Créer un client
Le formulaire client rubrique par rubrique, du choix Entreprise ou Particulier au régime TVA, puis la modification.
Le formulaire Créer un client est le même sur le web et dans les applications. Seul le nom est obligatoire : pour une entreprise, le nom de la société ou celui du contact ; pour un particulier, le prénom ou le nom. Tout le reste peut être complété plus tard.
Ce que vous allez faire
- Choisir le type de client, Entreprise ou Particulier.
- Saisir le numéro de TVA et laisser la vérification VIES remplir la fiche.
- Renseigner les adresses e-mail et les téléphones qui reçoivent les factures et les relances.
- Choisir la langue et le régime TVA du client.
Créer la fiche
- Ouvrez Clients et cliquez sur Créer.
- Dans Informations générales, choisissez Entreprise (société avec numéro de TVA) ou Particulier (client privé sans TVA). Le prénom et le nom désignent la personne de contact.
- Complétez les rubriques décrites ci-dessous.
- Cliquez sur Enregistrer. Le message « Client créé avec succès. » confirme et la fiche s'ouvre. Retour ou Annuler abandonne la saisie.
- Choisissez d'abord le type de client : Entreprise ou Particulier.
- Saisissez le numéro de TVA de la société.
- Cliquez sur Vérifier pour interroger VIES.
- Le nom de la société se remplit, corrigez-le si nécessaire.
- Ajoutez l'adresse e-mail qui recevra les factures.
- Enregistrez : le client est créé.
- Un message confirme la création.
Juste après l'enregistrement d'une entreprise, l'identifiant Peppol est recherché automatiquement à partir du numéro de TVA : la rubrique Société affiche « Recherche automatique après l'enregistrement... » tant que la fiche n'existe pas.
Les rubriques du formulaire
Informations générales
| Champ | Usage |
|---|---|
| Avatar | Initiales par défaut, ou une image JPG, PNG ou WebP de 2 Mo maximum, convertie en WebP. |
| Entreprise / Particulier | Le type conditionne la rubrique Société et le listing TVA. |
| Prénom, Nom | La personne de contact, ou le client lui-même pour un particulier. |
Adresses e-mail et téléphones
Un client peut avoir plusieurs adresses et plusieurs numéros. L'étoile marque l'adresse ou le numéro par défaut ; la case à droite de chaque ligne indique qui reçoit les factures et relances par e-mail, ou les SMS de relance. Ajouter un email et Ajouter un téléphone ajoutent une ligne. Les numéros sont enregistrés au format international (+32...), le drapeau à gauche fixe l'indicatif.
Société (entreprises uniquement)
| Champ | Usage |
|---|---|
| Numéro de TVA | Format BE0123456789. Le bouton Vérifier interroge VIES ; la vérification se lance aussi seule 0,8 seconde après la saisie. |
| Nom de la société | Prérempli par VIES si le champ est vide. |
| Identifiant Peppol | Lecture seule. Après l'enregistrement, Rechercher relance la recherche sur l'annuaire. |
Un avertissement de doublon peut apparaître sous le numéro de TVA : voir Doublons.
Adresse
Adresse complète (rue et numéro), Code postal, Ville, Pays. VIES complète ces champs s'ils sont vides.
Colonne de droite
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Notifications | Recevoir les notifications par email et Recevoir les notifications par SMS. |
| Sécurité | Générer un mot de passe aléatoire pour l'accès au portail client, envoyé par e-mail. Dans les applications, cette action renvoie vers le site web. |
| Réduction anniversaire | Date de naissance (aaaa-mm-jj) et Activer la réduction anniversaire. |
| Langue | Langue des documents et des e-mails envoyés à ce client. Le français est proposé par défaut. |
| Régime TVA | Liste des régimes, TVA applicable par défaut ; Article légal d'exemption, mention imprimée sur les documents ; case Client intracommunautaire. |
Le régime TVA choisi ici est repris sur chaque nouveau document du client. Les régimes disponibles et leurs mentions se gèrent dans Comptabilité.
Modifier un client
Ouvrez la fiche et cliquez sur Modifier, ou utilisez le crayon de la liste. Le formulaire est identique, avec deux rubriques en plus : Statut, qui contient l'interrupteur Client archivé, et Code client, attribué automatiquement à la création et modifiable ici. Le message « Client mis à jour. » confirme l'enregistrement. Les documents déjà émis ne sont pas modifiés.
- Le formulaire s'ouvre avec les données actuelles du client.
- Modifiez le champ voulu, par exemple l'adresse e-mail.
- Cliquez sur Enregistrer.
- La fiche est mise à jour.
Vous pouvez aussi créer un client sans quitter une facture : dans le formulaire de document, le sélecteur de client propose la création en ligne avec les mêmes contrôles VIES et doublons. Voir Créer une facture.