Envoyer un document par e-mail
Envoyer une facture, un devis ou une note de crédit à votre client avec le PDF en pièce jointe, après vérification, puis suivre sa réception.
Chaque document de vente s'envoie par e-mail depuis la liste ou depuis sa fiche. Le PDF est joint automatiquement, vous le vérifiez à l'écran avant de confirmer, et la fiche du document garde ensuite la trace de l'envoi : envoyé, délivré, ouvert.
Ce que vous allez faire
- Vérifier que le client possède une adresse e-mail.
- Lancer l'envoi depuis la liste ou la fiche du document.
- Contrôler le PDF, puis confirmer.
- Suivre la réception dans l'historique des e-mails.
Avant d'envoyer
Le destinataire est l'adresse e-mail de la fiche client (ou de la fiche fournisseur pour un achat). Sans contact associé au document, l'entrée Envoyer par e-mail du menu est grisée avec la mention « Aucun destinataire », et l'icône enveloppe de la ligne affiche « Aucun destinataire associé ». Complétez d'abord l'adresse dans la fiche client.
Envoyer depuis la liste
- Ouvrez Factures (ou Devis, Notes de Crédit).
- Sur la ligne du document, cliquez sur l'icône enveloppe (Envoyer par e-mail), ou ouvrez le menu Options et choisissez Envoyer par e-mail.
- La fenêtre Confirmer l'envoi par e-mail affiche le PDF tel qu'il partira, avec le message « Vérifiez le document avant l'envoi à … L'e-mail sera envoyé immédiatement au destinataire. »
- Cliquez sur Envoyer. Le message « E-mail envoyé » confirme le départ.
- Ouvrez le menu Options du document.
- Le menu affiche les actions du document.
- Choisissez Envoyer par e-mail.
- Le menu se referme et la fenêtre de confirmation s'ouvre.
- Le PDF s'affiche tel qu'il partira en pièce jointe.
- Le message rappelle le destinataire : l'envoi est immédiat.
- Cliquez sur Envoyer.
- La fenêtre se referme et le message « E-mail envoyé » confirme l'envoi.
Envoyer depuis la fiche
Ouvrez le document, puis le menu Options en haut à droite de la fiche et choisissez Envoyer par e-mail. La même fenêtre de confirmation s'ouvre.
Contenu de l'e-mail
| Élément | Contenu |
|---|---|
| Objet | « Votre Document {numéro} » |
| Corps | Texte standard d'accompagnement : « Veuillez trouver ci-joint le document. » |
| Pièce jointe | Le PDF du document, généré avec votre modèle |
Le modèle du PDF, l'en-tête, le pied de page et le QR code de paiement se règlent dans Paramètres > Documents. Cette même section propose, par type de document, l'option Envoyer automatiquement par e-mail : « Envoie automatiquement les documents générés par e-mail aux clients. »
L'e-mail transporte le PDF. Le fichier XML UBL se télécharge séparément avec Exporter XML et peut accompagner les envois à votre comptable (voir Exporter les documents). Pour une facture électronique, préférez Peppol.
Suivre l'envoi
Sur la fiche du document, la carte Historique des e-mails liste chaque envoi avec le destinataire, le statut et la date. Tant que rien n'est parti, elle affiche « Aucun e-mail envoyé ».
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | L'e-mail est dans la file d'envoi |
| Envoyé | Remis au serveur de messagerie |
| Délivré | Accepté par la boîte du destinataire |
| Ouvert | Le destinataire a ouvert le message |
| Échec, Rejeté | Non remis : vérifiez l'adresse du client |
Une pastille Relance distingue les rappels de paiement des envois du document. La carte Activité résume le tout : nombre d'e-mails, dont « n ouvert(s) », SMS et relances.
Le détail d'un envoi (objet et message archivés) s'ouvre en cliquant sur la ligne de l'historique, uniquement sur web.novadesko.com. Dans l'application, l'historique est en lecture seule.
Statut du document
Pour faire passer une facture de Créé à Envoyé sans e-mail (remise en main propre, courrier), utilisez Marquer comme envoyé (manuel) dans le menu Options de la facture. Voir Statuts.
Envoi groupé
Dans Actions groupées, l'entrée Envoyer par e-mail affiche « Cette fonctionnalité sera bientôt disponible. » Envoyez vos documents un par un.
Alternative : Peppol
Si le client est joignable sur le réseau Peppol, le menu propose Envoyer via Peppol. Sinon l'entrée reste grisée avec la raison : « Client sans identifiant Peppol », « Aucun client associé ». Voir Envoyer une facture via Peppol.