Importer un document reçu
Transformer une facture reçue sur le réseau en achat Novadesko, à l'unité, en lot ou automatiquement, et gérer les doublons avec Novadesko Intelligence.
Un document reçu sur Peppol reste dans la Boîte Peppol tant que vous ne l'avez pas importé. L'import crée l'achat dans vos Achats, avec le fournisseur rapproché par son numéro de TVA et le XML conservé en pièce jointe. Aucune ressaisie, aucune lecture OCR : les montants viennent du fichier structuré.
Ce que vous allez faire
- importer un document depuis la ligne ou le tiroir ;
- importer plusieurs documents d'un coup ;
- activer l'import automatique ;
- traiter un document déjà scanné avec Novadesko Intelligence.
Importer un document
- Dans l'onglet Reçus, repérez la ligne à barre ambre, statut À importer ou Nouveau.
- Cliquez sur Importer dans la colonne Actions, ou ouvrez le tiroir Détails du document et cliquez sur Importer en pied.
- La fenêtre Confirmer l'import rappelle « Ce document Peppol sera importé comme achat dans vos documents. » avec le Fournisseur, le Numéro, la Date et le Total. Cliquez sur Importer.
- Le message « Document Peppol importé avec succès » s'affiche. La pastille passe à Importé et le bouton est remplacé par le numéro de l'achat créé (par exemple A2026-0008), qui ouvre sa fiche.
- Ouvrez le document à importer avec l'œil.
- Contrôlez le fournisseur et les montants.
- Cliquez sur Importer.
- Le panneau se referme.
- Un message confirme l'import comme achat.
- La ligne passe à Importé, avec le numéro de l'achat créé.
Sur le web, l'import tourne en arrière-plan : la ligne affiche Importation… et le panneau Tâches, en bas à droite, suit l'avancement.
Ce qui est créé
| Élément | Règle |
|---|---|
| Type | Facture d'achat, ou note de crédit d'achat si le document est une note de crédit (montant négatif, badge NC). |
| Fournisseur | Fiche existante ayant le même numéro de TVA ; sinon une fiche est créée avec le nom et les coordonnées du XML. Les automatisations de la fiche (catégorie, paiement rapide) s'appliquent. |
| Lignes et TVA | Reprises telles quelles du XML, taux par ligne. |
| Montants | HT, TVA et TTC déclarés dans le document. |
| Fichier | Le XML reçu, plus le PDF joint par le fournisseur s'il y en a un. |
| Verrou | Les lignes et les informations du document ne se modifient plus ; seuls les paiements et les notes internes restent éditables. |
« Ce document Peppol a déjà été importé. » : le document est lié à un achat existant. Utilisez Voir le document dans le tiroir.
Importer en lot
- Tout importer (n) dans la barre d'outils importe tous les reçus en attente, après confirmation. L'import s'arrête de lui-même si le quota est épuisé ; le résumé indique « n importé(s), n ignoré(s), n échec(s) ».
- Cochez plusieurs lignes, puis Importer (n) dans la barre de sélection pour un sous-ensemble.
Import automatique
Dans Paramètres > Peppol, bloc Import automatique :
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Importer automatiquement les factures reçues | Les documents reçus sont importés sans intervention, chaque heure, dans la limite du quota de la formule. Le compteur de documents reçus s'affiche sous l'interrupteur. |
| Me prévenir par e-mail | Un récapitulatif par e-mail à chaque import automatique. |
Sur certaines formules, le bloc affiche Import automatique verrouillé : l'option demande une formule supérieure.
Doublons
Deux cas se présentent.
Le fournisseur a envoyé plusieurs fois la même facture. La ligne porte le badge ×2 (ou plus) et le tiroir affiche Doublons détectés : « Ce fournisseur a envoyé 2 fois la même facture via Peppol. Un seul import sera créé. » Comparer liste les réceptions ; Importer quand même crée l'achat une seule fois, les copies sont archivées et ne réapparaissent plus.
Vous aviez déjà scanné le PDF avec Novadesko Intelligence. L'achat créé par Peppol a le même numéro et le même fournisseur que celui issu de l'OCR : il apparaît dans l'onglet Doublons de la liste des achats. Conservez de préférence la version Peppol, exacte et verrouillée, et fusionnez ou rejetez l'autre comme décrit dans Doublons.
Dès que l'identifiant est actif, demandez à vos fournisseurs réguliers de vous facturer sur Peppol et cessez de scanner leurs PDF : vous évitez les doublons et les erreurs de lecture.
En cas d'échec
| Message | Que faire |
|---|---|
| « Quota Peppol atteint pour votre plan. » ou bouton Limite atteinte | Passez à une formule supérieure. Voir Quotas et limites. |
| « Le contenu du document Peppol est invalide. » | Le XML n'a pas pu être lu ; ouvrez l'Aperçu PDF et saisissez l'achat à la main, puis signalez le document au support. |
| « L'import du document Peppol a échoué. » | Réessayez avec Rafraîchir puis Importer ; si l'erreur persiste, contactez le support. |
| « Importation déjà en cours pour ce document. » | Un import est en file d'attente ; attendez la fin de la tâche. |