VIES et doublons fournisseurs
La vérification du numéro de TVA, le blocage des fiches en double et la fusion des achats en double entre fournisseurs jumeaux.
Les fournisseurs arrivent de trois côtés : votre saisie, les factures lues par Novadesko Intelligence et les factures reçues par Peppol. Chaque voie peut créer une fiche en double si le numéro de TVA est écrit différemment. Cette page décrit le contrôle VIES, le blocage à la saisie et le traitement des doublons déjà présents.
La vérification VIES
Dans Créer un fournisseur, la saisie du Numéro de TVA lance l'analyse VIES 0,8 seconde après la frappe, ou immédiatement avec Vérifier. La ligne d'état en haut du formulaire affiche Analyse VIES en cours..., puis Numéro de TVA valide · Nom ou Numéro de TVA introuvable sur VIES. Quand le numéro est valide, les champs vides sont complétés : Nom de l'entreprise, Adresse complète, Code postal, Ville et Pays. Rien n'est écrasé.
Sur web.novadesko.com, la recherche combine VIES et CompanySearch ; la fenêtre Informations entreprise récupérées propose Appliquer ou Ignorer. Un format incorrect est signalé par « Format TVA invalide (ex: BE0123456789) ». Si VIES ne répond pas, l'enregistrement reste possible.
Les doublons à la saisie
- Saisissez un numéro de TVA qui appartient déjà à un fournisseur.
- Le message nomme la fiche existante et son code fournisseur.
- Enregistrer est désactivé : impossible de créer le doublon.
- Ouvrir la fiche mène au fournisseur existant.
Le formulaire compare le numéro de TVA, l'e-mail et le nom avec les fiches existantes, après normalisation (espaces, points et tirets retirés du numéro ; accents, ponctuation et forme juridique retirés du nom).
| Cas | Message | Effet |
|---|---|---|
| Même numéro de TVA chez un fournisseur | « Un fournisseur avec ce numéro de TVA existe déjà : AXA Belgium, S.A. (code AXA01227) » | Enregistrer désactivé. Ouvrir la fiche mène au fournisseur existant. |
| Même e-mail ou nom similaire | « Un fournisseur avec cette adresse e-mail existe déjà : ... » ou « ... portant un nom similaire existe déjà : ... » | Créer quand même pour confirmer. |
| Numéro de TVA déjà enregistré comme client | « Ce numéro de TVA existe déjà comme client : ... » | Créer quand même : une entreprise peut être à la fois client et fournisseur. |
Dans la fenêtre de création ouverte depuis un achat ou depuis Novadesko Intelligence, le bouton Utiliser ce fournisseur reprend la fiche existante dans le document.
Fournisseurs jumeaux venus de l'OCR ou de Peppol
Un même fournisseur peut exister deux fois quand son numéro de TVA a été lu « TVABE0400673544 » sur un ticket, « BE 0400.673.544 » sur une facture et « BE0400673544 » dans Peppol. Depuis le 5 octobre 2026, la plateforme normalise le numéro et recherche le fournisseur par ses chiffres avant d'en créer un nouveau, à la saisie comme à l'import. Les fiches jumelles créées avant cette date restent toutefois en place.
Le bouton « Doublon possible ? »
Dans la liste des Achats sur web.novadesko.com, un badge clignotant Doublon possible ? apparaît sur un document quand un ticket de caisse et une facture semblent correspondre : même fournisseur, fiches jumelles comprises, et même montant. C'est le cas classique d'un ticket photographié puis de la facture reçue par e-mail ou Peppol pour le même achat.
- Cliquez sur Doublon possible ? : la fenêtre affiche les deux documents côte à côte.
- Comparez le fournisseur, la date, le montant et les fichiers joints.
- Confirmez la fusion. Le document conservé récupère les fichiers, les paiements et les liens bancaires de l'autre, qui part à la corbeille avec la mention de son doublon.
Si l'un des deux documents figure déjà dans une déclaration TVA, c'est lui qui est conservé ; si les deux y figurent, le plus ancien est gardé et ses champs déclarés ne sont pas modifiés.
La fusion de deux fiches fournisseurs elles-mêmes (recâbler tous les achats d'une fiche jumelle vers l'autre, puis supprimer la jumelle) n'a pas de bouton dans l'interface. Si vous constatez deux fiches pour la même entreprise, ouvrez un ticket depuis Tickets en indiquant les deux codes fournisseur : l'équipe Novadesko effectue la fusion sans perte de documents.
Après une fusion de documents, vérifiez la fiche conservée dans Fournisseurs : si l'IBAN ou l'e-mail manquent, complétez-les. Les prochains achats de ce fournisseur n'en créeront plus de jumeau.