Devis
Créer un devis, l'envoyer, le faire signer, puis le convertir en facture ou en bon de commande.
Un devis chiffre une prestation avant de l'engager. Il reprend le formulaire des factures, mais il n'a ni échéance de paiement ni suivi d'encaissement : sa vie s'arrête quand il est accepté et converti, ou quand il est refusé. L'écran Devis se trouve dans la barre latérale.
- La liste des devis est vide dans l'entreprise de démonstration.
- Recherche et filtres fonctionnent comme dans les factures.
- Créer ouvre un nouveau devis, avec le même formulaire qu'une facture.
Ce que vous allez faire
- Créer un devis et fixer sa durée de validité.
- L'envoyer au client par e-mail, avec ou sans demande de signature.
- Le convertir en facture ou en bon de commande une fois accepté.
Créer un devis
- Ouvrez Devis puis cliquez sur Créer. Le formulaire Nouveau devis s'affiche.
- Choisissez le Client ou créez-le avec le bouton à droite du champ.
- Vérifiez le Numéro proposé et la Date d'émission.
- Renseignez la Date d'échéance : sur un devis, elle sert de date de validité et s'imprime sous la mention Valable jusqu'au. Le sélecteur Conditions (7, 14, 15, 30 jours...) la calcule pour vous.
- Ajoutez vos lignes, vos titres de section et vos textes libres comme sur une facture (voir Créer une facture).
- Cliquez sur Enregistrer, ou sur Enregistrer et envoyer pour partir directement vers l'e-mail.
La liste des devis affiche N° Devis, Client, Date d'émission et Montant. Il n'y a pas de colonne de statut : un devis n'est ni payé ni en retard.
Envoyer et faire signer
Depuis la ligne du devis, l'icône d'enveloppe ou l'entrée Envoyer par e-mail ouvre la confirmation « Vérifiez le document avant l'envoi à ... ». Le PDF est joint automatiquement. Voir Envoyer par e-mail.
Si le module de signature électronique est actif dans votre plan, le menu Options propose Demander signature :
- Saisissez l'E-mail du signataire.
- Ajoutez le Téléphone (code OTP par SMS) pour sécuriser la signature.
- Personnalisez le Message et cliquez sur Envoyer la demande.
Une fois le devis signé, la page de détail porte le badge Signé et l'entrée devient Certificat de signature : elle télécharge le PDF signé. Sur le web, l'assistant affiché après la création propose les étapes Aperçu, Faire signer et Envoi email.
Accepter, refuser
Les statuts Accepté et Refusé existent dans le filtre Statut de la liste. La signature électronique vaut acceptation. Pour un refus ou une acceptation hors signature, marquez le statut depuis l'application web.
L'application ne propose pas de bouton dédié « Accepter » ou « Refuser » sur un devis. Seule la signature électronique et la conversion matérialisent l'accord du client ; nous n'avons pas pu vérifier d'autre mécanisme de changement de statut.
Convertir en facture ou en bon de commande
Quand le client accepte :
- Ouvrez le menu Options du devis.
- Sous Convertir en, choisissez Facture ou Bon de commande.
- Confirmez dans la fenêtre « Convertir ce document ? » avec Convertir.
Le nouveau document reprend le client, les lignes et les notes. Le devis d'origine reste consultable mais devient verrouillé : « Ce document a été converti et ne peut pas être modifié. » Il ne peut plus être supprimé non plus.
La conversion s'exécute depuis l'application web : dans l'application, les entrées Facture et Bon de commande du bloc Convertir en sont marquées « Disponible sur le web ».
Un devis refusé ou périmé n'a pas besoin d'être supprimé : Dupliquer permet d'en repartir pour une nouvelle proposition, avec un nouveau numéro.