Doublons
Comment Novadesko Intelligence repère un document déjà présent, ce que signifie le badge Doublon et quelles actions choisir : comparer, fusionner, ignorer ou supprimer.
Une même facture arrive souvent plusieurs fois : le PDF par e-mail, la photo du ticket, puis la version Peppol. Novadesko compare chaque import à ce qui existe déjà et vous laisse décider. Rien n'est supprimé sans votre accord.
Comment un doublon est détecté
Le contrôle a lieu dès l'envoi du fichier, avant la vérification. Plusieurs critères sont testés, du plus sûr au plus approximatif.
| Critère | Confiance |
|---|---|
| Le fichier est strictement identique à un fichier déjà importé | Identique |
| Même numéro de document pour le même tiers | Très probable |
| Même fournisseur, même date et même montant | Très probable |
| Même client, même date et même montant | Très probable |
| Même fournisseur et même date | Probable |
Pour les fournisseurs, la comparaison se fait sur les chiffres du numéro de TVA : « TVABE0400673544 » et « BE0400673544 » désignent la même entreprise, même si deux fiches existent.
Le badge Doublon à l'étape Vérification
Quand un fichier correspond, sa carte porte le badge Doublon et un encadré Suspicion de doublon : « Ce fichier a déjà été importé (document #1234). Vérifiez avant de confirmer. »
- La carte porte le badge Doublon.
- L'encadré Suspicion de doublon donne le numéro du document déjà enregistré.
- Comparer affiche les deux documents côte à côte.
- Voir l'existant ouvre le document déjà enregistré.
- S'il s'agit bien d'un autre document, cliquez sur Importer quand même.
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Comparer | Ouvre Comparer les documents : le nouveau document et l'existant côte à côte (référence, tiers, date, échéance, totaux, statut). Depuis cette fenêtre : Voir l'existant ou Importer comme nouveau. |
| Voir l'existant | Ferme la fenêtre et ouvre le document déjà enregistré. |
| Importer quand même | Retire l'avertissement ; le document sera créé comme un nouveau document à Confirmer l'import. |
| Ne pas importer | Affiché seulement quand l'analyse a déjà préparé un document : abandonne ce fichier et supprime ce document. |
Un ticket de caisse photographié puis la facture mensuelle du même fournisseur ne sont pas toujours un doublon : comparez les montants avant de choisir Ne pas importer.
Les doublons dans la liste des documents
Un document marqué comme doublon potentiel reste visible dans la liste, dans l'onglet Doublons (à côté de Toutes, Stripe, Manuelles). Cet onglet n'apparaît que s'il y a au moins un doublon à traiter. Pour un document créé par Stripe en attente de revue, le menu de la ligne contient une section Doublon Stripe :
| Action | Effet |
|---|---|
| Approuver (garder) | Les deux documents sont conservés. |
| Fusionner avec existant | Le document est fusionné avec le document existant (proposé quand celui-ci est connu). |
| Rejeter (supprimer) | Le document est supprimé. |
Chaque action demande une confirmation, puis un message confirme le traitement.
Un document envoyé via Peppol ou importé via Peppol ne peut pas être supprimé ni modifié : seuls les paiements et les notes internes restent éditables. Fusionnez dans l'autre sens.
Doublons venant de Peppol
Un fournisseur peut envoyer la même facture plusieurs fois sur le réseau. La Boîte Peppol groupe ces copies (badge ×2) et un seul import est créé. Si vous aviez déjà scanné le PDF avec Novadesko Intelligence, l'import Peppol est repéré comme doublon par le numéro et le fournisseur : traitez-le depuis l'onglet Doublons. Voir Importer un document reçu.