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Vérifier un document importé

Les champs à contrôler sur la carte de vérification, la correction des lignes et de la TVA, le rattachement au fournisseur et les limites de la lecture automatique.

Mis à jour le 06/10/2026 Modifier cette page Ouvrir dans la documentation complète

L'étape Vérification est le seul moment où vous relisez ce que Novadesko Intelligence a compris. Une carte par fichier, avec un aperçu à gauche et les champs à droite. Tout est modifiable avant Confirmer l'import ; après, le document se corrige comme n'importe quel autre.

La carte de vérification sur téléphone
  1. Sur téléphone, les mêmes champs s'empilent sur une colonne.
  2. Contrôlez les montants lus.
  3. Le bouton Confirmer l'import est en bas de l'écran, à côté de Retour.

Ce que vous allez faire

  • contrôler le tiers, le numéro et les dates ;
  • relire chaque ligne et son taux de TVA ;
  • choisir une catégorie d'achat ;
  • confirmer, puis retrouver le document dans la liste.

Les champs à contrôler

Champ À vérifier
Type Achats, Factures ou Notes de Crédit. Changez-le ici si le fichier n'est pas du type choisi à l'étape 1.
Référence Le numéro imprimé sur le document. Il sert à la détection des doublons et au rapprochement bancaire.
Fournisseur ou Client Le nom lu, avec le numéro de TVA en indice. Une coche verte indique qu'une fiche existante est sélectionnée.
Catégorie Achats uniquement : la catégorie proposée d'après le fournisseur ou le libellé. Recherche par nom ou code.
Date Date d'émission.
Échéance Reprise du document ; sinon égale à la date.
Description Libellé libre, facultatif.

Rattacher le tiers

  1. Tapez dans Fournisseur (ou Client) : la liste propose vos fiches par nom ou par numéro de TVA.
  2. Sélectionnez une fiche, ou cliquez sur Créer le fournisseur « Nom » pour en créer une avec le numéro de TVA lu.
  3. Si une fiche porte déjà ce numéro de TVA ou ce nom, elle est sélectionnée à la place : « Fournisseur existant sélectionné ».

Les réglages d'automatisation de la fiche fournisseur (catégorie par défaut, paiement rapide) s'appliquent aux documents importés par OCR comme à ceux reçus par Peppol.

Note

Un tiers est obligatoire : sans fournisseur sur un achat, ou sans client sur une vente, l'import est refusé avec « Veuillez saisir un fournisseur ».

Corriger les lignes et la TVA

Le bloc LIGNES reprend chaque poste lu avec quatre colonnes.

Colonne Règle
HT unit. Prix unitaire hors TVA.
Qté Quantité, 1 par défaut.
TVA Taux choisi parmi vos taux de TVA ; 21 % si rien n'est lu.
TTC total Calculé. Si vous tapez le TTC du document, le HT unitaire est recalculé à partir de la quantité et du taux.

Ajouter crée une ligne, l'icône corbeille en supprime une. Les totaux Total HT, TVA et Total TTC se recalculent en direct : comparez-les au pied du document d'origine.

Quand aucune ligne n'a pu être construite, la carte affiche « Aucune ligne détectée. Total lu : 100,00 € HT · 121,00 € TTC. » Ajoutez alors une ligne avec le total HT et le bon taux.

Astuce

Un document à plusieurs taux (restauration, carburant) doit avoir une ligne par taux. Vérifiez que le Total TTC retombe exactement sur le montant payé.

Confirmer

  1. Cliquez sur Confirmer l'import. Le bouton reste grisé tant qu'aucune carte n'est prête.
  2. Les cartes importées disparaissent ; un message « n document(s) importé(s) » s'affiche. Une carte en erreur reste à l'écran avec le motif.
  3. Le document est dans la liste Achats ou Factures, avec le fichier d'origine en pièce jointe et le badge OCR.

Vous pouvez ensuite le compléter (paiement, catégorie, période TVA) depuis sa fiche.

Limites de la lecture automatique

Attention

L'OCR lit du texte imprimé. Les mentions manuscrites, les photos floues ou mal cadrées et les documents très contrastés donnent des champs vides ou faux : relisez toujours la référence, la date et les totaux. Déposez un fichier par document ; un PDF qui regroupe plusieurs factures est traité comme un seul document. Un fichier de plus de 20 Mo est refusé.

Autres situations :

Message Que faire
Analyse en arrière-plan Le serveur continue ; fermez la fenêtre et retrouvez le document dans la liste un peu plus tard.
Erreur : « L'analyse OCR a échoué » Retirez le fichier et redéposez-le. Si l'erreur persiste, saisissez le document manuellement.
« Erreur réseau - vérifiez votre connexion » Vérifiez la connexion puis recommencez l'envoi.
Badge Doublon Voir Doublons.

Voir aussi