Envoyer une facture via Peppol
Les prérequis, l'action Envoyer via Peppol depuis la liste ou la fiche du document, ce qui part sur le réseau, le suivi dans l'onglet Envoyés et les refus.
Une facture de vente ou une note de crédit se transmet sur le réseau en un clic, depuis sa ligne dans la liste des Factures ou depuis sa fiche. Novadesko génère le fichier XML, le remet au point d'accès B2Brouter et suit sa livraison. L'envoi est irréversible : vérifiez le document avant de confirmer.
Ce que vous allez faire
- contrôler les trois prérequis ;
- envoyer le document et confirmer ;
- suivre la livraison dans la Boîte Peppol, onglet Envoyés ;
- réagir à un refus ou à un client non joignable.
Avant d'envoyer
| Prérequis | Comment le vérifier |
|---|---|
| Votre identifiant Peppol est actif | Paramètres > Peppol affiche Enregistré sur Peppol. Voir Activer Peppol. |
| Un compte bancaire par défaut existe | Sinon le bandeau Compte bancaire manquant s'affiche et l'envoi est refusé. Voir Comptes bancaires. |
| Le client a un identifiant Peppol | Sa fiche affiche Identifiant Peppol trouvé. Sinon cliquez sur Vérifier sur Peppol : l'annuaire est interrogé à partir du numéro de TVA. Voir Fiche client. |
Seules les factures de vente et les notes de crédit transitent par Peppol. Dans les autres cas, l'action reste grisée avec la raison en infobulle : Client sans identifiant Peppol, Aucun client associé, Les achats ne s'envoient pas via Peppol, Ce type de document ne transite pas par Peppol (devis, bon de commande, proforma), Document annulé, Document dans la corbeille ou Envoyé via Peppol (déjà transmis).
Envoyer le document
- Dans la liste des Factures, cliquez sur l'icône Peppol à droite de la ligne, ou ouvrez le menu Options puis Envoyer via Peppol. Depuis la fiche du document, la carte Peppol affiche le badge Prêt à envoyer et le bouton Envoyer via Peppol.
- La fenêtre Confirmer l'envoi via Peppol montre l'aperçu du document : « Vérifiez le document avant l'envoi à [client]. Le document sera envoyé via le réseau Peppol. Cette action est irréversible. »
- Cliquez sur Envoyer. Le message « Document envoyé via Peppol avec succès » s'affiche.
- Repérez la facture dans la liste des ventes.
- Cliquez sur les trois points en fin de ligne.
- Le menu Options s'ouvre.
- Choisissez Envoyer via Peppol.
- Un message confirme la transmission.
- La pastille Envoyé via Peppol apparaît sur la facture.
Sur web.novadesko.com, l'assistant de création ajoute l'étape Envoi Peppol avec le bouton Envoyer sur Peppol maintenant ; Envoyer tout via Peppol transmet d'un coup les factures éligibles en attente, et les factures récurrentes ont l'option Envoi automatique via Peppol.
Une facture datée dans le futur ne circule pas sur Peppol : sur le web, l'envoi est programmé à la date de la facture (badge Programmé le …), annulable par Annuler l'envoi programmé.
Ce qui est transmis
Un fichier XML UBL au format Peppol BIS Billing 3.0 : vos coordonnées et l'identifiant du bloc Identifiant sur vos documents (Paramètres > Peppol), l'IBAN et le BIC du compte bancaire par défaut, les lignes avec leur taux de TVA, la mention d'exemption de TVA comme motif d'exemption et, pour une note de crédit, la référence à la facture corrigée. Le même fichier se télécharge avec Exporter XML.
Après l'envoi
- Le document passe au statut Envoyé et la carte Peppol affiche Envoyé via Peppol. Il ne se modifie ni ne se supprime plus ; seuls les paiements et les notes internes restent éditables. Pour corriger, émettez une note de crédit.
- La ligne apparaît dans la Boîte Peppol, onglet Envoyés ; le tiroir Détails du document affiche Envoyé le et l'Historique des événements. Voir Statuts Peppol.
- Quand le destinataire signale le paiement sur le réseau, un paiement « Paiement automatique Peppol - [numéro] » est enregistré sur la facture.
En cas d'échec
| Message | Que faire |
|---|---|
| « Ce client n'est pas ou plus enregistré sur le réseau Peppol : l'envoi électronique est impossible. Sa fiche client vient d'être mise à jour. » | Le client a quitté le réseau : utilisez Envoyer par e-mail. |
| « Ce client est enregistré sur Peppol mais ne peut pas recevoir ce type de document. » | Son point d'accès refuse ce type, par exemple les notes de crédit : envoyez par e-mail. |
| Destinataire non joignable sur le réseau Peppol | Relancez Vérifier sur Peppol sur la fiche, puis réessayez. |
| « Ce document a déjà été envoyé via Peppol. » | Rien à faire : le statut a été resynchronisé. |
| « Quota Peppol atteint pour votre plan. » | Passez à une formule supérieure. Voir Quotas et limites. |
| Badge Erreur Peppol | Ouvrez le tiroir dans l'onglet Envoyés (web : Voir l'erreur), corrigez la cause, souvent une donnée client incomplète, puis renvoyez. |