Import in 3 Schritten
Laden Sie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder Gutschriften hoch, lassen Sie Novadesko Intelligence sie auslesen und prüfen Sie vor der Bestätigung.
Novadesko Intelligence verwandelt ein PDF, ein Foto oder eine XML-Datei in ein Novadesko-Dokument: Lieferant, Nummer, Daten, Positionen und MwSt. werden für Sie ausgelesen. Es gibt zwei Einstiege:
- die Schaltfläche Scannen in der Symbolleiste der Dokumentlisten (Einkäufe, Rechnungen...) öffnet direkt die Dateiauswahl: Wählen Sie eine Datei (PDF, JPG, PNG oder XML), sie wird analysiert und das Dokument wird in der Liste angelegt, mit der Meldung « Dokument analysiert und aus der Datei erstellt. »;
- auf dem Smartphone (oder in einem schmalen Fenster) öffnet Scannen in der unteren Leiste das Fenster Dokumente importieren (Novadesko Intelligence) in drei Schritten: Typ, Hochladen, Verifizierung. Dort wird ohne Ihre Prüfung nichts angelegt.
- Öffnen Sie die Liste Einkäufe (oder Rechnungen) im Menü.
- Die Schaltfläche Scannen befindet sich in der Symbolleiste über der Liste.
- Klicken Sie darauf und wählen Sie eine Datei: Sie wird analysiert und das Dokument sofort angelegt.
- Die Schaltfläche Scannen befindet sich in der unteren Leiste.
- Tippen Sie darauf, um den Importassistenten zu öffnen.
- Das Fenster Dokumente importieren öffnet sich im Schritt Typ.
Novadesko Intelligence hängt von Ihrem Tarif ab. Siehe Tarife und Pakete.
Was Sie tun werden
- den Typ des anzulegenden Dokuments wählen;
- eine oder mehrere Dateien ablegen;
- die Analyse jeder Datei verfolgen;
- die ausgelesenen Daten prüfen und den Import bestätigen.
Schritt 1: der Dokumenttyp
- Öffnen Sie den Assistenten (Scannen in der unteren Leiste). Die Karte Einkäufe ist vorausgewählt.
- Wählen Sie eine Karte und klicken Sie auf Weiter.
| Karte | Seite | Was angelegt wird |
|---|---|---|
| Einkäufe | Einkauf | Eine Eingangsrechnung, einem Lieferanten zugeordnet. |
| Rechnungen | Verkauf | Eine Ausgangsrechnung, einem Kunden zugeordnet. |
| Gutschriften | Verkauf | Eine Kundengutschrift. |
- Drei Karten: Einkäufe, Rechnungen und Gutschriften, darunter jeweils die Seite (Einkauf oder Verkauf).
- Einkäufe ist für eine Lieferantenrechnung ausgewählt.
- Klicken Sie auf Weiter, um die Dateien hinzuzufügen.
Belege werden nicht angeboten: Für diesen Typ ist OCR deaktiviert.
Schritt 2: hochladen und analysieren
- Ziehen Sie Ihre Dateien in den Bereich Drop files here oder klicken Sie auf Durchsuchen. Auf dem Smartphone öffnet sich die Dateiauswahl des Systems.
- Der gewählte Typ wird über dem Bereich angezeigt; Bearbeiten führt zurück zu Schritt 1.
- Jede Datei erscheint in der Spalte Ausgewählte Dateien mit Größe und Zustand. Die Dateien werden in Dreierpaketen übertragen.
- Sobald mindestens eine Datei Bereit ist und keine mehr läuft, klicken Sie auf Weiter.
| Regel | Wert |
|---|---|
| Zulässige Formate | PDF, JPG, PNG, XML (UBL), Excel (XLS, XLSX) |
| Größe pro Datei | höchstens 20 MB |
| Abgelehnte Datei | Meldung « Format nicht unterstützt » oder « Datei zu groß (max. 20 MB) », die Datei wird nicht hinzugefügt |
| Zustand der Datei | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | In der Warteschlange, Upload noch nicht begonnen. |
| Senden... | Die Datei wird an den Server übertragen. |
| Analyse läuft... | Der Server liest das Dokument; der Fortschrittsbalken läuft. |
| Bereit | Die Daten sind extrahiert, die Datei kann geprüft werden. |
| Analyse im Hintergrund | Die Analyse dauert länger als vorgesehen; der Server arbeitet weiter, und das Dokument erscheint später in der Liste. |
| Fehler | Die Datei wurde abgelehnt oder die Analyse ist fehlgeschlagen; der Grund steht unter dem Namen. |
- Ziehen Sie Ihre Dateien in den Bereich oder klicken Sie auf Durchsuchen.
- Eine analysierte Datei wechselt in den Status Bereit.
- Während des Lesens zeigt die Datei Analyse läuft an.
- Eine unlesbare oder abgelehnte Datei zeigt Fehler: sie wird nicht importiert.
- Sobald eine Datei bereit ist und keine mehr läuft, klicken Sie auf Weiter.
Serverseitig wird der Upload sofort angenommen, und die Analyse läuft in einer Warteschlange: Die Datei wird archiviert, der Text gelesen, dann identifiziert die künstliche Intelligenz den Geschäftspartner, die Daten, die Positionen und die MwSt.-Sätze. Das Fenster fragt den Server alle paar Sekunden ab, bis das Ergebnis vorliegt. Duplikate werden bereits beim Upload erkannt (siehe Duplikate).
Wenn Ihnen das UBL-XML einer elektronischen Rechnung vorliegt, legen Sie es bevorzugt statt des PDF ab: Beträge und USt-IdNr. werden unverändert übernommen.
Schritt 3: prüfen und bestätigen
Der Bildschirm Dokumentenprüfung zeigt eine Karte pro analysierter Datei mit den ausgelesenen Feldern und Positionen. Was extrahiert wird:
| Angabe | Feld |
|---|---|
| Dokumentnummer | Referenz |
| Geschäftspartner (Name und USt-IdNr.) | Lieferant oder Kunde, je nach Typ |
| Daten | Datum und Fälligkeitsdatum |
| Beträge | Eine Zeile pro Posten: Netto Einzel, Menge, MwSt., Gesamt brutto, dann Summe ohne Steuern, MwSt., Gesamtbetrag inkl. Steuer |
| Vorgeschlagene Einkaufskategorie | Kategorie (nur Einkäufe) |
| Bezeichnung | Beschreibung |
Korrigieren Sie, was nötig ist, und klicken Sie auf Import bestätigen. Eine Meldung « n Dokument(e) importiert » bestätigt, die Liste wird neu geladen, und das Dokument landet in Ihren Einkäufen (oder Rechnungen), mit der Originaldatei als Anhang. Die Einzelheiten der Kontrollen finden Sie in Importiertes Dokument prüfen.
- Novadesko Intelligence trägt die auf dem Dokument gelesene Referenz ein.
- Dann den Lieferanten mit seiner USt-IdNr.
- Das Datum des Dokuments; die Fälligkeit folgt.
- Eine Position je Posten: Netto-Einzelpreis, Menge, MwSt.-Satz und Bruttobetrag.
- Die Summen werden neu berechnet: Vergleichen Sie den Gesamtbetrag brutto mit dem Dokument.
- Alles stimmt: klicken Sie auf Import bestätigen.
Wird das Fenster vor Import bestätigen geschlossen, gehen die noch in Prüfung befindlichen Dateien verloren. Dateien im Zustand Analyse im Hintergrund werden dagegen auch bei geschlossenem Fenster vom Server verarbeitet.