löschen Sie das andere mit Löschen, oder markieren Sie mehrere Zeilen und dann « Sélection multiple » (Mehrfachauswahl) › Löschen.
- Tragen beide Datenblätter Dokumente, archivieren Sie das weniger vollständige (Bearbeiten › « Client archivé » (Kunde archiviert)): Es verschwindet aus den Auswahlen, ohne die Historie zu verlieren.
Es gibt keine automatische Zusammenführung zweier Kundendatenblätter: Die Dokumente eines Datenblatts werden nicht auf das andere übertragen. Ein mit Dokumenten verknüpftes Datenblatt kann nicht gelöscht, nur archiviert werden. Die in VIES und Lieferantenduplikate beschriebene Zusammenführung betrifft Einkaufsdokumente, nicht Kunden.