Doublons
Comment Novadesko repère un client existant pendant la saisie, ce qui bloque l'enregistrement et comment nettoyer.
Deux fiches pour un même client faussent le chiffre d'affaires, le listing TVA et les relances. Le formulaire client compare donc ce que vous tapez avec les fiches existantes, avant l'enregistrement, et distingue les cas bloquants des simples similitudes.
Ce qui est comparé
La vérification se lance une demi-seconde après chaque modification du Numéro de TVA, de la première Adresse e-mail ou du Nom de la société. Les valeurs sont normalisées avant comparaison :
- le numéro de TVA perd ses espaces, points, tirets et barres obliques (« be 0651.777.889 » devient « BE0651777889 ») ;
- l'adresse e-mail est comparée sans tenir compte des majuscules ;
- le nom est comparé sans accents ni ponctuation, et sans la forme juridique (SRL, SA, BV, NV, SPRL, ASBL...) : « Boulangerie Lefèvre SRL » et « boulangerie lefevre » sont considérés identiques.
Les trois niveaux d'alerte
| Niveau | Cas | Effet |
|---|---|---|
| Bloquant | Un client porte déjà ce numéro de TVA. | Enregistrer est désactivé. |
| À confirmer | Même adresse e-mail, nom similaire, ou numéro de TVA déjà enregistré comme fournisseur. | L'enregistrement demande une confirmation. |
| Information | Le numéro de TVA correspond à une entreprise inscrite sur Novadesko. | Aucun blocage. |
- Vous saisissez un numéro de TVA déjà utilisé par un autre client.
- Vous cliquez sur Enregistrer.
- L'enregistrement est refusé et le message indique le doublon.
L'encadré apparaît sous le numéro de TVA. Il cite la fiche trouvée, par exemple « Un client avec ce numéro de TVA existe déjà : Boulangerie Lefèvre (code 10000002) », puis « Impossible de créer un doublon : ouvrez la fiche existante ou modifiez le numéro de TVA. » Le bouton Ouvrir la fiche mène directement au client existant.
Pour une similitude à confirmer, le message est « Un client avec cette adresse e-mail existe déjà : ... », « Un client portant un nom similaire existe déjà : ... » ou « Ce numéro de TVA existe déjà comme fournisseur : ... ». Le bouton Créer quand même lève l'avertissement ; l'encadré affiche alors « Création confirmée malgré la similitude. » Si vous cliquez sur Enregistrer sans confirmer, le message « Un client similaire existe déjà : confirmez avec « Créer quand même ». » rappelle l'étape manquante.
La vérification est purement locale et ne modifie rien. Si la liste ne peut pas être chargée, elle signale simplement moins de correspondances ; le serveur refuse de toute façon un second client avec le même numéro de TVA dans la même entreprise.
Depuis un document
Quand vous créez un client sans quitter une facture ou un devis, le même encadré apparaît dans la fenêtre de création, avec un bouton supplémentaire : Utiliser ce client reprend la fiche existante dans le document au lieu d'en créer une nouvelle. C'est la bonne réponse dans la plupart des cas.
Nettoyer des doublons existants
Les clients importés ou créés avant la mise en place de ce contrôle peuvent exister en double. Pour les retrouver :
- Dans la liste, triez par Nom (en-tête Nom ou filtre Trier par › Entreprise (A-Z)) : les homonymes se suivent.
- Comparez les fiches : code client, numéro de TVA, onglet Documents.
- Conservez la fiche qui porte les documents. Supprimez l'autre avec Supprimer, ou cochez plusieurs lignes puis Sélection multiple › Supprimer.
- Si les deux fiches portent des documents, archivez la moins complète (Modifier › Client archivé) : elle disparaît des sélecteurs sans perdre l'historique.
Il n'existe pas de fusion automatique de deux fiches clients : les documents d'une fiche ne sont pas transférés vers l'autre. Une fiche liée à des documents ne peut pas être supprimée, seulement archivée. La fusion décrite dans VIES et doublons fournisseurs concerne les documents d'achat, pas les clients.