Dokument prüfen
Die zu kontrollierenden Felder der Prüfkarte, die Korrektur von Positionen und MwSt., die Zuordnung zum Lieferanten und die Grenzen der automatischen Erkennung.
Der Schritt Verifizierung ist der einzige Moment, in dem Sie nachlesen, was Novadesko Intelligence verstanden hat. Eine Karte pro Datei, mit Vorschau links und Feldern rechts. Alles ist vor Import bestätigen änderbar; danach wird das Dokument wie jedes andere korrigiert.
- Auf dem Smartphone stehen dieselben Felder untereinander.
- Prüfen Sie die gelesenen Beträge.
- Die Schaltfläche Import bestätigen steht unten am Bildschirm, neben Zurück.
Was Sie tun werden
- Geschäftspartner, Nummer und Daten kontrollieren;
- jede Position und ihren MwSt.-Satz nachlesen;
- eine Einkaufskategorie wählen;
- bestätigen und das Dokument in der Liste wiederfinden.
Die zu kontrollierenden Felder
| Feld | Zu prüfen |
|---|---|
| Typ | Einkäufe, Rechnungen oder Gutschriften. Ändern Sie ihn hier, wenn die Datei nicht dem in Schritt 1 gewählten Typ entspricht. |
| Referenz | Die auf dem Dokument gedruckte Nummer. Sie dient der Duplikaterkennung und dem Bankabgleich. |
| Lieferant oder Kunde | Der ausgelesene Name, mit der USt-IdNr. als Zusatz. Ein grünes Häkchen zeigt an, dass ein vorhandenes Datenblatt ausgewählt ist. |
| Kategorie | Nur Einkäufe: die anhand von Lieferant oder Bezeichnung vorgeschlagene Kategorie. Suche nach Name oder Code. |
| Datum | Ausstellungsdatum. |
| Fälligkeitsdatum | Aus dem Dokument übernommen; sonst gleich dem Datum. |
| Beschreibung | Freie Bezeichnung, optional. |
Den Geschäftspartner zuordnen
- Tippen Sie in Lieferant (oder Kunde): Die Liste schlägt Ihre Datenblätter nach Name oder USt-IdNr. vor.
- Wählen Sie ein Datenblatt oder klicken Sie auf Lieferanten anlegen « Name », um eines mit der ausgelesenen USt-IdNr. anzulegen.
- Trägt ein Datenblatt bereits diese USt-IdNr. oder diesen Namen, wird es stattdessen ausgewählt: « Vorhandener Lieferant ausgewählt ».
Die Automatisierungseinstellungen des Lieferantendatenblatts (Standardkategorie, Schnellzahlung) gelten für per OCR importierte Dokumente ebenso wie für die über Peppol empfangenen.
Ein Geschäftspartner ist Pflicht: Ohne Lieferant bei einem Einkauf oder ohne Kunde bei einem Verkauf wird der Import mit « Bitte geben Sie einen Lieferanten an » abgelehnt.
Positionen und MwSt. korrigieren
Der Block Positionen führt jeden ausgelesenen Posten mit vier Spalten auf.
| Spalte | Regel |
|---|---|
| Netto Einzel | Einzelpreis ohne MwSt. |
| Menge | Menge, standardmäßig 1. |
| MwSt. | Satz aus Ihren MwSt.-Sätzen; 21 %, wenn nichts ausgelesen wird. |
| Gesamt brutto | Berechnet. Geben Sie den Bruttobetrag des Dokuments ein, wird der Netto-Einzelpreis aus Menge und Satz zurückgerechnet. |
Hinzufügen erzeugt eine Position, das Papierkorbsymbol entfernt eine. Die Summen Summe ohne Steuern, MwSt. und Gesamtbetrag inkl. Steuer werden live neu berechnet: Vergleichen Sie sie mit dem Fuß des Originaldokuments.
Konnte keine Position gebildet werden, zeigt die Karte « Keine Position erkannt. Ausgelesene Summe: 100,00 € netto · 121,00 € brutto. » Fügen Sie dann eine Position mit der Nettosumme und dem richtigen Satz hinzu.
Ein Dokument mit mehreren Sätzen (Gastronomie, Kraftstoff) braucht eine Position pro Satz. Prüfen Sie, dass der Gesamtbetrag inkl. Steuer exakt dem gezahlten Betrag entspricht.
Bestätigen
- Klicken Sie auf Import bestätigen. Die Schaltfläche bleibt ausgegraut, solange keine Karte bereit ist.
- Die importierten Karten verschwinden; eine Meldung « n Dokument(e) importiert » erscheint. Eine Karte mit Fehler bleibt mit dem Grund auf dem Bildschirm.
- Das Dokument steht in der Liste Einkäufe oder Rechnungen, mit der Originaldatei als Anhang und dem Badge OCR.
Sie können es anschließend über sein Datenblatt vervollständigen (Zahlung, Kategorie, MwSt.-Zeitraum).
Grenzen der automatischen Erkennung
OCR liest gedruckten Text. Handschriftliche Vermerke, unscharfe oder schlecht ausgerichtete Fotos und sehr kontrastreiche Dokumente ergeben leere oder falsche Felder: Lesen Sie Referenz, Datum und Summen immer nach. Legen Sie eine Datei pro Dokument ab; ein PDF mit mehreren Rechnungen wird als ein einziges Dokument behandelt. Eine Datei über 20 MB wird abgelehnt.
Weitere Situationen:
| Meldung | Was tun |
|---|---|
| Analyse im Hintergrund | Der Server arbeitet weiter; schließen Sie das Fenster und finden Sie das Dokument etwas später in der Liste. |
| Fehler: « Die OCR-Analyse ist fehlgeschlagen » | Entfernen Sie die Datei und legen Sie sie erneut ab. Bleibt der Fehler, erfassen Sie das Dokument manuell. |
| « Netzwerkfehler - prüfen Sie Ihre Verbindung » | Prüfen Sie die Verbindung und wiederholen Sie den Upload. |
| Badge Duplikat | Siehe Duplikate. |